5 mẹo giúp tối ưu hóa quy trình hoàn trả sản phẩm tại cửa hàng bán lẻ

Về lý thuyết, việc trả lại sản phẩm tại cửa hàng nghe có vẻ đơn giản, nhưng trên thực tế thì không hề như vậy. Nhiều nhà bán lẻ đang phải vật lộn với tình trạng khách trả lại sản phẩm. Cũng có những trường hợp nhân viên thu ngân không thể hoàn trả tiền thanh toán cho khách hàng do một vài chính sách hoàn trả khiến cho khách hàng có những trải nghiệm tồi tệ khi đến cửa hàng của bạn. Mặt khác, việc trả hàng mà không có biên lai có thể tạo ra các vấn đề về hàng tồn kho và kế toán nghiêm trọng. Vì vậy, hãy cùng Bota.vn tham khảo 5 mẹo giúp tối ưu hóa quy trình hoàn trả sản phẩm tại cửa hàng bán lẻ nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng POS nhé.

Xem thêm: 4 bước xử lý đơn hàng hoàn trả cho các cửa hàng bán lẻ nhờ phần mềm POS

Mẹo số 1: Viết rõ các chính sách đổi trả sản phẩm

Hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng, tưởng tượng bạn mang trả lại một sản phẩm tại cửa hàng nhưng rồi phát hiện ra rằng chính sách đổi trả trên trang web không được cập nhật đầy đủ yêu cầu của bạn không được chấp nhận. Vì vậy, bạn nên tìm cho mình một thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp cùng trang tin tức về chính sách đổi trả hàng rõ ràng và dễ hiểu. Ngoài ra, không chỉ riêng trên website, chính sách hoàn trả phải được thông báo với khách hàng trên tất cả các kênh bán hàng online một cách nhất quán.

Trong chính sách hoàn trả, cửa hàng cần phải nêu rõ:

• Thời hạn đổi trả: Một số nhà bán lẻ cho phép khách hàng đổi trả hàng trong vòng hai tuần, nhưng cũng có những nhà bán lẻ chỉ cho phép khách hàng đổi trả hàng trong vòng 24h kể từ lúc xuất hóa đơn mua hàng.
• Điều kiện đổi trả: Xác định các điều kiện cần có để khách hàng có thể đổi trả hàng. Ví dụ: mặt hàng phải ở trong tình trạng tốt, với nhãn mác còn nguyên. Hầu hết các nhà bán lẻ cũng yêu cầu khách hàng giữ bao bì sản phẩm và biên lai gốc. Các mặt hàng mua trực tuyến có thể không có chính sách giống như các mặt hàng mua tại cửa hàng.
• Ngoại lệ: Khách hàng cần biết nếu món hàng họ mua không được đổi / hoàn tiền. Điều này đặc biệt đúng đối với các mặt hàng giảm giá, quần áo lót hoặc đồ dễ hỏng như thực phẩm hoặc hoa. Bạn cũng nên nêu rõ nếu có ngoại lệ liên quan đến sản phẩm bị lỗi.

Mẹo số 2: Lưu lại bản sao biên lai

Việc chấp nhận trả hàng mà không cần biên lai cũng có thể mang lại trải nghiệm mua hàng tốt hơn cho khách hàng của bạn và giúp giữ họ ở lại với thương hiệu của bạn thay vì chuyển sang đối thủ cạnh tranh.

Hãy đảm bảo rằng bạn luôn chuẩn bị sẵn sàng để xử lý việc trả lại hàng mà không cần khách hàng mang biên lai. Việc này có thể khá khó khăn với ca cửa hàng bán lẻ dùng các cách thủ công để ghi biên lai cho khách. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng POS, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy đơn đặt hàng trong hệ thống một cách nhanh chóng. Bạn có thể yêu cầu khách hàng đọc số điện thoại và tên để tìm kiếm lịch sử đặt hàng của họ.

