4 bước xử lý đơn hàng hoàn trả cho các cửa hàng bán lẻ

Đối với các chủ cửa hàng bán lẻ, việc khách hàng trả lại sản phẩm tại cửa hàng đã trở thành một hoạt động thường xuyên diễn ra. Tuy nhiên, mỗi cửa hàng bán lẻ nên có những chính sách trả hàng theo đúng quy định để tránh xảy ra các sai sót không đáng có. Quy trình trả lại sản phẩm tại cửa hàng có thể được chia thành 4 bước nếu có sự trợ giúp của phần mềm quản lý bán hàng POS. Hãy cùng Bota.vn tham khảo 4 bước xử lý đơn hàng hoàn trả là gì nhé.

1. Xác nhận yêu cầu hoàn trả hàng của khách

Khi khách hàng mang một món hàng đến cửa hàng và yêu cầu đổi / hoàn tiền thì nhân viên bán hàng sẽ cần xác minh yêu cầu này. Họ sẽ phải xác nhận rằng sản phẩm này đã được mua từ cửa hàng của họ và yêu cầu khách hàng xuất trình biên lai.

Đối với một số sản phẩm đặc biệt, có cửa hàng bán lẻ cần đề nghị kèm các điều kiện bổ sung cho việc hoàn trả hàng. Ví dụ, đối với ngành bán lẻ đồ điện tử như điện thoại hay laptop, cửa hàng cần yêu cầu bao bì gốc của sản phẩm phải còn nguyên vẹn. Bên cạnh đó, các mặt hàng quần áo có thể vẫn cần nhãn mác và tem của cửa hàng, hoặc không có vết bẩn.

Trong một số trường hợp, khách hàng có thể yêu cầu trả hàng mà không cần biên lai. Họ vẫn có thể hiển thị một số bằng chứng như xác nhận thanh toán qua email của ngân hàng. Tuy nhiên, để việc xác nhận đơn hoàn trả cho khách được dễ dàng và tiết kiếm thời gian cho khách nhất thì bạn cần có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng POS. Bất cứ hóa đơn thanh toán nào của khách hàng sẽ đều được lưu lại trên hệ thống POS. Nhờ đó, khách hàng chỉ cần đọc tên hoặc số điện thoại cho nhân viên bán hàng để kiểm tra thông tin hóa đơn.

Xem thêm: 4 sai lầm dễ gặp phải khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS

2. Lập yêu cầu đổi trả hàng

Để xử lý việc trả lại sản phẩm tại cửa hàng, nhân viên bán hàng thường phải tìm đơn đặt hàng trước đây trong phần mềm quản lý bán hàng POS của họ. Hệ thống khác nhau sẽ cung cấp các tùy chọn khác nhau để tìm đơn đặt hàng này, bao gồm:

• Quét biên lai của khách hàng
• Nhập ID / số đơn hàng
• Tìm kiếm đơn đặt hàng với thông tin khách hàng hoặc sản phẩm
• Thu ngân sau đó có thể chọn đơn hàng và bắt đầu quá trình hoàn trả / đổi hàng
• Một số POS còn cho nhân viên trả sản phẩm về kho ngay trên màn hình

3. Xử lý thanh toán và hoàn trả cho khách hàng

Hoàn trả sản phẩm

Trong trường hợp hoàn trả sản phẩm, thu ngân sẽ phải trả lại tiền cho khách hàng. Hệ thống POS khác nhau có thể cung cấp các tùy chọn sau:

• Hoàn tiền theo phương thức thanh toán ban đầu: Hầu hết khách hàng thích được hoàn tiền qua phương thức thanh toán ban đầu. Đa số hệ thống phần mềm quản lý bán hàng POS cho phép bạn hoàn tiền thanh toán cho khách ngay lập tức. Tuy nhiên, một vài phần mềm POS khác sẽ yêu cầu các bước bổ sung trên thiết bị thanh toán. Vì vậy, chủ cửa hàng bán lẻ cần đảm bảo nhân viên thu ngân của bạn được đào tạo để xử lý hiệu quả.
• Hoàn tiền bằng tiền mặt: trong một số trường hợp, phần mềm quản lý bán hàng POS không thể trả lại khoản thanh toán cho những khách hàng đã thanh toán hóa đơn bằng thẻ tín dụng, chủ cửa hàng bán lẻ cũng có thể chọn phương thức này.
• Hoàn tiền bằng điểm thưởng trong thẻ quà tặng: Một số cửa hàng cung cấp hoàn tiền dưới dạng điểm tích lũy trong thẻ thành viên hoặc qua các phiếu quà tặng. Vì vậy, khách hàng có thể đổi điểm trong thẻ thành viên/ phiếu quà tặng của cửa hàng vào lần tiếp theo khi họ mua hàng từ cửa hàng. Tuy nhiên, hình thức này chỉ áp dụng cho những cửa hàng bán lẻ thường xuyên có nhiều khách hàng trung thành quay lại.

Xem thêm: Bí quyết tăng doanh số ngành bán lẻ đến 60% nhờ BOTA POS (Phần 1)

Đổi sản phẩm

Trong trường hợp đổi sản phẩm, phần mềm quản lý bán hàng POS sẽ cần tính toán chênh lệch giá giữa mặt hàng cũ và hàng mới:

• Đối với mặt hàng có cùng mức giá, không cần quy trình thanh toán bổ sung.
• Nếu hàng mới có giá cao hơn, khách hàng sẽ phải trả thêm tiền chênh lệch.
• Ngoài giá sản phẩm, một số sản phẩm trả lại tại cửa hàng có thể bao gồm một khoản chi phí bổ sung. Ví dụ: khách hàng có thể chọn giao các mặt hàng mới của họ sau và trả tiền vận chuyển. Vì vậy, nhân viên cửa hàng phải có khả năng tính các khoản phí bổ sung này trong quá trình trả hàng.

4. Hoàn thành quá trình hoàn trả hàng

Sau khi thanh toán xong, nhân viên cũng nên ghi lại lý do khách hàng hoàn trả sản phẩm. Đây là sẽ là những thông tin hữu ích giúp các cửa hàng bán lẻ đưa ra các chiến lược kinh doanh khác nhau.Khi nhân viên hoàn thành yêu cầu trả lại, phần mềm quản lý bán hang POS sẽ đồng bộ hóa và cập nhật thông tin về số hàng tồn kho và doanh số của cửa hàng.

Như vậy, bạn có thể thấy quá trình hoàn trả sản phẩm hay đổi sản phẩm của khách hàng hoàn toàn có thể được xử lý một cách dễ dàng nhờ sự trợ giúp của phần mềm quản lý bán hàng POS. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng POS. Tuy nhiên, Bota POS hiện nay đang là một trong những phần mềm quản lý bán hàng hàng đầu tại Việt Nam với hơn 35,000 doanh nghiệp lớn nhỏ cùng các cửa hàng bán lẻ đang sử dụng trên khắp cả nước. Nếu cửa hàng bán lẻ của bạn vẫn đang gặp khó khăn trong quá trình vận hành thì hãy liên hệ Bota.vn để được nhận thêm tư vấn cũng như sự trợ giúp nhé.

Xem thêm: 8 chức năng siêu việt của phần mềm quản lý bán hàng đa kênh BOTA POS