5 cách dưới đây mà các doanh nghiệp nên tránh để quản lý kho hàng tránh thất thoát.

Quản lý kho hay thủ kho là công việc phải đối mặt với nhiều khó khăn: thiếu hụt hàng hóa, tốn kém nhân lực, ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh khác của công ty,… Những khó khăn sau thường gặp nhất ở những công ty có từ hai kho hàng trở lên khiến người điều hành doanh nghiệp thấy đau đầu nhất là: đảm bảo định mức tồn kho, kiểm tra hàng hóa, tìm kiếm hàng hóa, kiểm soát hoạt động của nhân viên.

1. Đảm bảo định mức tồn kho

• Không thể quản lý một cách chính xác nhất số lượng hàng hóa trong kho do không có phương pháp quản lý đúng theo định mức
• Không thể cập nhật chính xác lượng tồn kho cao nhất, lượng tồn kho thấp nhất
• Kết quả phân tích sự lưu chuyển của dòng hàng trong kho thiếu chính xác do không xác định được thứ tự tiêu thụ/sử dụng các mặt hàng/nguyên vật liệu trong kho
• Các kế hoạch thanh lý hàng tồn kho thiếu tính xác thực do cơ sở dữ liệu về kho cập nhật chậm hoặc không chính xác

2. Kiểm tra hàng hóa

• Kiểm tra hàng hóa có lẽ là nỗi ám ảnh của các nhân viên kho. Bởi số lượng hàng hóa quá nhiều và có trăm, nghìn chủng loại mặt hàng.
• Lịch kiểm tra chất lượng những hàng hóa dễ vỡ, dễ cháy nổ có thể bị lãng quên.
• Nhân viên kho có thể bỏ qua lịch bảo trì, bảo dưỡng máy móc, hàng hóa trong kho.
• Kiểm tra số lượng hàng hóa để tránh thất thoát có thể bị bỏ qua sự thông đồng của các nhân viên trong kho.
• Chất lượng hàng hóa, hạn sử dụng của từng loại hàng hóa khó có thể cập nhật liên tục. Thậm chí, kho hàng gặp phải tình trạng một số mặt hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng mà nhân viên kho không hề hay biết.
• Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý kho hàng Bota sẽ khắc phục được mọi vấn đề này.

3. Tìm kiếm hàng hóa

• Phương pháp quản lý thông thường bằng sổ sách truyền thống hoặc excel mất nhiều thời gian kiểm tra mới biết số lượng hàng hóa mình cần trong còn bao nhiêu, còn hay hết
• Khó xác định vị trí của mặt hàng cần tìm kiếm ở khu vực nào trong kho.Kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong kho
• Mỗi lần giao việc, tương tác phải gặp trực tiếp hoặc thông qua email, điện thoại

Cả ba hình thứ này này đều phải đối mặt với rủi ro thất lạc thông tin, không có bằng chứng đối chất,…- Không thể kiểm tra tiến độ công việc, chất lượng công việc của từng nhân viên vào cùng một thời điểm và mỗi lần kiểm tra thì mất nhiều thời gian.

4. Nhân viên chưa được đào tạo về sản phẩm

Không chỉ dễ mắc sai lầm vì thiếu hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả, mà bạn có thể gặp phải những bài toán hóc búa liên quan đến vấn đề nhân lực nữa. Nhân viên quản lý kho hàng không chỉ là người hiểu rõ và sử dụng thành thạo các công cụ quản lý cũng như có cách sắp xếp khoa học.

Các doanh nghiệp có từ 2 kho hàng trở lên hoàn toàn có thể kiểm soát 5 khó khăn trên bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý.

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng phần mềm trong việc quản lý kho hàng:

– Người dùng sử dụng được mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị giúp người dùng quản lý, theo dõi, hay đưa ra chỉ đạo một cách nhanh chóng nhất.

– Phần mềm thống kê chi tiết hàng hóa theo từng mã hàng, các loại hàng, số lượng, tình trạng nhập xuất,….chi tiết tới những điều nhỏ nhất giúp người dùng dễ dàng thấy được sự biến động trong kho, tránh hàng hóa thất thoát một cách vô lý.

– Phần mềm cung cấp hệ thống bảng biểu đa dạng giúp người dùng có thể tạo các báo cáo hay phân tích hàng tồn kho một cách nhanh chóng

– Phần mềm cho phép người quản lý phân quyền xem báo cáo, tài liệu và cùng làm việc trên một phần mềm giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình làm việc của nhân viên, tình hình làm việc để đưa ra chỉ đạo hay nhận báo cáo công việc và xử lý kịp thời nhanh chóng.

– Phần mềm tự động cập nhật sự biến động trong kho vào bán hàng và kế toán mà không cần cấu trúc hay phân chia lại.