Ứng dụng của phần mềm trong quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng là nhiệm vụ của các nhà quản lý, tuy nhiên với quỹ thời gian có hạn, các nhà quản lý đôi khi cũng phải quay cuồng với những con số, kế hoạch, chiến lược,… Đó cũng là lý do mà ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng được ra đời.

Quản lý cửa hàng truyền thống

Cửa hàng truyền thống chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu các nhà bán lẻ trên thị trường Việt Nam. Đây hầu hết là những cửa hàng xuất hiện đã từ rất lâu, chủ yếu là quy mô hộ gia đình và tất nhiên hình thức quản lý chủ yếu vẫn là sổ sách, đôi khi là tự ghi nhớ. Lời lỗ cuối tháng được tính toán khá qua loa vì có nhiều phát sinh không thể ghi chép được.

Quản lý cửa hàng bán lẻ online

So với bán lẻ truyền thống thì bán lẻ online là một hình thức khá mới mẻ. Những cửa hàng bán lẻ online hầu hết được quản lý bởi những người trẻ có tiếp cận sâu với công nghệ thông tin. Và với những cửa hàng online như thế thì việc sử dụng phần mềm trong quản lý bán hàng dường như là điều tất yếu. Lý do là bởi vì khách hàng sẽ phải thông qua nhiều thao tác bằng thiết bị kết nối internet để có thể đặt hàng, và cửa hàng cũng phải thông qua đó mới có thể phục vụ được.

Quản lý cửa hàng bán lẻ offline

Cửa hàng bán lẻ offline là hình thức nổi lên mạnh mẽ trong những năm gần đây khi nền kinh tế thị trường phát triển vượt trội. Với đa dạng các ngành nghề kinh doanh từ nhà hàng quán ăn đến mỹ phẩm thời trang, các cửa hàng kinh doanh cũng mọc lên như nấm sau mưa. Đây là đối tượng mà các phần mềm quản lý bán hàng hướng đến với nhiều lý do. Thứ nhất đó là chuyên môn và kinh nghiệm nhà quản lý còn hạn hẹp, thứ hai là hàng hóa luôn ở trong tình trạng đầy ắp, hàng đi hàng về liên tục.

Thứ nữa, những cửa hàng offline có quy mô lớn thường xây dựng trên hình thức chuỗi cửa hàng, và đây chính là mối lo ngại lớn nhất cho những nhà quản lý cấp cao trong việc kiểm soát và xử lý các tình huống phát sinh nếu không có phần mềm chuyên dụng.

Quản lý siêu thị

Nếu bạn đã từng đặt chân đến các siêu thị như Vinmart hay BigC, chắc chắn bạn biết được sự đồ sộ của số lượng hàng hóa và nhân viên tại các siêu thị. Có bao giờ bạn thắc mắc rằng làm sao để họ có thể thống kê số lượng các mặt hàng của mình và biết được hàng tồn còn bao nhiêu hay không. Hơn thế nữa, lượng khách hàng thanh toán tại các siêu thị là con số không thể đếm xuể, một vài quầy thu ngân như thế làm thế nào để họ đáp ứng được. Phần mểm quản lý bán hàng cho siêu thị chính là câu trả lời cho bạn.

Phù hợp với mọi đối tượng sử dụng

Liệu phần mềm quản lý bán hàng có khó sử dụng hay không? Chỉ nhà quản lý mới có thể sử dụng hay tất cả mọi nhân viên đều có thể tiếp cận được?

Nhà quản lý

Nhà quản lý sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho mục đích kiểm soát và đánh giá hoạt động kinh doanh thường kỳ của cửa hàng thông qua các báo cáo doanh thu, chi phí, lời lỗ trực quan. Hoạt động này có thể thực hiện một cách thủ công khi người quản lý trực tiếp tính toán sổ sách kinh doanh, tuy nhiên việc đó mất khá nhiều thời gian và không hẳn sẽ hiệu quả bằng công cụ công nghệ.

