Những điều cần biết về phần mềm quản lý bán hàng (Phần 2)

Trong phần 1, chúng ta đã hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý bán hàng, những điểm mạnh và sự cần thiết của phần mềm đối với doanh nghiệp. Bài viết thứ hai này, chúng ta sẽ bàn về cách chọn và sử dụng phần mềm quản lý khách hàng sao cho đúng, phù hợp với từng hình thức kinh doanh và tiết kiệm chi phí.

Những sai lầm khi chọn mua phần mềm quản lý bán hàng

Có lẽ bạn đang thắc mắc tại sao bài viết lại đề cập đến những sai lầm khi chọn mua loại phần mềm này? Phần mềm quản lý bán hàng ngày càng phổ biến tới đại đa số những người kinh doanh. Với những tiện ích và sự thuận tiện trong việc quản lý và bán hàng nhưng khi sử dụng phần mềm, chúng ta luôn cần tìm hiểu rõ nó nên áp dụng ra sao để phù hợp với cửa hàng của mình.

Yêu cầu chung chung không rõ ràng

Qua tiếp xúc và trao đổi với những nhân viên bán loại phần mềm này ở nhiều doanh nghiệp khác nhau, hầu hết người dùng đều muốn những lợi ích khá chung chung đối với phần mềm quản lý bán hàng mà mình muốn sử dụng.

Họ chỉ biết một cách sơ sài về phần mềm và lợi ích của nó mà không tìm hiểu kỹ. Thực ra phần mềm quản lý bán hàng có rất nhiều loại và phù hợp tới từng loại cửa hàng khác nhau.

Nếu bạn mua phần mềm mà không đưa ra được yêu cầu cụ thể và nhân viên tư vấn không biết để hỏi nhu cầu của bạn sẽ xảy ra hai trường hợp:

• Bạn mua phần mềm về nhưng không sử dụng hết các tiện ích của nó. Từ đó dẫn đến việc tiêu tốn một lượng chi phí mà không đem lại nhiều hiệu quả.
• Trường hợp thứ hai xấu hơn là bạn mua về một phần mềm không phù hợp.

Ví dụ:

• Bạn kinh doanh nhôm kính, hầu hết những cửa hàng này đều cần quản lý đa đơn vị tính. Lượng mã hàng có thể lên tới cả nghìn mã. Các phần mềm thương mại sẽ không quản lý được, thường phải thiết kế riêng.
• Kinh doanh dược phẩm lại là một câu chuyện khác. Thuốc thì cần quản lý cả lô và date (hạn sử dụng). Tùy mỗi doanh nghiệp thì phần mềm quản lý cần được thiết kế riêng và xuất ra một dạng báo cáo về lô và date khác nhau.

Yêu cầu quá nhiều

Do không biết thực sự mình cần gì ở một phần mềm quản lý bán hàng nên nhiều khách hàng khi mua phần mềm này liệt kê rất nhiều mong muốn, rất nhiều tính năng. Trong đó không ít những tính năng làm cho họ khó quản lý cửa hàng của mình hơn rất nhiều, tốn kém hơn khi đầu tư những phần mềm đắt tiền. Không một ai muốn mua về một phần mềm quản lý với giá cả đắt đỏ nhưng lại không có hiệu quả cao.

Hiệu quả của phần mềm quản lý bán hàng được xét bởi 2 yếu tố chính:

• Quản lý các chỉ tiêu chính và quan trọng: Kiểm soát hàng tồn kho theo thời điểm, báo cáo doanh thu và lợi nhuận một cách nhanh gọn…
• Chi phí đầu tư ở mức vừa phải, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

Trong nhiều phần mềm quản lý bán hàng, một số tính năng phụ ví dụ như tích hợp báo cáo tài chính, báo cáo thuế, tồn kho vị trí, tính năng đặt hàng, quản lý đơn hàng … không thực sự quan trọng nhưng làm cho chí phí đầu tư tăng lên một cách đáng kể.

Mua phần mềm quản lý bán hàng phức tạp nhưng kiến thức của chủ cửa hàng không quá cao

Người sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thường có 2 nhóm chính là chủ cửa hàng nhỏ và doanh nghiệp.

