Trong kinh doanh quy trình qủan lý thu chi tiền mặt đóng vai trò lớn, giúp chủ cửa hàng nắm bắt đầy đủ hoạt động thu chi và từ đó đưa ra quyết định chi tiêu sao cho hợp lý. Vậy quy trình thu chi tiền mặt ở một cửa hàng bán lẻ diễn ra như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau nhé.
-
Những bộ phận tham gia thu chi tiền mặt tại cửa hàng
Quản lý thu chi là một công việc phức tạp mà chủ cửa hàng phải thực hiện hàng ngày để kiểm soát được mọi nguồn thu và chi tiền mặt tại cửa hàng. Và trong bất cứ bộ phận nào của cửa hàng cũng đều cần phải thu và chi, tham gia vào quy trình này.
- Nhân viên bán hàng
Nhân viên bán hàng là người trực tiếp giao dịch với khách hàng, thực hiện công việc thanh toán hóa đơn cho khách, chi tiêu những vấn đề cần thiết của cửa hàng, chính vì thế nhân viên bán hàng là người trực tiếp thực hiện thu/chi tiền mặt trong cửa hàng. Những giao dịch với khách, hay trao đổi nào liên quan đến tiền mặt của cửa hàng cần được ghi chép lại đầy đủ, cụ thể, chi tiết nhằm giúp cửa hàng dễ dàng thuận tiện hơn trong việc quản lý được minh bạch, chính xác.
- Chủ cửa hàng
Cuối ngày chủ cửa hàng là người thực hiện tiến trình tính toán số tiền thu chi của cửa hàng và đối chiếu với số tiền mặt hiện có tại cửa hàng. Điều này giúp bạn kiểm soát chính xác được lượng tiền và hạn chế thất thoát trong cửa hàng. Đồng thời còn giúp chủ cửa hàng kiểm soát được tình hình kinh doanh hiện tại của cửa hàng như thế nào.
- Kế toán ( nếu có )
Đối với những cửa hàng bán lẻ có kế toán riêng, công việc tính toán và cân đối thu chi chính là nhiệm vụ của họ. Họ ghi nhận thu chi tương ứng với những giao dịch phát sinh tại của hàng, theo đó cuối ngày họ sẽ tổng hợp lại tình hình thu chi của cửa hàng và báo cáo lại với chủ cửa hàng để kiểm tra lại.
-
Quy trình quản lý thu chi tiền mặt
Khi cửa hàng đã xây dựng được một quy trình quản lý thu chi tiền mặt hợp lý se giúp các bộ phận trong cửa hàng làm việc hiệu quả hơn, chính xác hơn và công việc quản lý của chủ cửa hàng cũng trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Quy trình quản lý thu chi được xây dựng dựa trên mô hình khá đơn giản, phù hợp với mô hình kinh doanh vừa và nhỏ.
Trên đây là sơ đồ quản lý thu chi tiền mặt cho những cửa hàng bán lẻ. Trong đó
Kiểm tra thông tin giao dịch nghĩa là trước khi tiến hành giao dịch về thời gian, số tiền, số lượng hàng cùng nội dung thu chi. Dựa trên những thông tin này, nhân viên sẽ tiến hành thu hoặc chi tiền mặt phù hợp.
Thu tiền mặt: Khi có giao dịch cần thu tiền, nhân viên lập phiếu thu dựa trên số liệu, thông tin đã có của giao dịch. Sau khi thu tiền mặt cho cửa hàng, nhân viên cần ghi lại chính xác và chi tiết đô tiền vào sổ của cửa hàng.
Chi tiền mặt: Tương tự với thao tác thu tiền mặt, khi tiền hành chi tiền, nhân viên cũng cần lập phiếu chi với những thông tin rõ ràng. Sau đó, việc ghi nhận số tiền chi sẽ được tiến hành bởi nhân viên bán hàng hoặc kế toán.
Báo cáo thu chi: Dựa trên bảng cân đối thu chi, nhân viên sẽ lập báo cáo thu chí cho chủ cửa hàng, Nhờ đó mà chủ cửa hàng có thể dễ dàng nắm bắt tình hình của của hàng và có thể lên kế hoạch thu chi hợp lý hơn.
-
Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý thu chi tiền mặt thật hiệu quả
Quản lý thu chi bằng những phương pháp quen thuộc và truyền thống như ghi chép sổ sách, excel,…nhân viên cũng như chủ cửa hàng gặp phải rất nhiều khó khăn và bất tiện. Do đó để ghánh bớt những khó khăn mà người kinh doanh gặp phải Bota cho ra mắt phần mềm quản lý bán hàng bota với nhiều tính năng thông minh, nhưng đơn giản thuận tiện giúp cho chủ cửa hàng dễ dàng hơn trong việc quản lý cửa hàng của mình.
Quản lý thu chi tự dộng: Khi các giao dịch như bán hàng, đổi hàng, nhập hàng,… hệ thống sẽ tự động cập nhật các khoản thu chi tương ứng, tổng hợp lại, báo cáo. Vì vậy chủ cửa hàng có thể kiểm soát được chính xác dòng tiền mặt của cửa hàng và dễ dàng tìm kiếm theo dõi mỗi ngày.
Lập phiếu thu chi nhanh chóng: các phần mềm đều hỗ trợ người dùng trong việc lập các báo cáo thu chi , giúp nhân viên bán hàng cũng có thể nhanh chóng và dễ dàng hơn trong công việc của mình.
Báo cáo trực quan: Khác với cách quản lý thu chi truyền thống, phần mềm quản lý bán hàng sở hữu nhiều tính năng ưu việt, trong đó có tính năng lập báo cáo rất thuận tiên và nhanh chóng. Chính vì thế chủ cửa hàng rất dễ dàng trong việc lập báo cáo và theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại cửa hàng.
Quản lý thu chi tiền mặt là một hoạt động quan trọng đối với các cửa hàng bởi nó giúp kiểm soát một mặt quan trọng của kinh doanh chính là tài chính của cửa hàng, hạn chế thất thoát hay sai sót gây thâm hụt. Hy vọng những chia sẻ trên đã cung cấp những thông tin hữu ích cho quy trình quản lý thu chi cho cửa hàng bạn.