Nhân viên bán hàng

Không ai khác những nhân viên bán hàng là người trực tiếp tiếp xúc với phần mềm quản lý bán hàng hằng ngày. Bởi vì phần mềm được tích hợp với các thiết bị hỗ trợ bán hàng và thanh toán như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền,…

Nhân viên kho hàng

Kiểm kê hàng hóa thực sự là một nỗi ám ảnh với nhiều nhân viên kho vận. Với số lượng hàng nhập quá lớn cộng thêm phân chia theo hàng chục đặc tính khác nhau, tất nhiên họ sẽ cần đến các phần mềm quản lý. Và dường như những phần mềm này sinh ra là để dành cho nhân viên kho vậy.

Tương thích trên mọi thiết bị và nền tảng

Trước khi sử dụng phần mềm chắc chắn bạn cũng có suy nghĩ rằng phần mềm này liệu có sử dụng được với thiết bị máy tính của cửa hàng bạn, hay có phần mềm quản lý bán hàng trên Iphone hay không,…

Quản lý bán hàng trên máy tính

Các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều được cài đặt trên thiết bị máy tính bởi vì đây là thiết bị thông dụng và dễ dàng sử dụng nhất tại mọi cửa hàng. Các thiết bị máy tính giúp nhân viên của bạn theo dõi tổng quát hơn về các thông số hàng hóa.

Quản lý bán hàng trên điện thoại, máy tính bảng

Sau khi cài đặt trên thiết bị máy tính, bạn cũng có thể đồng bộ dữ liệu của phần mềm thông qua các app trên điện thoại di động và máy tính bảng. Điều này giúp bạn kiểm soát được những phát sinh của hoạt động kinh doanh ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng. Tất nhiên bạn cũng có thể thực hiện các thao tác tương tự như với thiết bị máy tính nhưng bạn cũng biết đấy, không phải lúc nào thiết bị điện thoại và máy tính bảng cũng tiện lợi như máy tính đúng không?

Phần mềm quản lý bán hàng siêu tiết kiệm

Lý do hàng ngàn cửa hàng đã và đang tiếp tục sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đó là chúng có khả năng giải quyết được hầu hết các công việc quản lý cửa hàng mà lại có mức chi phí tiết kiệm đến không ngờ.

Tiết kiệm chi phí, ngân sách

So với việc bỏ ra một khoản chi phí lớn cho việc tuyển dụng nhân sự quản lý, nhân sự kho vận cộng thêm nhiều loại phát sinh cho việc đào tạo và hướng dẫn họ thành thạo trong công việc thì các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay chỉ có mức giá bằng hai cốc trà đá mỗi ngày mà thôi.

Tiết kiệm thời gian

Bạn biết đấy, thời gian là vàng là bạc. Càng ngày, con người ta lại càng cảm thấy quỹ thời gian hạn hẹp lại và nếu bạn là nhà quản lý thì dường như phải “bù đầu” vào công việc. Và nếu có một giải pháp giúp bạn có thêm thời gian cho gia đình và bản thân, tại sao lại không sử dụng?

Tiết kiệm công sức

Công nghệ là một trong những sự phát triển vĩ đại của nhân loại, công nghệ hiện nay đã có thể thay thế con người trong không ít những công việc khác nhau với tính chính xác cao hơn rất nhiều so với con người. Thế nên, việc ứng dụng công nghệ vào cuộc sống nhất định sẽ là một sự lựa chọn thông minh.

Quản lý hàng hóa

Thay thế con người trong công việc sắp xếp các loại hàng hóa theo các tiêu chuẩn sẵn được đặt ra. Phân loại hàng theo thời gian nhập kho và nhà cung cấp. Nhanh chóng xác định vị trí hay lượng hàng tồn trong kho là những gì mà một phần mềm có thể làm được. Thật bất ngờ đúng không nào.

Quản lý nhân sự

Đối với những cửa hàng có nhiều nhân viên bán hàng, sẽ rất khó để theo dõi được hiệu quả hoạt động của từng người để thưởng phạt sao cho công bằng nhất. Lúc này, thống kê doanh thu bán hàng của từng nhân viên trên hệ thống phần mềm chính là dữ liệu khách quan nhất.

