Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng - Công Cụ Bán hàng Tất Yếu 4.0
- Lượt xem: 63

Quản lý là bước quan trọng và cần thiết trong mọi hoạt động kinh doanh. Trong thời đại công nghệ mới, quản lý lại càng quan trọng hơn khi là một phần tất yếu của sự sống còn doanh nghiệp. Khi mà công nghệ có thể hỗ trợ con người rất nhiều trong mọi công việc thì phần mềm quản lý bán hàng là công cụ mà không ai có thể bỏ qua.

Xem thêm:

5 cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất

Thanh toán chuyên nghiệp bằng mã SKU cho các shop thời trang

Quản lý bán hàng đa kênh toàn diện hơn nhờ quản lý dữ liệu khách hàng

Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

 

Thuật ngữ phần mềm quản lý bán hàng chắc hẳn bạn đã từng nghe tới và cũng không quá khó khăn để hình dung, theo như đúng tên gọi thì đây là một phần mềm được thiết kế dành riêng cho mục đích quản lý công việc bán hàng. Tuy nhiên, quản lý công việc bán hàng ở đây là quản lý những gì và quản lý như thế nào, liệu rằng một phần mềm có khả năng thay thế được nhân lực hay không?

thế nào là phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng đơn giản chỉ là một hệ thống các công cụ được lập trình sẵn với các chức năng khác nhau như: quản lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên, quản lý dòng hàng nhập xuất kho,… Phần mềm được thiết kế đơn giản và dễ dàng trong việc sử dụng tại nhiều mô hình doanh nghiệp kinh doanh khác nhau nhằm hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả.

Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?

Có không ít người thắc mắc, tại sao một cửa hàng đang vận hành rất bình thường lại đột nhiên phải thay đổi phương thức quản lý. Sử dụng phần mềm có lợi ích gì lớn hơn so với một nhân sự quản lý, thậm chí là còn chưa thể chắc chắn được nó có thực sự hiệu quả hay không?

Có thể cửa hàng của bạn đang vận hành rất trơn tru, lượng đơn hàng ổn định mỗi ngày, hàng hóa nhập kho đều đặn và đều được ghi chép khoa học cẩn thận. Tuy nhiên, dưới cương vị của một quản lý cửa hàng bạn đã bao giờ rơi vào tình trạng quá tải công việc. Mỗi ngày phải ghi chép thủ công các đơn hàng xuất kho, các lô hàng nhập mới, tính toán số lượng nhập từng mặt hàng sao cho hợp lý nhất. Chưa kể việc bạn còn phải quản lý, kiểm soát năng suất làm việc các nhân viên. Với khối lượng công việc khổng lồ đó, sai sót vẫn có thể xảy ra nếu như bạn bất cẩn.

tại sao cần phải sử dụng phần mềm bán hàng

Mặc dù lượng đơn hàng đều đặn mỗi ngày, bạn vẫn có một nguồn doanh thu ổn định tuy nhiên lợi nhuận thu về lại không mấy đáng kể do phải bỏ ra khá nhiều khoản chi phí khác. Đặc biệt, nếu bạn có một vài chi nhánh cửa hàng thì chắc chắn chi phí sẽ càng đội lên nhiều hơn mà bạn không thể kiểm soát được. Quảng cáo tốt, đơn đi liên tục nhưng cũng xảy ra tình trạng hoàn hàng khá nhiều, dòng tiền vào ra mỗi ngày khiến bạn mất kiểm soát hoàn toàn, tưởng chừng lãi to nhưng tổng kết cuối tháng lại âm. Ý định mở rộng quy mô cũng vì thế mà dần tiêu tan vì bạn sợ lỗ nhiều hơn.

Không chỉ một mình bạn mắc phải trường hợp đó mà thực tế cho thấy có gần 80% các doanh nghiệp nhỏ, các cửa hàng kinh doanh cũng đang gặp phải. Nguyên nhân là bởi vì suy nghĩ kinh doanh theo hướng truyền thống vẫn chưa hoàn toàn được gỡ bỏ, có người sợ thay đổi phức tạp, có người chưa biết đến giải pháp, có người lại sợ tốn thêm chi phí,… Vậy tại sao lại có những nhà quản lý sở hữu hàng chục chi nhánh cửa hàng mà trông họ rất rảnh rỗi chân tay, thảnh thơi và vẫn có thể đi du lịch khắp mọi nơi, họ đã quản lý cửa hàng của mình như thế nào.

