Thất thoát trong quản lý kho hàng thường đến từ nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan.

Xem thêm:

Làm thế nào để hạn chế thất thoát trong quản lý kho hàng?

Tại sao doanh nghiệp cần quản lý hàng tồn kho bằng công nghệ?

Học tập cách chuyển đổi hàng tồn kho dư thừa thành tiền mặt

Nguyên nhân khách quan khiến thất thoát kho hàng

Quá trình vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất tới cửa hàng phải mất một khoảng thời gian vài ngày cho tới một tuần và trên đường giao hàng không thể tránh khỏi xóc nảy, va chạm làm vỡ hỏng hàng tùy mức độ nặng hay nhẹ, đó cũng là một nguyên nhân gây nên thiệt hại hàng hóa cho người bán.

Nếu ta sắp xếp hàng hóa không hợp lý và bảo quản thiếu cẩn thận, lơ là thì nhiều mặt hàng cũng sẽ hư hao dần như hàng thời trang và hỏng hóc nếu là hàng máy móc.

Nguyên nhân Chủ quan khiến thất thoát kho hàng

Mất mát ngay tại cửa hàng: Do nhân viên bán hàng thiếu tập trung, không chú ý đến khách hàng; thiếu kinh nghiệm trong việc giám sát cũng như bảo quản hàng hóa khiến kẻ gian lợi dụng và thực hiện hành vi phạm pháp của mình. Hoặc có thể chính nhân viên lại là người ăn cắp, tuồn hàng ra bên ngoài bán trục lợi cá nhân.

Mất mát trong kho: Thống kê hàng hóa không cẩn thận; chặt chẽ, chính xác khiến người bán hàng cũng như chủ cửa hàng nhầm lẫn; đối chiếu sai lệch không nắm rõ số lượng của từng sản phẩm và tình trạng của chúng từ đó dẫn đến việc thiếu hoặc thừa hàng, ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận thu về. Thêm vào đó là nhân viên cũng có thể là người ăn trộm đồ trong kho; chỉnh sửa lại số liệu trên máy tính dẫn đến mâu thuẫn trong số liệu tổng kết.

Một số nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát hàng hóa

Lượng hàng hóa lớn, không kiểm kho thường xuyên

Một cửa hàng thông thường sẽ chẳng kinh doanh một loại mặt hàng duy nhất mà bao gồm rất nhiều những sản phẩm thuộc các loại; thương hiệu; kích cỡ khác nhau. Dù là nhân viên tại cửa hàng hay chính nhà quản lý; người chủ cũng chưa chắc có thể nhớ hết được toàn bộ những sản phẩm này.

Từ đó, dẫn đến tình trạng nhầm lẫn dễ xảy đến; hàng hóa không còn đủ cũng chẳng thể nắm bắt được. Thêm vào đó là tình trạng không kiểm kho thường xuyên hoặc chưa có lịch trình kiểm kho cụ thể; rảnh lúc nào – làm lúc ấy!

Quy trình quản lý kho/hàng hóa chưa chặt chẽ

Quy trình quản lý kho/hàng hóa chưa chặt chẽ; không phân quyền nhân viên rõ ràng: Không quy trình rõ ràng; không lịch kiểm kho cố định dẫn đến việc bạn chỉ biết được kết quả là hàng thiếu hay đủ sau khi kiểm mà không biết được là mất trong khoảng thời điểm nào; đối tượng tình nghi là ai. Khi không may thất thoát, trách nhiệm được truy cứu một cách chủ quan.

Lỗi xảy ra từ quy trình

Quy trình ở đây có thể bao gồm cả quy trình nhập hàng; xuất hàng; chuyển hàng hóa từ kho ra trưng bày tại cửa hàng của bạn. Không quản lý; đối chiếu kỹ càng; các con số từ những giai đoạn này xảy đến sai lệch; thất thoát. (ví dụ như trong quá trình nhập hàng; con số trên chứng từ; hóa đơn từ nhà cung cấp không khớp với lượng hàng hiện tại nhưng bạn hoặc nhân viên không phát hiện ra. Trong giai đoạn sau; khi phát hiện thiếu hụt; chủ cửa hàng là bạn không biết được do đâu nên cho rằng đây là phần thất thoát)

Sai lệch hàng hóa khi bán

Bán hàng; tính tiền theo phương pháp thủ công ghi trên giấy thường gây ra việc nhầm lẫn về số liệu. Nếu cửa hàng của bạn có quá nhiều hàng hóa thì bạn sẽ gặp khó khăn trong việc ghi nhớ giá cả; số lượng. Những việc này sẽ dẫn đến sai lệch trong quá trình bán hàng.