Quản lý thời gian, doanh thu, chi phí

Ngoài khả năng tiết kiệm thời gian lên đơn hàng và thanh toán cho khách hàng, các phần mềm quản lý bán hàng có lưu lại lịch sử phát sinh bán hàng theo thời gian vô cùng chi tiết. Nếu có bất kỳ sự cố hay sai sót nào xảy ra thì bạn cũng có thể dựa vào hệ thống lịch sử này để nhanh chóng tìm ra nguyên nhân.

Cũng dựa vào đó mà bạn có thể tính toán được doanh thu chi phí tại mọi thời điểm mà bạn cần, so sánh doanh thu giữa các thời kỳ để có cơ sở đề ra các chiến lược và kế hoạch kinh doanh cho các giai đoạn sau.

Thu thập dữ liệu khách hàng

Dữ liệu khách hàng là mấu chốt cho nhiều chiến dịch remarketing của doanh nghiệp vì thế đây được đánh giá là một trong những nhân tố sống còn. Bạn sẽ chẳng làm được gì nếu không có khách hàng đặc biệt là khách hàng thân thiết. Tuy chỉ chiếm 20% lượng khách hàng mà bạn tiếp cận tuy nhiên nguồn lợi nhuận họ có thể mang lại cho bạn lên đến 80%. Vì thế, để chăm sóc những “người bạn đồng hành” của mình hãy luôn cập nhật thông tin và dữ liệu khách hàng.

Hỗ trợ bán hàng đa kênh toàn diện

Bán hàng đa kênh là cách mà mọi cửa hàng bán lẻ đều đang áp dụng hiện nay để chống chọi với sức nóng cạnh tranh thì trường. Tuy nhiên bán hàng đa kênh không đơn giản là tung ra sản phẩm trên nhiều phương tiện bán hàng. Nếu có nhiều kênh bán hàng mà bạn không biết cách quản lý thì khả năng thành công cũng chỉ dừng lại ở một mức độ nhất định. Điều quan trọng nhất của một hệ thống bán hàng đa kênh đó là sự liên kết và đồng bộ dữ liệu, và tất nhiên bạn không thể làm điều này thủ công mà không có sự trợ giúp của hệ thống phần mềm quản lý bán hàng.

Phù hợp với mọi ngành hàng

Bạn kinh doanh cửa hàng đồ công nghệ nhưng tìm kiếm trên internet chỉ thấy những phần mềm dành cho cửa hàng thời trang, mỹ phẩm. Liệu bạn có giải pháp nào hay không? Thực tế tất cả các nền tảng phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế để phù hợp với đa dạng các ngành nghề kinh doanh, có nghĩa là dù bạn kinh doanh ngành hàng nào, cũng sẽ có phần mềm phù hợp nhất.

Quán café, nhà hàng

Quản lý nguyên vật liệu dựa vào ngày nhập hàng và nhà cung cấp giúp các nhà hàng và quán café luôn đảm bảo được đầu vào nguyên liệu chất lượng nhất. Ngoài ra, khách hàng của bạn có thể cảm thấy dễ dàng hơn khi đặt hàng tại quầy, nhận hóa đơn và thanh toán cực nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Cửa hàng mỹ phẩm

Theo dõi hạn sử dụng của hàng mỹ phẩm theo từng đợt hàng nhập kho, thu thập và cập nhật thông tin khách hàng giúp cửa hàng của bạn tung ra các chương trình tri ân dịp đặc biệt một cách hiệu quả.

Cửa hàng thời trang

Theo dõi hàng hóa theo mẫu mã, size, màu sắc để ngay lập tức có thể thông báo cho các khách hàng của mình. Thống kê phát sinh bán hàng ngay lập tức, tránh khỏi những thất thoát không đáng có.

Cửa hàng nội thất

Quản lý kho và vận chuyển là những điều mà một cửa hàng nội thất luôn luôn quan tâm. Liên kết với các bên vận chuyển uy tín giúp bạn có thể mang đến tận tay khách hàng những sản phẩm chất lượng nhất.

Cửa hàng quà tặng

Việc theo dõi thông tin khách hàng trong ngành hoa và quà tặng là thực sự cần thiết. Chăm sóc tốt khách hàng chính là yếu tố quyết định thành công cho các cửa hàng kinh doanh hoa và quà.