Tiện ích phần mềm quản lý bán hàng mang lại

Nếu bạn vẫn chưa hình dung được một công cụ phần mềm có những tính năng gì mà hỗ trợ nhà quản lý nhiều đến thế, thì ngay sau đây sẽ là những tổng hợp về tiện ích mà một phần mềm quản lý bán hàng có thể mang lại cho doanh nghiệp:

Rút gọn thời gian chờ thanh toán cho khách hàng

Khi mua sắm, tâm lý của tất cả khách hàng là không muốn chờ đợi, thế nhưng nhiều trường hợp nhân viên quầy thu ngân lại quá tải công việc: kiểm hàng, tính tiền, cộng tiền, in hóa đơn,… thậm chí nếu khách hàng muốn tìm một món hàng hóa nào đó trong kho lại mất thêm rất nhiều thời gian. Điều này khiến khách hàng cảm thấy vô cùng không thoải mái, thời gian giao dịch kéo dài ảnh hưởng lớn đến kết quả công việc thậm chí là chi phí cũng vì đó mà tăng lên.

Bpos giúp rút ngắn khâu thanh toán cho khách hàng và thu ngân

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, nhân viên thu ngân có thể nhanh chóng tạo lập hóa đơn cho khách hàng chỉ với mỗi 30s bao gồm việc chọn hàng, lấy thông tin và in hóa đơn theo form tùy chỉnh theo yêu cầu. Từ đó cả khách hàng và cửa hàng đều tiết kiệm được một khoản thời gian chờ đáng kể, điều này cực kỳ hữu dụng trong trường hợp cửa hàng đông khách.

Quản lý dữ liệu ngay cả khi không có kết nối internet

Có một vấn đề đáng nói ở đây là cuộc sống hiện đại của chúng ta phụ thuộc khá nhiều vào internet. Nếu như bất chợt bị mất đi kết nối mạng, chắc chắn sẽ có nhiều người phải quay cuồng vì công việc tồn đọng không thể giải quyết. Tuy nhiên, các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay được thiết kế vô cùng tinh tế, nhằm giải quyết vấn đề quản lý bán hàng ngay cả khi không có kết nối, tự động đồng bộ khi có kết nối trở lại.

quản lý dữ liệu ngay cả khi không có kết nối internet

Bạn sẽ không cần quá lo lắng vì không cập nhật được kho hàng, không thể thanh toán cho khách hàng vì các dữ liệu sẽ được lưu trữ ngoại tuyến trong trường hợp mất kết nối internet.

Quản lý từng mặt hàng trong kho

Các cửa hàng hiện nay hầu hết đều kinh doanh đa dạng các mặt hàng. Đối với những cửa hàng chỉ tập trung vào một dòng sản phẩm nhất định cũng sẽ có nhiều mẫu hàng hóa khác nhau. Đặc biệt với các cửa hàng bán lẻ hoặc cửa hàng thời trang thì số lượng mẫu hàng hóa là vô kể. Để kiểm soát các loại hàng hóa này một cách chi tiết từ số lượng, màu sắc, size, chất liệu, thời gian nhập kho, vị trí lưu trữ,…thì không thể sử dụng các công cụ thủ công mà phải cần đến phần mềm chuyên dụng.

quản lý từng mặt hàng trong kho

Việc sử dụng phần mềm vừa giúp chủ cửa hàng quản lý chặt chẽ được từng mặt hàng, nắm rõ được mặt hàng này còn hàng bao nhiêu, cần nhập bao nhiêu, bán ra được bao nhiêu trong tháng,… thậm chí là bạn biết được chính xác mặt hàng đấy đang được lưu trữ tại vị trí nào trong kho. Như vậy bạn chắc chắn kiểm soát được hàng hóa của cửa hàng chính xác nhất.