Những nhầm lẫn này có thể đến từ nhân viên hay khách hàng nhưng đều gây ra thất thoát; dẫn đến hậu quả nghiêm trọng đối với kinh doanh. Trong những trường hợp này; bạn có thể sử dụng 1 đơn vị trung gian để quản lý hàng hóa của mình hoặc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng bao gồm cả hệ thống phần mềm quản lý kho hàng.

Việc quản lý bằng mã vạch được coi là lựa chọn thông minh và hợp lý nhất. Tất cả các hóa đơn bán hàng sẽ được kiểm soát một cách chặt chẽ và hiệu quả. Đây được coi là ứng dụng công nghệ vượt trội giúp hạn chế các thất thoát trong khâu bán hàng và là chìa khóa để giải quyết mọi vấn đề.

Sai lệch hàng hóa trong quản lý kho

Quản lý kho hàng hiệu quả là một khâu quan trọng mà bất kỳ cửa hàng nào cũng quan tâm và đây cũng là khâu dễ gây thất thoát nếu không được quản lý chặt chẽ. Cửa hàng có thể đang trao quyền cho những nhân sự thiếu trung thực nhưng lại rất hiểu biết về thời điểm xuất nhập hàng để lấy cắp, trong khi việc kiểm kho chưa được chú trọng đúng mức. Giờ đây, để hạn chế tình trạng thất thoát một cách tối đa

Với hệ thống kho hiện đại, camera lắp đặt xung quanh các vị trí kệ hàng, đảm bảo hàng hóa của bạn được bảo quản và lưu trữ an toàn. Quy trình nhập kho, xuất kho và báo cáo rõ ràng giúp bạn kiểm soát hàng hóa hàng ngày, giảm thiểu tối đa việc thất thoát hàng hóa trong quá trình lưu kho

Thất thoát kho hàng từ nhân viên cửa hàng

Thất thoát từ nhân viên là trường hợp đáng xem xét trong kinh doanh cửa hàng. Thất thoát nguồn lực mang lại những hậu quả xấu trong kinh doanh và là nguyên nhân tạo nên thất bại cho bất kỳ cửa hàng nào.

Vậy thì có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng không?

Thời đại công nghệ số bùng nổ; sử dụng những công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý bán hàng là cần thiết. Đây sẽ là trợ thủ đắc lực cho những người kinh doanh. Bạn sẽ có sự quản lý chuyên nghiệp mà lại tiết kiệm thời gian và công sức. Những lợi ích dưới đây khi bạn sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp cho bạn rất nhiều

Với những nguyên nhân chính gây thất thoát kho hàng trong quản lý kho hàng mà bài viết đã liệt kê; sẽ là những kiến thức tốt nhất giúp nhà quản lý quản lý kho hàng hiệu quả hơn và hạn chế thất thoát kho hàng. Chúc bạn kinh doanh thành công!

The post Những Nguyên Nhân Nào Dẫn Đến Thất Thoát Kho Hàng? appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm bài viết:

Tại sao doanh nghiệp cần quản lý tồn kho bằng công nghệ?

Học tập cách chuyển đổi hàng tồn kho dư thừa thành tiền mặt

6 cách quản lý kho hàng thời trang chuyên nghiệp

Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh

Để quản lý kho hàng hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần lưu ý chính là bố trí lại cách sắp xếp đồ đạc trong kho, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm. Thực tế hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến việc bố trí không gian kho. Điều này làm lãng phí thời gian tìm kiếm và có thể tạo nên căng thẳng không đáng có đối với người quản lý và nhân viên kho.

Để giảm thiểu được điều này, quản lý kho và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

Sắp xếp các sản phẩm, mặt hàng trong kho theo mức độ liên quan và theo mức độ tìm kiếm (xếp những sản phẩm, mặt hàng thường xuyên sử dụng ra phía bên ngoài, các mặt hàng sản phẩm ít sử dụng hơn xếp vào phía trong).

Thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho và phổ biến với tất cả nhân viên kho, để mọi người, đặc biệt những người chưa có kinh nghiệm quản lý kho cùng hình thành  ý thức tốt

Đảm bảo định mức tồn kho

Không thể cập nhật chính xác lượng tồn kho cao nhất, lượng tồn kho thấp nhất

Kết quả phân tích sự lưu chuyển của dòng hàng trong kho thiếu chính xác do không xác định được thứ tự tiêu thụ/ sử dụng các mặt hàng/nguyên vật liệu trong kho.

Các kế hoạch thanh lý hàng tồn kho thiếu tính xác thực do cơ sở dữ liệu về kho cập nhật chậm hoặc không chính xác.

Kiểm tra hàng hóa

Kiểm tra hàng hóa có lẽ là nỗi ám ảnh của các nhân viên kho. Bởi số lượng hàng hóa quá nhiều và có trăm, nghìn chủng loại mặt hàng.

Lịch kiểm tra chất lượng những hàng hóa dễ vỡ, dễ cháy nổ có thể bị lãng quên.