Chủ cửa hàng nhỏ thường họ chỉ quan tâm đến 3 tiêu chí chính:

• Số lượng tồn kho hiện tại của từng mặt hàng
• Doanh thu và lợi nhuận trong tháng
• Công nợ với khách hàng và nhà cung cấp

Những chủ cửa hàng nhỏ như thế này thường có kiến thức về kế toán và tài chính khá hạn chế và ngại tiếp xúc với các phần mềm phức tạp. Ví dụ như cần xuất một mặt hàng, có tới 3 hoặc 4 loại phiếu xuất kho khác nhau.

Mỗi lần bán hàng cần phải tạo một phiếu xuất kho mới, thực hiện hóa đơn bán hàng phải đúng với số chứng từ trên phiếu xuất kho. Khách chưa trả tiền lại phải tạo hóa đơn một kiểu, đã trả tiền một kiểu khác. Quá nhiều bước và nhiều mẫu phiếu rất dễ gây nhầm lẫn.

Giải pháp của những chủ cửa hàng nhỏ thường là sử dụng Excel cho nhanh. Những ai không quá giỏi về Excel thì nên sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng là tiện lợi nhất. Chúng ta đâu có thời gian để tự học và tự xử lý mỗi lần xảy ra sự cố khi sử dụng Excel. Nếu có sự cố thì liên hệ với nhân viên chăm sóc để người ta xử lý, thời gian đó sử dụng để làm việc mình giỏi thì tốt hơn nhiều.

Ở cấp độ Doanh nghiệp, vấn đề trở nên phức tạp hơn rất nhiều do có nhiều người dùng phân quyền sử dụng một loại phần mềm

• Quản lý kho
• Kế toán kho
• Kế toán mua hàng
• Giám đốc
• Quản lý bán hàng

Một phần mềm quản lý bán hàng phức tạp thì các khâu nhập dữ liệu đến sửa chữa đều chi tiết và nhiều bước. Nếu xảy ra sai sót nhỏ phải rà soát lại toàn bộ thì ảnh hưởng không nhỏ tới doanh nghiệp.

Tuy nhiên nếu sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng chuẩn quốc tế, chủ doanh nghiệp nhận lại được nhiều lợi ích khác như dễ dàng xử lý dữ liệu lớn, phân quyền để nhiều người dùng sử dụng, an toàn toàn dữ liệu và bảo mật thông tin.

Vấn đề bảo mật thông tin

Lưu trữ dữ liệu ở server của công ty khác

• Có yên tâm không?
• Dữ liệu về kết quả kinh doanh có bị khai thác bất hợp pháp
• Ai có thể đảm bảo việc thất thoát dữ liệu không xảy ra

Những điều trên bạn đều có thể tự trả lời.

Bảo mật doanh thu – lợi nhuận

Khi sử dụng phần mềm bán hàng có phân quyền sử dụng, bạn hoàn toàn có thể phân công rõ trách nhiệm của từng người, từng nhân viên. Khi nhập thông tin đầu vào là một người, nhập thông tin đầu ra lại là một người khác. Từ đó bạn bảo mật được thông tin lợi nhuận và chi phí

Cần trang bị thêm kiến thức về tài chính và kế toán

Một phần mềm quản lý bán hàng sẽ luôn tích hợp những tính năng về tài chính để quản lý doanh thu và chi phí cho cửa hàng của bạn. Điều này dẫn đến việc bạn phải trang bị một lượng kiến thức về tài chính vừa đủ để yêu cầu đơn vị cung cấp những chỉ số tài chính quan trọng.

Sau khi đã mua, bạn muốn thêm tính năng hay thêm module sẽ gặp phải những khó khăn nhất định. Ví dụ như rất khó thêm tính năng nếu phần mềm là phần mềm online và được đồng bộ hóa dữ liệu điện toán đám mây. Hoặc bạn sẽ mất chi phí lớn nếu sử dụng các phần mềm chuẩn quốc tế như hệ thống ERP.

Những sai lầm phổ biến hay gặp khi mua phần mềm quản lý bán hàng trong bài viết phần nào sẽ giúp ích cho những chủ cửa hàng hay chủ doanh nghiệp. Hi vọng những chia sẻ trên có thể giúp bạn có những lựa chọn thông minh trong việc vận hành công việc kinh doanh.