Thống kê xuất nhập hàng

Kiểm soát và quản lý tồn kho luôn là vấn đề đau đầu nhức óc đối với nhiều nhà quản lý. Cửa hàng có thể mỗi ngày đều có hoạt động nhập hàng vào kho. Hàng mới, hàng cũ dồn nhau khiến việc quản lý trở nên khó khăn hơn. Đấy là chưa kể một số mặt hàng tồn trong kho mà nhà quản lý không nắm được, khách hỏi thì báo hết, đến lúc kiểm kho lại tồn hàng,…

Thống kê xuất nhập hàng tốt với Bpos

Phần mềm sẽ hỗ trợ chủ cửa hàng phân loại được tất cả các hàng hóa nhập theo ngày nhập, nhà cung cấp, nhân viên kho chịu trách nhiệm,… Các thống kê được lưu trữ và xuất bản thường kỳ để nhà quản lý dễ dàng và tiện lợi nhất trong việc theo dõi, đánh giá.

Nhắc nhở nhập hàng

Đối với các mặt hàng bán chạy, phần mềm có thể tự động nhắc bạn khi số lượng trong kho sắp hết. Bạn không cần mất thời gian kiểm kho mà vẫn biết được mình cần nhập mặt hàng nào. Đây chắc chắn là một nhân viên trợ lý xuất sắc.

Báo cáo kết quả kinh doanh

Muốn kinh doanh có hiệu quả, bạn cần phải có sự đánh giá kiểm soát thường kỳ. Những đánh giá này sẽ dựa vào các báo cáo kết quả kinh doanh thường kỳ của cửa hàng. Thông thường những số liệu báo cáo được thống kê và xử lý bằng excel. Tuy nhiên, bạn cũng cần có kỹ năng sử dụng các hàm tính toán của excel nếu muốn sử dụng. Với hệ thống báo cáo của các phần mềm quản lý thì chỉ với một vài click chuột bạn đã sở hữu ngay những báo cáo cần thiết trong tay.

phần mềm quản lý bán hàng Bpos với khả năng báo cáo hiệu quả

Bên cạnh các báo cáo số liệu là hệ thống biểu đồ trực quan giúp bạn so sánh được hiệu quả bán hàng giữa các kỳ kinh doanh, giữa các cửa hàng chi nhánh với nhau. Các số liệu được cập nhật ngay lập tức khi có phát sinh kèm theo lịch sử chi tiết, do đó bạn không cần quá lo lắng nếu bị quên hay bỏ sót động thái nào đó.

Ai là đối tượng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?

Với những tiện ích như đã nêu, chắc hẳn nhiều người đang có suy nghĩ đây là một phần mềm phức tạp và khó sử dụng. Tuy nhiên, hoàn toàn ngược lại, đây là một phần mềm khá đơn giản và ai cũng có thể sử dụng.

Phù hợp với đa dạng các mô hình kinh doanh đa lĩnh vực

Phần mềm đã được nghiên cứu và thử nghiệm trước khi cho ra mắt nên hầu hết chúng đều có thể phù hợp và đáp ứng được nhu cầu của đa dạng ngành nghề như kinh doanh mỹ phẩm làm đẹp, kinh doanh thời trang, đồ công nghệ, nội thất, quà tặng,… Để bắt đầu làm quen với việc sử dụng, bạn chỉ cần mất 5 – 10 phút để có thể tự tìm hiểu cách dùng theo các hướng dẫn ban đầu hoặc có thể tim kiếm các video hướng dẫn trên internet.

phần mềm quản lý bán hàng tối ưu cho từng ngành hàng

Những chủ cửa hàng truyền thống, không công nghệ, không chuyên môn

Những chủ cửa hàng truyền thống mà bài viết muốn đề cập ở đây là người đã kinh doanh từ lâu, không phải là những có tiếp xúc nhiều với công nghệ hiện đại và cũng không cần có kinh nghiệm chuyên môn về kế toán hay tài chính. Những đối tượng này chủ yếu là người kinh doanh lâu năm và họ quản lý cửa hàng theo bản năng với quy mô cửa hàng nhỏ.