Mẹo số 3: Sử dụng thẻ thành viên tích điểm

Thẻ thành viên có chức năng tích điểm tại cửa hàng có thể là một lời nhắc nhở khách hàng luôn nhớ về thương hiệu của bạn và khuyến khích họ quay lại cửa hàng của bạn. Đây cũng là một giải pháp thay thế tốt cho tiền mặt nếu cửa hàng không có chính sách đổi trả hàng và hoàn tiền mặt.

Điều này đặc biệt hữu ích nếu người tiêu dùng thuộc nhóm khách hàng trung thành của cửa hàng bạn. Thay vì gửi tiền qua lại giữa tài khoản ngân hàng của khách hàng và của bạn, họ nhận được số điểm thưởng tích lũy vào thẻ thành viên để thanh toán cho lần mua tiếp theo.

Xem thêm: Trào lưu mở thẻ thành viên để giữ chân khách hàng trong năm 2020

Mẹo số 4: Xem xét và phân tích lý do khách hàng đổi trả hàng

Việc đổi trả sản phẩm là một phần tất yếu của ngành bán lẻ. Theo dõi dữ liệu về tỉ lệ hoàn trả lại sản phẩm tại cửa hàng sẽ giúp các nhà bán lẻ xác định các vấn đề tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh của họ.

Có một số trường hợp điển hình như sau:

• Nhiều khách hàng đã mua sản phẩm của bạn trực tuyến nhưng sau đó họ đến đổi sản phẩm tại cửa hàng vì họ mua sai kích cỡ (trường hợp này thường xuyên xảy ra với ca cửa hàng thời trang). Điều này có nghĩa là khách hàng của bạn đang gặp khó khăn trong việc lựa chọn quần áo theo số đó và bạn có thể nên thêm ban số đo của sản phẩm trên trang website bán hàng.
• Khách hàng luôn yêu cầu nhân viên giải thích về chính sách đổi trả của bạn. Có lẽ một phần trong chính sách của bạn quá khó hiểu, hoặc đơn giản là thiết kế website của bạn khó sử dụng đến nỗi khách hàng không thể tìm đọc chính sách đổi trả. Bạn có thể viết lại chính sách để giúp khách hàng dễ dàng hơn và yêu cầu nhân viên giải thích rõ ràng khi thanh toán.

Xem thêm: 5 cách quản lý các hoạt động của cửa hàng bán lẻ hiệu quả

Mẹo số 5: Tích hợp phần mềm quản lý bán hàng POS

Nếu bạn đang bán hàng tại cửa hàng và cả các kênh bán hàng online thì bạn thực sự cần có sự giúp đỡ của phần mềm quản lý bán hàng POS. Bạn có thể tạo ra trải nghiệm mua sắm hoàn hảo cho khách hàng của mình bất kể họ đang đứng trực tiếp tại cửa hàng hay họ đã mua hàng trực tuyến.

Ngoài ra, việc trả lại sản phẩm tại cửa hàng cũng sẽ thuận tiện và nhanh chóng. Phần mềm quản lý bán hàng POS sẽ đảm bảo dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực và chính xác. Khi việc trả hàng hoàn tất, sự thay đổi về đơn hàng, hàng tồn kho sẽ được cập nhật ngay lập tức trên hệ thống cũng như trên các kênh bán hàng online. Không ai muốn nhập lại các phiếu trả sản phẩm trong cửa hàng theo cách thủ công trong khi phần mềm quản lý bán hàng POS hoàn toàn có thể làm được điều này một cách hiệu quả.

Như vậy, các quy trình xử lý đơn hoàn trả có thể dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng POS. Nếu như bạn vẫn đang loay hoay trong việc xử lý các đơn hoàn trả cũng như quản lý kho hàng thì hãy liên hệ ngay với Bota.vn cùng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Bota POS để nhận thêm tư vấn nhé.

Xem thêm: 8 chức năng siêu việt của phần mềm quản lý bán hàng đa kênh BOTA POS