Cửa hàng thuốc

Các cửa hàng thuốc luôn có hàng nghìn đầu thuốc với đủ các hãng dược phẩm khác nhau phân phối cần phải quản lý. Để ghi nhớ và nắm bắt chính xác thông tin hàng ngàn sản phẩm là một việc cực kỳ nan giải. Cung cấp thông tin về các đầu thuốc là việc cần tính chính xác cao nên sử dụng các phần mềm sẽ giúp các nhân viên bán hàng không bao giờ xảy ra bất kì sai sót nguy hiểm nào.

Cửa hàng tạp hóa

Thay đổi thói quen ghi chép và tính toán bằng sổ sách là cách để các cửa hàng tạp hóa bắt nhịp xu hướng kinh doanh thời công nghệ, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí quản lý.

Thế đấy, có thể bạn chưa thể hình dung được tất cả những tiện ích kể trên của một ứng dụng phần mềm. Tuy nhiên, chắc chắn lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng sẽ là một trong những lựa chọn sáng suốt và thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh theo hướng tích cực nhất.

The post 10 hữu ích không thể bỏ qua của phần mềm quản lý bán hàng appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

1. Báo cáo quản lý hàng hoá

Có hai loại báo cáo liên quan đến hàng hoá. Loại thứ nhất liên quan đến tình hình kinh doanh, giúp chủ cửa hàng biết ngay hàng nào bán chậm, hàng nào bán nhanh, hàng nào lời nhiều, hàng nào lời ít để chủ shop biết nên tập trung bán những mặt hàng tốt nhất.

Loại thứ 2 liên quan đến nhập xuất tồn kho của hàng hoá. Với báo cáo này, chủ shop biết ngay tồn kho hiện tại của hàng hoá là bao nhiêu, hàng nào tồn kho nhiều, hàng nào sắp hết hàng, lượng hàng hoá nhập về trong kỳ là bao nhiêu, để qua đó có kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh được việc một mặt hàng tồn quá nhiều làm tăng chi phí vốn tồn kho, mặt hàng khác lại tồn quá ít không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, làm sụt giảm doanh số.

Để làm tốt điều này, chủ cửa hàng có thể tham khảo rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng đơn giản, dễ sử dụng với mức chi phí hợp lý.

Các phần mềm bán hàng sẽ cho ra các báo cáo về hàng hóa theo từng thời điểm cụ thể, chắc chắn sẽ hỗ trợ tích cực cho việc quản lý của các chủ cửa hàng.

Một phần mềm thông minh cần chủ động đưa ra các đề xuất nhắc nhở cho chủ biết: hàng nào sắp hết hàng, hàng nào tồn kho nhiều hơn, thấp hơn định mức để chủ biết và lên kế hoạch nhập hàng.

2. Báo cáo công nợ theo đối tượng

Đây chính là bảng đối chiếu, tra soát công nợ với khách hàng.

Chỉ cần không theo dõi chặt chẽ hoặc có sự nhầm lẫn chúng ta sẽ bị mất thoát công nợ không nắm được.

Báo cáo gồm những chỉ tiêu sau:

Mã khách hàng/ Nhà cung cấp

Tên Khách hàng/ Nhà cung cấp

Nội dung thu/ chi tiền hoặc tên hàng hóa dịch vụ sử dụng

Nợ đầu kỳ

Nợ cuối kỳ

Phát sinh tăng giảm

Và cuối cùng là Kỳ báo cáo: Từ ngày … tới ngày

Xem thêm: Bài học về xây dựng hình ảnh thương hiệu trực tuyến

3. Báo cáo về khách hàng

Ngoài các chuỗi cửa hàng và các cửa hàng bán lẻ lớn ra thì các cửa hàng vừa và nhỏ phần lớn chưa có sự quan tâm đúng mức đến việc lưu lại thông tin của khách mua hàng. Trong bán lẻ hiện đại, có thông tin khách hàng là điều bắt buộc để cửa hàng tồn tại và phát triển

Thông tin khách hàng sau khi thu thập cần được phân loại theo các nhóm để có chính sách chăm sóc, ưu đãi, quảng cáo thúc đẩy bán hàng phù hợp.