Đối với đối tượng này, việc quản lý một cửa hàng quy mô lớn gặp khá nhiều khó khăn. Vì thế, các phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế với giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng. Do đó, người sử dụng không giới hạn về kiến thức hay tuổi tác. Không quá cầu kỳ về các phương thức nhập liệu và tính toán nên những chủ cửa hàng đã có tuổi cũng có thể sử dụng dễ dàng.

tương thích cả với những cửa hàng không chuyên môn

Thay vì việc ghi nhớ các mặt hàng kèm giá cả chi tiết, sử dụng phần mềm sẽ hỗ trợ những người chủ cửa hàng này tiết kiệm thời gian và có cơ hội mở rộng quy mô kinh doanh.

Những người bận rộn

Những nhà quản lý thường phải đảm nhiệm rất nhiều công việc cùng lúc. Việc quá bận rộn như thế khiến bạn luôn cảm thấy áp lực với công việc. Nếu như bạn phải quản lý 5 – 7 cửa hàng, làm thế nào khi bạn không thể có 3 đầu 6 tay.

Hơn nữa, trong xã hội hiện đại như ngày nay, nhiều nhân viên văn phòng có sở thích kinh doanh buôn bán vẫn sở hữu những cửa hàng kinh doanh online tại nhà. Bài toán đặt ra là với việc 8 tiếng làm việc nơi công sở thì thời gian ở đâu để bạn quản lý bán hàng.

dành cho những người bận rộn không có nhiều thời gian quản lý

Đó chính là lý do phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế trên nền tảng Cloud giúp bạn kiểm soát hoạt động kinh doanh ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng. Bạn được phép điều khiển từ xa các hoạt động bán hàng và tài chính của cửa hàng cũng như theo dõi tình trạng hàng hóa.

Một số phần mềm quản lý bán hàng đơn giản, dễ dùng

Nếu bạn vẫn còn cảm thấy quá mông lung khi không biết nên sử dụng phần mềm nào hỗ trợ quản lý bán hàng dễ sử dụng nhất thì sau đây là một số gợi ý hay ho.

Phần mềm quản lý bán hàng BPOS

Bpos là phần mềm quản lý bán hàng được đánh giá là đơn giản và dễ dùng nhất hiện nay. Chi phí cho việc sử dụng phần mềm rơi vào khoảng 6000 đồng mỗi ngày, tuy nhiên những gói tiện ích mà Bpos mang lại vô cùng hữu dụng và bất ngờ.

Phần mềm quản lý bán hàng Bpos

Giao diện của Bpos rất đơn giản và dễ hiểu, có thể dụng phù hợp với nhiều ngành hàng khác nhau. Đặc biệt không chỉ hỗ trợ quản lý bán hàng tại cửa hàng, phần mềm còn tích hợp đồng bộ việc quản lý bán hàng trên các kênh bán hàng online như website, mạng xã hội và các sàn thương mại điện tử,… Điều này vô cùng cần thiết trong thời điểm hiện tại vì bán hàng đa kênh đa là xu thế tất yếu của phát triển.

Giải quyết 80% các vấn đề của doanh nghiệp như quản lý hàng hóa, quản lý tồn kho, nhân sự, nhà cung cấp, lập báo cáo kinh doanh chi tiết và trực quan hay kết nối với các bên vận chuyển tự động,…Với những người mới bắt đầu, chỉ cần thực hiện các thao tác theo hướng dẫn trực tiếp của hệ thống là bạn đã có thể tự mình thành thạo cách sử dụng phần mềm. Với hệ thống báo cáo tình hình kinh doanh, doanh thu bán hàng tại các kênh bán hàng khác nhau, Bpos đã và đang hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý bán hàng đa kênh cực kỳ hữu hiệu.Đăng ký dùng thử Bpos miễn phí tại đây

SUNO

Là một trong những phần mềm quản lý bán hàng lâu đời và đơn giản nhất hiện hành, Suno có đầy đủ các tính năng như kiểm hàng, quản lý xuất nhập kho, quản lý nhà cung cấp, nhân viên,… cùng các báo cáo khách quan khác về tình hình kinh doanh giúp chủ cửa hàng quản lý bán hàng hiệu quả nhất.

