Phần mềm quản lý hàng hóa giúp cải thiện những nhược điểm của bảng tính Excel

Điều quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp, hay thậm chỉ là cả những cửa hàng bán lẻ nhỏ nào cũng là phải theo dõi hàng tồn kho, cập nhật dữ liệu và theo dõi lợi nhuận, nhu cầu cũng như doanh số bán hàng. Đó là lý do tại sao cần phải biết về quản lý hàng hóa bằng hệ thống quản lý bán hàng nói chung và phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp POS nói riêng. Vì vậy, hãy cùng Bota.vn tìm hiểu những hướng dẫn cơ bản về hệ thống quản lý bán hàng POS này dành riêng cho các cửa hàng bán lẻ nhé.

1. Hệ thống quản lý hàng hóa là gì?

Nếu bạn tìm kiếm từ khóa này trên Google, Quản lý hàng hóa là quy trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của cửa hàng. Chúng có thể bao gồm nguyên liệu, linh kiện và các sản phẩm. Như vậy, quản lý hàng tồn kho là một thành phần quan trọng trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng nhằm giám sát dòng chảy của các mặt hàng (sản phẩm, hàng hóa) khi chúng được vận chuyển từ nhà sản xuất đến cửa hàng bán lẻ và sau đó đến tay khách hàng.

Sau đó, hệ thống quản lý hàng hàng tồn kho sẽ theo dõi sản phẩm thông qua quy trình quản lý hàng hóa ở trên. Và một hệ thống quản lý bán hàng trong kho tốt sẽ giúp các cửa hàng bán lẻ tiết kiệm chi phí thuê nhân sự vận hành thủ công. Các phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn theo dõi doanh số, lô hàng, hạn sử dụng. Vì vậy bạn có thể biết sản phẩm nào đang bán chạy, sản phầm nào còn tồn trong kho và số lượng là bao nhiêu.

Xem thêm: 5 tiêu chí đánh giá chất lượng của một phần mềm quản lý bán hàng POS

2. Vì sao hệ thống quản lý hàng hóa lại cần thiết cho mỗi cửa hàng bán lẻ?

Trước hết, bạn cần biết rằng có hai cách điển hình để quản lý hàng hóa cho các cửa hàng bán lẻ, bao gồm sử dụng bảng tính Excel và sử dụng hệ thống quản lý hàng hóa (phổ biến nhất hiện nay là phần mềm quản lý bán hàng POS).

Sử dụng bảng tính Excel – tiết kiệm nhưng không tối ưu chi phí

Nếu bạn không có đủ ngân sách cho phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng thì bảng tính Excel có thể là giải pháp trong gia đoạn đầu của các cửa hàng bán lẻ nhỏ. Mặc dù chi phí cho việc sử dụng ban tính Excel truyền thống trong việc quản lý hàng hóa nhỏ hơn rất nhiều, nhưng bạn sẽ phải nỗ lực hết sức để theo dõi và phân tích các số liệu hàng hóa, báo cáo doanh thu cũng như cập nhật thông tin hàng tồn kho một cách thủ công.

Trên thực tế, quản lý hàng tồn kho bằng Excel có thể trở nên phức tạp hơn rất nhiều, ngay cả với các cửa hàng nhỏ lẻ, khi bạn quên cập nhật hoặc kiểm soát kho hàng thường xuyên Tất cả mọi thứ phải thực hiện thủ công, không có sự trợ giúp của máy quét mã vạch hoặc tích hợp hệ thống POS.

Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa – tối ưu chi phí và hiệu quả lâu dài

Phần mềm quản lý hàng hóa chuyên dụng và phổ biến hiện nay như Bota POS của Bota.vn sẽ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các cửa hàng bán lẻ vượt qua những trở ngại do cách kiểm hàng bằng bảng Excel thủ công tạo ra. Về cơ bản, ngay cả khi bạn là người yêu thích và thành thạo Excel, bạn cũng có thể xóa sạch các file dữ liệu hoặc mắc các lỗi thủ công trong việc quản lý hàng hóa.

Theo các báo cáo, việc quản lý hàng hóa kém chính là sát thủ lớn nhất giết chết các doanh nghiệp trong việc vận hành mô hình kinh doanh bán lẻ để đạt được hiệu quả cao. Và con số thống kê đã nói lên sự thật: 56% cửa hàng bán lẻ nhỏ kết thúc sau 4 năm với 90% trường hợp là lỗi từ việc quản lý hàng tồn kho bằng bảng tính Excel truyền thống.

Xem thêm: Bí quyết tăng doanh số ngành bán lẻ đến 60% nhờ BOTA POS (Phần 1)

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng Bota POS:

• Cập nhật hàng tồn kho một cách chính xác
• Bảo mật tốt dữ liệu
• Đảm bảo theo dõi các đơn hàng chính xác
• Quản lý mua sắm đa kênh omni channel
• Giảm thủ tục giấy tờ nhờ quy trình tự động chính xác
• Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí vận hành về lâu dài
• Cung cấp báo cáo doanh số hàng kỳ
• Giao diện dễ sử dụng cùng các chức năng tân tiến

Xem thêm: 8 chức năng siêu việt của phần mềm quản lý bán hàng đa kênh BOTA POS

Như vậy, Bota.vn đã chia sẻ cho bạn những ưu điểm cũng như điểm mạnh nếu các cửa hàng bán lẻ áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho nói chung và phần mềm quản lý bán hàng Bota POS nói riêng trong mô hình kinh doanh của mình. Hãy liên hệ với Bota.vn để nhận thêm những tư vấn và nhiều thông tin hữu ích khác nhé.