Các cách phân loại truyền thống theo khu vực địa lý, giới tính, sinh nhật là chưa đủ. Ngày nay bạn cần thêm các thông tin như doanh số mua hàng của khách, khách mua một lần hoặc quay lại nhiều lần, những mặt hàng khách hay mua là gì để phân nhóm khách hàng tốt hơn, có chính sách ưu đãi (tích điểm, giảm giá phù hợp), tạo ra các chương trình bán hàng phù hợp nhắm đúng nhu cầu riêng biệt của từng nhóm. Giúp kéo khách quay lại cửa hàng và tạo ra nguồn doanh thu dự đoán được trước thay vì trông đợi chỉ vào khách vãng lai.

Phân loại khách hàng tốt cũng giúp tạo ra các chiến dịch marketing tốt với chi phí thấp. Tránh được tình trạng quảng bá cho nhầm đối tượng, làm cho chạy chương trình khuyến mãi mà doanh số vẫn không tăng.

4. Báo cáo quản lý thu chi tiền bạc

Để quản lý được cửa hàng hiệu quả thì người chủ cửa hàng cần nắm được các chỉ số sau:

Thu chi tiền bạc (bên kế toán người ta gọi là quản lý dòng tiền): Chủ cần nắm rõ tiền thu vào từ những nguồn nào bao gồm cả tiền ngoài bán hàng, chi cho những khoảng nào bao gồm ngoài mua hàng. Các khoản chi phí nào là cao nhất, chi phí nào chưa hợp lý cần tiết kiệm hoặc cắt bớt, khoản nào cần phải đầu tư thêm giúp người chủ kiểm soát cửa hàng tốt hơn, tránh thất thoát tiền.

Báo cáo doanh thu, lãi lỗ: chủ shop cần nắm được doanh thu bán hàng của cửa hàng, doanh số và lãi gộp của từng ngành hàng, chi phí vận hành cửa hàng, để cuối cùng nắm được số lãi ròng của mình là bao nhiêu. Ngoài ra, chủ cửa hàng cũng cần nắm được số tiền “thực thu” để tránh bị gián đoạn dòng tiền.

Chỉ số về hiệu quả đầu tư: Bao gồm các chỉ số về vốn tồn kho, công nợ với khách hàng, công nợ nhà cung cấp, tài sản cố định từ đó nắm được tổng tài sản đầu tư. Biết được tổng doanh số và tổng tài sản nghĩa là chủ sẽ biết được “một đồng tài sản tạo ra mấy đồng doanh số” để biết được hiệu quả đầu tư của mình.

Khi quản lý được tiền bạc tốt, chủ sẽ không còn những ý nghĩ như là: “sao thấy hàng này lời cũng nhiều, hàng bán cũng được mà sao không thấy tiền đâu hết”.

Báo cáo thu chi tiền bạc là một trong những báo cáo quản lý bán hàng quan trọng nhất của một cửa hàng.

5. Báo cáo giúp quản lý nhân viên bán hàng

Quản lý con người luôn là vấn đề đau đầu nhất. Để nhân viên bán hàng hoạt động tốt ngoài việc đào tạo kiến thức về sản phẩm và các kỹ năng mềm cần thiết, người chủ hoặc quản lý cửa hàng cần hiểu được tính cách của nhân viên, điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên và có những chính sách để động viên, khen thưởng phù hợp.

Đặc biệt, chủ cần theo dõi được kết quả công việc, hiệu quả công việc của từng nhân viên – trực tiếp nhất là thông qua doanh số bán hàng của từng người. Và cũng nên áp dụng chính sách thưởng doanh số để tăng thêm động lực bán hàng.

Với top 5 loại báo cáo quản lý bán hàng mà chúng tôi chia sẻ, hy vọng sẽ là những kiến thức giúp bạn kinh doanh hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!

Tham khảo: Lời khuyên bất ngờ cho bài toán xây dựng hình ảnh thương hiệu

The post Top 5 Loại Báo Cáo Quản Lý Bán Hàng Bạn Nhất Định Phải Biết appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.