Nhân viên kho có thể bỏ qua lịch bảo trì, bảo dưỡng máy móc, hàng hóa trong kho.

Chất lượng hàng hóa, hạn sử dụng của từng loại hàng hóa khó có thể cập nhật liên tục.

Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho đặc biệt là số lượng

Sai lệch số lượng hàng hóa chủ yếu xảy ra ở khâu xuất nhập hàng hóa. Có thể sai sót do người kiểm hàng chưa có kinh nghiệm quản lý kho đếm sai số lượng nhập hoặc nhập hoặc xuất kho không được ghi lại, dẫn đến việc sai sót. Điều này đã làm đau đầu rất nhiều chủ doanh nghiệp

Để tránh phải những sai lầm nghiêm trọng đó thì người chuyển hàng cần có một phiếu ghi nhận. Trước khi kho nhận phiếu; nhân viên kho cần kiểm tra kỹ số lượng ít nhất 2 lần, sau đó so sánh với phiếu chuyển. Nếu phiếu khớp, hàng hóa mới chính thức được chuyển vào kho hàng.

Ngoài ra; việc chuyển hàng cần được thống nhất trước khi chuyển hàng (nhập hoặc xuất khỏi kho) để tránh tình trạng khi hàng được chuyển đến hoặc chuyển đi; nhân viên kho quá bận rộn mà không chú tâm vào việc xuất nhập hàng.

Tìm kiếm hàng hóa

Phương pháp quản lý thông thường bằng sổ sách truyền thống hoặc excel mất nhiều thời gian kiểm tra mới biết số lượng hàng hóa mình cần trong còn bao nhiêu; còn hay hết

Khó xác định vị trí của mặt hàng cần tìm kiếm ở khu vực nào trong kho.

Không thể kiểm tra tiến độ công việc; chất lượng công việc của từng nhân viên vào cùng một thời điểm và mỗi lần kiểm tra thì mất nhiều thời gian.

Kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong kho

Mỗi lần giao việc; tương tác phải gặp trực tiếp hoặc thông qua email, điện thoại. Không thể kiểm tra tiến độ công việc; chất lượng công việc của từng nhân viên vào cùng một thời điểm và mỗi lần kiểm tra thì mất nhiều thời gian.

Các doanh nghiệp có từ 2 kho hàng trở lên hoàn toàn có thể kiểm soát 5 khó khăn trên bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý.

Một số lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng đem lại cho việc quản lý kinh doanh:

Phần mềm giúp nhà quản lý thống kê hàng hóa nhanh chóng, chuyên nghiệp. Chỉ cần một cú nhấp chuột, các nhà kinh doanh có thể ngồi trước màn hình máy tính và nắm được số lượng hàng nhập kho, xuất kho. Thay vì việc phải đi kiểm kê, đếm số lượng hàng hóa trực tiếp tại kho hàng.

Phần mềm cho phép người quản lý phân quyền xem báo cáo, tài liệu và cùng làm việc trên một phần mềm giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình làm việc của nhân viên, tình hình làm việc để đưa ra chỉ đạo hay nhận báo cáo công việc và xử lý kịp thời nhanh chóng.

Phần mềm tự động cập nhật sự biến động trong kho vào bán hàng và kế toán mà không cần cấu trúc hay phân chia lại.

Có thể nói; với phần mềm quản lý kho hàng có thể hạn chế được tối đa thời gian quản lý của nhà kinh doanh. Đồng thời; quản lý chuyên nghiệp; hiệu quả và dễ dàng hơn rất nhiều so với việc quản lý bằng sổ sách hoặc exel.

Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả

Dù đã thực hiện đầy đủ các kinh nghiệm quản lý kho được truyền đạt ở trên; nhưng doanh nghiệp vẫn phải sử dụng một phần mềm quản lý kho hiệu quả. Có nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý kho đơn giản; dễ thao tác; nhưng lại tách biệt với các bộ phận khác.

Hiện nay, được chú trọng nhất chính là phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng của một phần mềm quản lý kho. Đồng thời phần mềm này được tích hợp với hệ thống phần mềm của nhiều bộ phận liên quan khác; cho phép kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho hiệu quả; đồng thời các bộ phận liên quan như bán hàng, kế toán đều có thể check số lượng hàng tồn trong kho; tạo thuận tiện cho quá trình bán hàng.

Với những kinh nghiệm hạn chế thất thoát khi quản lý kho hàng mà bài viết chúng tôi đã tổng hợp và chia sẻ; chắc chắn đã đem đến cho những nhà quản lý kiến thức hữu ích. Nếu bạn chưa biết đến những chia sẻ này; còn chần chừ gì mà không tham khảo và áp dụng ngay thôi!

The post Làm Thế Nào Để Hạn Chế Thất Thoát Trong Quản Lý Kho Hàng? appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.