Quản lý chặt chẽ thu chi cho cửa hàng bán lẻ bằng cách nào?

1. Quản lý thu

Đối với các cửa hàng nhỏ, số lượng giao dịch trong một ngày không nhiều mà việc quản lý bằng sổ sách truyền thống đã bộc lộ nhiều điểm bất cập, sai sót thường xuyên xảy ra, số liệu không chính xác huống chi là những cửa hàng có quy mô lớn, số lượng đơn hàng và khách ra vào một ngày rất nhiều. Điều này khiến các chủ cửa hàng phải áp dụng công nghệ, công cụ hỗ trợ để việc quản lý được nhanh chóng, chính xác, hiệu quản hơn.

Biết được nhu cầu của chủ cửa hàng cùng với sự phát triển của công nghệ hiện đai, các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều có những tính năng phù hợp giúp chủ cửa hàng quán lý khoản thu của của hàng một cách chính xác và dễ dàng, Với mỗi giao dịch đều có hóa đơn và lưu lại đơn trên hệ thống, tổng nguồn thu sẽ được tổng hợp và báo cáo lại bằng số liệu và biểu đồ theo ngày, tuần, tháng, năm. Chủ cửa hàng không phải mất thời gian dò dẫm từng giao dịch và thực hiện cách tính toán thủ công như trước đây.

2. Quản lý chi

Bên những quản mà cửa hàng thu được, chắc chắn sẽ phải có chi. Những khoản chi như tiền mặt bằng, tiền thuê của hàng, nhân công, nâng cấp, mở rộng quy mô cửa hàng,… Những khoản chi này cần phải được kiểm soát và quán lý chặt chẽ để tránh sai sót, thâm hụt nguồn vốn, thậm chí nếu không có cơ sở đối chiếu sẽ có thể gây mẫu thuẫn, thiếu minh bạch.

Với phần mềm quản lý bán hàng, quản lý nhiều khoản chi phức tạp sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cũng giống như quản lý thu, mỗi giao dịch sẽ được xuất phiếu chi với đầy đủ các chi tiết và thông tin cần thiết, đồng thời giao dịch này đều được ghi lại rõ ràng với thông tin cụ thể trong hệ thồn giúp chủ cửa hàng kiểm soát dễ dàng, tìm kiếm nhanh chóng mỗi khi tìm kiếm.

3. Quản lý công nợ

Quản lý công nợ thực sự là một vấn đề nan giải mà những chủ cửa hàng đều ái ngại. Với những khách hàng thân thiết hoặc khách lấy với số lượng lớn mà chủ cửa hàng phải đàm phán cho ghi nợ để tạo mối quan hệ với khách hàng. Nếu không có công cụ quản lý chi tiết và hệ thống các khoản nợ của khách hàng, thông tin liên lạc sẽ khó khăn trong việc thu hồi công nợ, ảnh hưởng lớn đến vốn và xoay vòng vốn kinh doanh.

Có rất nhiều cách để quản lý công nợ hiệu quả như đặt mức nợ và thời gian cố định cho mỗi khách hàng, ghi chép cẩn thận mỗi khoản nợ, mỗi khách hàng… nhưng rất tốn thời gian và công sức. Với phần mềm quản lý bán hàng bạn chỉ cần nhập liệu tên khách hàng cùng thông tin cần thiết thì sẽ không gặp phải tình trạng thiếu hụt nguồn vốn, chậm trễ trong tái đầu tư.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng trong thu chi cửa hàng?

1. Quản lý chặt chẽ

Phần mềm quản lý bán hàng bota với đầy đủ các tính năng quản lý thu, chi, công nợ, báo cáo tình hình dạng biểu đồ trực quan hứa hẹn sẽ là một trợ thủ đắc lực cho giới kinh doanh và đặc biệt là những cửa hàng bán lẻ. Bạn sẽ không phải tốn thời gian hàng ngày kiểm tra sổ sách mà vấn cứ sai sót nữa. Đặc biệt là khi cửa hàng bạn đang trong chương trình khiến mãi giảm giá, giao mùa, lượng giao dịch tăng đột biến. Trong những ngày ngày bạn sẽ không phải lo sợ sai sót hay thiếu đơn hàng nếu biết sử dụng phần mềm quản lý bán hàng.

2. Tiết kiệm thời gian

Với những tính năng ưu việt kể trên, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp các chủ cửa hàng có thể kiểm soát thu chi một cách chính xác chỉ với một vài cú nhấp chuột, vô cùng hiệu quả, tiết kiệm cả về tiền bạc và công sức. Khi kiểm soát được được tình hình thu chi của cửa hàng, vấn đề xoay vòng vốn hay tái đầu tư sẽ không còn gặp phải khó khăn.

3. Báo cáo trực quan

Với chức năng thể hiện báo cáo dạng số liệu, cột, bảng biểu theo ngày, tháng, năm phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ cửa hàng có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, kinh doanh hiện tại của cửa hàng mình, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp mang lại hiệu quả lợi nhuận.

Với nhiều ưu việt và tính năng hữu ích như trên, tại sao bạn không sử dụng ngay phần mềm quản lý bán hàng để có thể đơn giản và tối ưu công việc kinh doanh của mình. Chúc bạn thành công!

Đọc thêm: Quy trình quản lý thu chi tiền mặt ở cửa hàng bán lẻ

The post Quản lý thu chi hiệu quả cho cửa hàng với phần mềm quản lý bán hàng appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

1. Những bộ phận tham gia thu chi tiền mặt tại cửa hàng

Quản lý thu chi là một công việc phức tạp mà chủ cửa hàng phải thực hiện hàng ngày để kiểm soát được mọi nguồn thu và chi tiền mặt tại cửa hàng. Và trong bất cứ bộ phận nào  của cửa hàng cũng đều cần phải thu và chi, tham gia vào quy trình này.

• Nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng là người trực tiếp giao dịch với khách hàng, thực hiện công việc thanh toán hóa đơn cho khách, chi tiêu những vấn đề cần thiết của cửa hàng, chính vì thế nhân viên bán hàng là người trực tiếp thực hiện thu/chi tiền mặt trong cửa hàng. Những giao dịch với khách, hay trao đổi nào liên quan đến tiền mặt của cửa hàng cần được ghi chép lại đầy đủ, cụ thể, chi tiết nhằm giúp cửa hàng dễ dàng thuận tiện hơn trong việc quản lý được minh bạch, chính xác.

• Chủ cửa hàng

Cuối ngày chủ cửa hàng là người thực hiện tiến trình tính toán số tiền thu chi của cửa hàng và đối chiếu với số tiền mặt hiện có tại cửa hàng. Điều này giúp bạn kiểm soát chính xác được lượng tiền và hạn chế thất thoát trong cửa hàng. Đồng thời còn giúp chủ cửa hàng kiểm soát được tình hình kinh doanh hiện tại của cửa hàng như thế nào.

• Kế toán ( nếu có )

Đối với những cửa hàng bán lẻ có kế toán riêng, công việc tính toán và cân đối thu chi chính là nhiệm vụ của họ. Họ ghi nhận thu chi tương ứng với những giao dịch phát sinh tại của hàng, theo đó cuối ngày họ sẽ tổng hợp lại tình hình thu chi của cửa hàng và báo cáo lại với chủ cửa hàng để kiểm tra lại.

2. Quy trình quản lý thu chi tiền mặt

Khi cửa hàng đã xây dựng được một quy trình quản lý thu chi tiền mặt hợp lý se giúp các bộ phận trong cửa hàng làm việc hiệu quả hơn, chính xác hơn và công việc quản lý của chủ cửa hàng cũng trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Quy trình quản lý thu chi được xây dựng dựa trên mô hình khá đơn giản, phù hợp với mô hình kinh doanh vừa và nhỏ.

Trên đây là sơ đồ quản lý thu chi tiền mặt cho những cửa hàng bán lẻ. Trong đó

Kiểm tra thông tin giao dịch nghĩa là trước khi tiến hành giao dịch về thời gian, số tiền, số lượng hàng cùng nội dung thu chi. Dựa trên những thông tin này, nhân viên sẽ tiến hành thu hoặc chi tiền mặt phù hợp.

Thu tiền mặt: Khi có giao dịch cần thu tiền, nhân viên lập phiếu thu dựa trên số liệu, thông tin đã có của giao dịch. Sau khi thu tiền mặt cho cửa hàng, nhân viên cần ghi lại chính xác và chi tiết đô tiền vào sổ của cửa hàng.

Chi tiền mặt: Tương tự với thao tác thu tiền mặt, khi tiền hành chi tiền, nhân viên cũng cần lập phiếu chi với những thông tin rõ ràng. Sau đó, việc ghi nhận số tiền chi sẽ được tiến hành bởi nhân viên bán hàng hoặc kế toán.

Báo cáo thu chi: Dựa trên bảng cân đối thu chi, nhân viên sẽ lập báo cáo thu chí cho chủ cửa hàng, Nhờ đó mà chủ cửa hàng có thể dễ dàng nắm bắt tình hình của của hàng và có thể lên kế hoạch thu chi hợp lý hơn.

3. Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý thu chi tiền mặt thật hiệu quả

Quản lý thu chi bằng những phương pháp quen thuộc và truyền thống như ghi chép sổ sách, excel,…nhân viên cũng như chủ cửa hàng gặp phải rất nhiều khó khăn và bất tiện. Do đó để ghánh bớt những khó khăn mà người kinh doanh gặp phải Bota cho ra mắt phần mềm quản lý bán hàng bota với nhiều tính năng thông minh, nhưng đơn giản thuận tiện giúp cho chủ cửa hàng dễ dàng hơn trong việc quản lý cửa hàng của mình.

Quản lý thu chi tự dộng: Khi các giao dịch như bán hàng, đổi hàng, nhập hàng,… hệ thống sẽ tự động cập nhật các khoản thu chi tương ứng, tổng hợp lại, báo cáo. Vì vậy chủ cửa hàng có thể kiểm soát được chính xác dòng tiền mặt của cửa hàng và dễ dàng tìm kiếm theo dõi mỗi ngày.

Lập phiếu thu chi nhanh chóng: các phần mềm đều hỗ trợ người dùng trong việc lập các báo cáo thu chi , giúp nhân viên bán hàng cũng có thể nhanh chóng và dễ dàng hơn trong công việc của mình.

Báo cáo trực quan: Khác với cách quản lý thu chi truyền thống, phần mềm quản lý bán hàng sở hữu nhiều tính năng ưu việt, trong đó có tính năng lập báo cáo rất thuận tiên và nhanh chóng. Chính vì thế chủ cửa hàng rất dễ dàng trong việc lập báo cáo và theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại cửa hàng.

Quản lý thu chi tiền mặt là một hoạt động quan trọng đối với các cửa hàng bởi nó giúp kiểm soát một mặt quan trọng của kinh doanh chính là tài chính của  cửa hàng, hạn chế thất thoát hay sai sót gây thâm hụt. Hy vọng những chia sẻ trên đã cung cấp những thông tin hữu ích cho quy trình quản lý thu chi cho cửa hàng bạn.

The post Quy trình quản lý thu chi tiền mặt ở cửa hàng bán lẻ appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.