phần mềm quản lý bán hàng của suno

Phần mềm có kết hợp với các đơn vị vận chuyển nhằm hỗ trợ khách hàng toàn diện hơn. Tuy nhiên, một vài tính năng do mới được triển khai nên còn hạn chế về đối tác vận chuyển. Một hạn chế khác của phần mềm là còn khá hạn chế trong việc thanh toán, tuy nhiên với những cửa hàng quy mô vừa và nhỏ thì đây là một phần mềm có giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng.

KiotViet

Xuất hiện từ lâu trên thị trường và là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay. KiotViet có thể hỗ trợ đa ngành nghề kinh doanh với tính năng quản lý hàng hóa, vận kho, nhân viên, thu chi cực kỳ chi tiết.

phần mềm của kiotviet

KiotViet phù hợp cho các cửa hàng kinh doanh offline vì hệ thống quản trị chưa có hỗ trợ bán hàng online và bán hàng đa kênh, các báo cáo của KiotViet cũng chưa chuyên sâu và trực quan. Đối với các cửa hàng nhỏ, kinh doanh với một kênh bán hàng thì đây là sự lựa chọn hoàn hảo. Tuy nhiên, với những cửa hàng muốn mở rộng kinh doanh lớn hơn đặc biệt là kinh doanh online như sử dụng website hay mạng xã hội.

Những sai lầm cần tránh khi chọn mua phần mềm quản lý bán hàng

Những phần mềm quản lý bán hàng trên thị trường hiện tại rất đa dạng với nhiều nhà cung cấp khác nhau, tuy nhiên để chọn được một phần mềm phù hợp là không hề đơn giản.

Chọn mua phần cứng trước khi mua phần mềm

Thực tế là các phần mềm quản lý bán hàng có thể không tương thích với những phần cứng như máy in hóa đơn, thẻ đầu đọc, máy quét mã vạch hay két đựng tiền của bạn. Nếu bạn không muốn bỏ phí những phần cứng không sử dụng được thì tốt nhất nên chọn một phần mềm phù hợp với yêu cầu trước, sau đó hãy mua phần cứng có thể tương thích với nó (khuyên dùng nên mua từ cùng một nhà cung cấp) để việc vận hành được trơn tru hơn.

Bạn không biết mình cần gì ở phần mềm quản lý?

Phần mềm quản lý bán hàng có rất nhiều tính năng khác nhau, tuy nhiên không phải cửa hàng nào cũng sử dụng hết các tính năng đó. Bởi lẽ, tùy ngành hàng và quy mô cửa hàng mà bạn cần thiết đến một số tính năng nhất định. Do đó, hãy xác định trước nhu cầu của mình, bạn muốn quản lý kho, bạn muốn quản lý dữ liệu hay lập báo cáo kinh doanh,…Sau đó hãy chọn cho mình một phần mềm phù hợp nhất.

Không tìm hiểu hết các tính năng

Có nhiều người sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nhưng chưa nắm bắt hết được tính năng của phần mềm. Vì thế, nhiều công việc đáng ra có thể sử dụng công nghệ những bạn vẫn miệt mài với những thao tác thủ công. Vậy nên, để tránh những trường hợp không đáng có như thế bạn nên tìm hiểu thật kỹ về các tính năng của phần mềm trước khi sử dụng để tận dụng tối đa công dụng của phần mềm.

Kết luận

Các doanh nghiệp Việt Nam không được đánh giá cao trong khâu quản lý do có nhiều bất cập chưa thể giải quyết. Chính vì vậy, hoạt động kinh doanh còn chưa mấy khởi sắc mặc dù đơn hàng vẫn đi đều đặn. Chắc chắn bạn đã hiểu rõ được tầm quan trọng của những phần mềm quản lý bán hàng trong việc quản lý và kinh doanh hiện nay. Hãy sáng suốt để lựa chọn cho mình một phần mềm phù hợp nhất nhé.


Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *