Xem thêm:

Giải pháp tránh thất thoát hàng hóa tốt nhất trong kinh doanh

Bỏ túi bí quyết quản lý kho mỹ phẩm hiệu quả

Cách chuyển đổi hàng tồn kho dư thừa thành tiền mặt

Không xác định lượng tồn kho tối ưu

Xác định hàng tồn kho tối ưu là việc xác định số lượng hàng hóa được duy trì trong kho với mức vừa đủ để cung cấp cho việc kinh doanh của công ty lại vừa tiết kiệm chi phí bảo quản, trữ kho tối đa.

Đây là một khâu rất quan trọng; cần được làm định kỳ để duy trì sự ổn định của quá trình kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không làm tốt; không có kế hoạch rõ ràng dễ dẫn đến sự gián đoạn khi gặp phải những rủi ro không lường trước từ biến động thị trường.

Xác định lượng hàng tồn tối ưu còn giúp doanh nghiệp sắp xếp được nguồn lực quản lý một cách tốt nhất; không quá nhiều dẫn đến lãng phí; cũng không quá ít so với nhu cầu.

Hàng hóa sắp xếp không hợp lý

Là một doanh nghiệp được lên kế hoạch tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị cho tới vận hành; không có lý do nào để bạn cẩu thả khi sắp xếp hàng hóa trong kho. Các sản phẩm phải được phân loại; đưa vào những khu riêng biệt; xếp thành từng lô tùy vào kích thước, hạn dùng, hay điều kiện bảo quản.

Việc sắp xếp khoa học hàng hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được diện tích kho bãi, thời gian; sức lực đồng thời làm tăng năng suất lao động cùng việc tra xuất; quản lý, kiểm soát thuận tiện; dễ dàng hơn. Nên bố trí hàng hóa theo một nguyên tắc nhất định, hàng nào có nhu cầu cần gấp; nhiều hơn thì đưa ra đầu; hàng nào dễ vỡ thì đặt tại nơi ít phải va chạm,…

Đừng nghĩ rằng sắp xếp hàng hóa chỉ là việc đơn giản mà bỏ qua; nó không những khiến công việc của bạn diễn ra thuận lợi mà còn đánh giá khả năng quản lý của bạn.

Không kiểm kê và xác định lượng hàng tồn thường xuyên

Một trong những sai lầm nghiêm trọng trong công tác quản lý kho hàng là không thường xuyên kiểm lại hàng tồn. Nhiều người thường ngại việc kho quá lớn, hàng quá nhiều mà không muốn kiểm tra sát sao về số lượng và tình trạng hàng trong kho. Việc này dẫn đến hàng hóa bị thất thoát; hỏng hóc hay hết hạn mà doanh nghiệp không biết, đến khi cần dùng lại không đáp ứng được nhu cầu.

Việc kiểm tra hàng theo định kỳ giúp doanh nghiệp xác định được sản phẩm nào còn, sản phẩm nào hết để có kế hoạch nhập – xuất phù hợp. Ngoài ra, bạn còn đánh giá được lượng tiêu thụ của mặt hàng nào đó dựa vào số lượng vừa việc lưu chuyển hàng trong kho; từ đó nhận biết nhu cầu thị trường đúng đắn để đưa ra chiến lược cạnh tranh

Việc kiểm tra và thống kê hàng hóa, vật tư, nguyên liệu là hoạt động cần thiết, cần được tiến hành thường xuyên, định kì. Hoạt động này nhằm xác định liệu số hàng trong kho có khớp với trên sổ sách giấy tờ không hay liệu hàng hóa có gặp phải hỏng hóc gì không. Từ đó, tránh được tình trạng thất thoát; hỏng hóc, hay hao mòn, giảm giá trị sử dụng của hàng hóa.

Mở một cửa hàng; bạn “bù đầu” với vô vàn công việc từ quản lý, bán hàng, marketing;… nên đôi khi kho hàng bị bỏ quên. Lâu dần, hàng hóa thay đổi khiến bạn không thể nắm chính xác hàng hóa trong kho đang có bao nhiêu; gồm những mặt hàng nào.

Đây là sai lầm khá nhiều cửa hàng mắc phải. Thực tế, việc kiểm kê và xác định được lượng hàng có trong kho là rất quan trọng. Bạn sẽ nắm được mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào “ế khách”; cửa hàng nên nhập thêm những mặt hàng nào,… để xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả hơn.

Số liệu tồn kho không đồng nhất

Bất kỳ hoạt động xuất kho hay hủy hàng do hỏng hóc đều phải được ghi chép lại cụ thể; và nhập lên hệ thống phần mềm quản lý. Số liệu không đầy đủ, không đồng nhất với thực tế sẽ khiến cho tình trạng thất thoát hàng hóa, trộm cắp. Khiến bạn khó khăn trong việc quản lý hàng trong kho. Đôi khi còn dẫn tới những mức phạt không mong muốn.

Không đào tạo nhân viên bài bản

Nhân viên kho là người trực tiếp nắm bắt thông tin sản phẩm và quản lý tồn kho. Tuy nhiên việc không đào tạo nhân viên kho khiến cho nhân viên không nắm bắt công việc sẽ dẫn đến những sai lầm trong việc quản lý kho. Không phải bất cứ nhân viên nào cũng đã có kiến thức trong ngành về sản phẩm; đặc trưng của sản phẩm. Do đó, việc đào tạo nhân viên thường xuyên là điều vô cùng cần thiết.

Ở những cửa hàng nhỏ, nhân viên thường chỉ làm part-time với công việc chính là bán hàng, ít ai được đào tạo về quản lý kho dù là ở những bước cơ bản nhất. Trớ trêu thay, họ mới là người thường xuyên ra vào kho lấy hàng chứ không phải người chủ.

Đây là sai lầm khá nhiều cửa hàng mắc phải. Thực tế, việc kiểm kê và xác định được lượng hàng có trong kho là rất quan trọng. Bạn sẽ nắm được mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào “ế khách”; cửa hàng nên nhập thêm những mặt hàng nào,… để xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả hơn.

Quản lý theo mô hình thủ công, thiếu chuyên nghiệp

Ngoài các trang bị liên quan đến việc bảo quản; bốc dỡ, vận chuyển; chúng tôi khuyên các doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm quản lý kho giúp quản lý kho hàng hiệu quả. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm như thế; thậm chí ngoài chức năng quản lý kho còn có thêm nghiệp vụ kế toán hay bán hàng; rất tiện lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian.

Một phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nắm bắt được số lượng hàng hóa tồn kho hiện tại; thậm chí còn thống kê sản phẩm nào đang bán chạy để lên kế hoạch bổ sung kịp thời.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp, thân thiện, dễ dàng sử dụng – hứa hẹn sẽ là cánh tay phải hỗ trợ bạn đắc lực trong việc quản lý. Áp dụng Bota pos để trải nghiệm sự chuyên nghiệp trong kinh doanh nhé!

The post 6 Sai Lầm Nghiêm Trọng Trong Quản Lý Kho Hàng appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm:

Áp dụng tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho hàng cho doanh nghiệp

Quản lý kho nội thất hiệu quả với phần mềm bán hàng

Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa giúp quản lý kho hiệu quả

Kinh nghiệm quản lý kho hàng

Thiết lập vị trí hàng trong kho theo khu vực riêng

Các mã hàng đều thay đổi theo từng thời kì, vì vậy cần phải sắp xếp thích hợp với mô hình kinh doanh của bạn, thiết lập và xem lại ít nhất 6 tháng 1 lần.

Điều này đảm bảo rằng, các mã hàng phải nằm chính xác ở số kệ nhất định trong kho hàng nhằm giảm thời gian nhân viên tìm kiếm khi khách hàng yêu cầu.

Hệ thống quản lí kho hàng của bạn phải có mô-đun phân chia rõ ràng, linh hoạt. Nếu bạn chưa sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mà sử dụng excel thì có thể tham khảo các mẫu quản lý kho hàng trên mạng để học theo và tối ưu phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Tự tạo ra khu vực trung tâm lấy hàng trong kho

Bạn có thể tăng năng suất và cải thiện sự tiện lợi cho người chọn hàng bằng việc sắp xếp các mã hàng đi một cách nhanh nhất ở vùng trung tâm hoặc khu vực điều khiển để lấy hàng trong kho lưu trữ của bạn.

Tự động hóa quy trình chọn hàng tại kho

Thông thường, người chọn hàng trong kho phải dành ra 60% thời gian để xem xét hoặc di chuyển những sản phẩm. Việc lựa chọn các giải pháp tự động, chẳng hạn như vận chuyển sẽ làm giảm thời gian đi lại cho họ. Và tháp lưu trữ hàng nhiều tầng là một phương án sáng tạo và tiết kiệm thời gian đi lại.

Bố trí kệ – giá thích hợp với hàng hóa trong kho

Lưu ý các doanh nghiệp về việc lựa chọn kệ – giá sao cho các mặt hàng có khối lượng nhỏ, thấp và chưa di chuyển ở các giá đỡ và kệ hàng di chuyển nhanh, vận chuyển bằng thùng cartoon/pallet hoặc chọn những nơi lưu trữ phù hợp khác – để cải thiện mật độ lưu trữ và năng suất kho hàng. Điều này cũng cho phép bạn tận dụng tốt không gian trong quy trình quản lý kho.

Tạo danh sách hàng thường xuyên xuất kho

Dù là vì doanh thu hay vì quản lý kho, việc doanh nghiệp chủ động áp dụng quy tắc 80 – 20 cũng đều rất có ý nghĩa với sự phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn có thể đạt được hiệu quả to lớn bằng cách nhóm 20 phần trăm sản phẩm thành 80 phần trăm đơn đặt hàng.

Việc bán số lượng lớn một nhóm các mặt hàng giúp doanh nghiệp xây dựng thế mạnh cung cấp, đồng thời nhân viên sẽ gần như “thuộc lòng” được nhóm mã hàng hoá này vì họ phải tiếp xúc với nó thường xuyên.

Chỉ chọn hai hoặc ba kích cỡ thùng hàng để vận chuyển

Chỉ nên chọn hai hoặc ba thùng hàng với kích cỡ phù hợp để vận chuyển đơn đặt hàng. Ngoài ra, có thể có một vài kích cỡ tùy chỉnh để khi cần thiết người chọn hàng có thể làm việc nhanh hơn. Việc cắt giảm kích cỡ có thể tối ưu hóa chi phí vận chuyển hàng hóa cũng như dễ dàng hơn trong công tác vận chuyển.

Tối ưu các đơn hàng xuất kho

Trong quá trình tư vấn cho khách hàng ngoại tỉnh; thành, doanh nghiệp cần chủ động tư vấn khách chọn những mặt hàng hiện đang có sẵn trong kho; hoặc đề nghị khách mua theo lô con số cộng trừ tồn – dư trong kho chính xác.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý kho hàng

Có rất nhiều lựa chọn để nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng bao gồm mã vạch; công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến; nhận diện theo nhãn hiệu; ánh sáng và công nghệ kích hoạt bằng giọng nói. Các công nghệ này được thiết lập nhằm tăng năng suất hiệu quả quản lý và nâng cao độ chính xác.

Kỹ năng quản lý kho hàng

Đối với thủ kho

Cùng 1 số quy định về trang phục và kỉ luật như nhân viên bán hàng; tuy nhiên, nhân viên thủ kho cần có thêm những nội quy riêng; để quản lý kho hàng hiệu quả nhất có thể. Khi có giấy nhập xuất kho; luôn phải kiểm tra nghiêm ngặt; đầy đủ, đồng thời thường xuyên theo dõi tình hình hàng hoá trong kho có khớp với dữ liệu phần mềm hay không để phục vụ cho việc bán hàng; nhập kho chính xác. Đảm bảo sắp xếp hàng hoá trong kho 1 cách khoa học; dễ lấy, dễ tìm, phòng tránh cháy nổi cũng như ẩm ướt để bảo vệ chất lượng hàng hoá tốt nhất.

Đối với khách hàng

Trong trường hợp khách hàng vào tận kho lấy hàng phải đảm bảo 1 số yếu tố then chốt; để có thể giữ trật tự chung. Một số nội quy quản lý kho hàng nên được áp dụng đó là khi khách đến giao dịch phải mang theo chứng minh thứ; giấy giới thiệu học thẻ nhân viên nếu là người bên phía đối tác;…Thực hiện xuất trình các giấy tờ cần thiết cho thủ kho, ăn mặc lịch sự; đúng tác phong và tuân theo sự điều hành của thủ kho hoặc người phân hàng.

Đối với nhân viên bán hàng

Đối với nhân viên; là người trong doanh nghiệp nhưng cũng cần phải tuân thủ 1 số nội dung nghiêm ngặt; để tránh tình trạng đông người dẫn đến hỗn loạn ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá. Thứ nhất; khi vào kho phải mang thẻ nhân viên ra vào để thủ kho dễ dàng quản lý, ăn mặc gọn gàng; đúng tác phong và tuân theo sự chỉ dẫn của thủ kho. Đặc biệt là cấm đưa người lạ hoặc người thân ngoài doanh nghiệp đi vào khu vực kho.

Ngoài ra, nên sử dụng thêm phần mềm quản lý bán hàng tích hợp thêm chức năng quản lý kho; để nhân viên bán hàng và thủ kho cùng nhau theo dõi số lượng hàng tồn; và hàng cần bán trùng khớp để phối hợp ăn ý hơn.

Với những kinh nghiệm và kỹ năng quản lý kho hàng tốt nhất; hiệu quả nhất và chuyên nghiệp nhất mà bài viết đã tổng hợp và chia sẻ. Hy vọng sẽ là những kiến thức hữu ích trong việc kinh doanh. Cùng học tập và áp dụng ngay những kinh nghiệm trên; để hoạt động quản lý kinh doanh nói chung và quản lý kho nói riêng trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

The post Những Kỹ Năng Quản Lý Kho Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm: 

Các bước thực hiện kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất

8 sai lầm nghiêm trọng trong quản lý kho hàng

Giải pháp chống thất thoát hàng hóa tốt nhất trong kinh doanh

Khái niệm quản lý kho?

Quản lý kho hàng là hoạt động quản lý hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

Quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Vậy công việc của một nhân viên quản lý kho hay thủ kho là gì?

Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho

Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất

Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước

Nhiệm vụ, trách nhiệm của nhân viên Quản lý kho bao gồm:

Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho

Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu

Đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập kho

Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định

Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan

Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho

Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…

Thực hiện các thủ tục đặt hàng

Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…

Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho

Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa vật tư trong kho

Lập và cập nhật sơ đồ kho

Ghi phiếu nhập, xuất kho

Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng

Phương pháp kế toán hàng tồn kho

Để quản lý và kế toán hàng tồn kho nói chung, nguyên vật liệu nói riêng thì tùy theo đặc điểm của hàng tồn kho mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai phương pháp: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ.

Các phương pháp này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá hàng tồn kho nên cần được nghiên cứu để vận dụng phù hợp.

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Tổ chức theo dõi các nghiệp vụ nhập vào; cuối kỳ tiến hành kiểm kê tình hình tồn kho, định giá rồi từ đó mới xác định trị giá hàng đã xuất trong kỳ. Do xuất phát từ đặc điểm nêu trên nên mối quan hệ giữa trị giá nhập; xuất, tồn

Giá trị hàng tồn kho rất lớn nên sự sai lầm này; có thể làm thiệt hại một cách rõ ràng đến tính hữu dụng của các báo cáo tài chính vì thế phương pháp này được khuyến cáo không nên sử dụng phương pháp này. Phương pháp này thường phù hợp đơn vị thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp; số lượng lớn.

Phương pháp kê khai thường xuyên

Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho của nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập hoặc xuất. Mối quan hệ giữa nhập, xuất, tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Một số lưu ý khi làm kế toán hàng tồn kho

Trong quá trình làm kế toán hàng tồn kho có một số lưu ý như sau:

Tại thời điểm cuối năm tài chính cần kiểm kê hàng tồn kho và xử lý kịp thời vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.

Thường xuyên đối chiếu giữa thủ kho và kế toán, việc này sẽ tránh được chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán. Nếu có phát hiện thì sẽ xử lý kịp thời

Tránh viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho vì điều này có thể dẫn tới đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm.

Ghi nhận hàng tồn kho khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Cần tránh trường hợp không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng. Mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định.

Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho tránh trường hợp mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.

Khi lập phiếu nhập, xuất kho cần lưu ý: Đánh số thứ tự phiếu nhập, xuất kho; các chỉ tiêu phải nhất quán; lập phiếu nhập xuất kho cần kịp thời, cần có đầy đủ tên, chữ kí của những người có liên quan.

Xuất vật tư cho sản xuất cần theo dõi cả về số lượng và giá trị.

Cần hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa cần hạch toán nhập lại kho.

Khi xuất giao hàng gửi bán ngoài việc viết phiếu xuất kho cần kí hợp đồng.

Phương pháp tính giá xuất kh; xác định giá trị sản phẩm dở dang phải phù hợp và nhất quán trong năm tài chính.

Xác định và ghi nhận đúng giá gốc hàng tồn kho; (Chú ý phân bổ phần chi phí liên quan đến mua hàng vào giá vốn hàng nhập kho)

Viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất và theo dõi chi tiết từng loại vật tư; nguyên vật liệu, hàng hóa,…

Cần phân bổ công cụ; dụng cụ theo tiêu thức phù hợp, nhất quán và lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ.

Với những phương pháp kế toán, hạch toán hàng tồn kho mà bài viết đã tổng hợp và chia sẻ; chắc chắn sẽ là những kiến thức hữu ích cho nhà quản lý trong hoạt động kinh doanh. Áp dụng ngay phương pháp kế toán tồn kho để quản lý kho chuyên nghiệp nhé!

The post Khái Niệm Và Phương Pháp Kế Toán Hàng Tồn Kho appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm bài viết:

Các bước thực hiện kiểm kê hàng tồn kho trong kinh doanh

8 kinh nghiệm quản lý kho cho mô hình kinh doanh nhỏ

6 sai lầm nghiêm trọng trong quản lý kho hàng

Ưu điểm và nhược điểm của quản lý bán hàng với excel

Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:

Đơn giản, dễ sử dụng

Chi phí thấp

Tính đại trà cao, có thể tải và dùng miễn phí

Có thể chủ động thêm bớt trường dữ liệu, tự tạo báo cáo theo yêu cầu

Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, quản lý bán hàng đơn giản

Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:

Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật:

Khi quản lý việc bán hàng bằng phần mềm Excel; tất cả các thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Khi tập tin này bị lỗi; bị mất do vô ý hay nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng

Quy trình xuất hàng bán; điều chuyển hàng nội bộ phức tạp và cồng kềnh hơn. Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính; ảnh hưởng đến tiến độ công việc

Chỉ cho phép một người làm việc trên 1 tập tin, gây lãng phí nhân sự và thời gian làm việc

Ngoài ra, các hàm; các công thức trên excel khá phức tạp; người dùng phải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả

Không những vậy; excel không thể giúp lập hóa đơn và hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng…

Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được; muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán hàng, báo cáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng; mặt hàng, theo nhân viên kinh doanh, báo cáo công nợ đến hạn, ..)

Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng; nhập xuất kho; thu chi; hàng tồn kho… và người quản dùng cũng phải mất nhiều thời gian để lập thống kê, báo cáo chi tiết

Thường chỉ tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người dùng phải tốn nhiều công sức, thời gian. Do đó; nhà quản lý cũng gặp khá nhiều khó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc

Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc trên các file Excel không đảm bảo tính an toàn; và logic để phục vụ cho việc tập hợp báo cáo tổng hợp và tham chiếu ràng buộc dữ liệu

Với những doanh nghiệp lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng mặt hàng nhiều, số lượng khách hàng cũng rất nhiều thì sử dụng phần mềm excel thì rất khó đáp ứng; thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếu logic và rời rạc. Và việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được; muốn làm thì mất rất nhiều thời gian và công sức; hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

Những bất cập thường gặp khi quản lý kho bằng excel

Excel là một phương pháp được khá nhiều cửa hàng bán lẻ lựa chọn với tính tiện lợi, chi phí rẻ. Tuy nhiên phương pháp này cũng có những hạn chế rất lớn trong quản lý kho.

Dữ liệu không được bảo mật

Cơ bản là phần mềm excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cả cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu.

Hơn nữa, nếu trong quá trình sử dụng, máy tính gặp vấn đề trục trặc thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra.

Nhập liệu thủ công, dễ sai sót

Khi quản lý kho bằng excel, người dùng sẽ phải nhập thủ công toàn bộ lên phần mềm. Điều này rất dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn khi số lượng hàng hóa quá lớn.

Chỉ cần nhập sai một số liệu sẽ gây ra lỗi cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận bán hàng.

Bên cạnh đó, nhập liệu cũng mất rất nhiều thời gian, gây lãng phí nguồn nhân lực cho cửa hàng.

Không có chức năng báo cáo kinh doanh

Có thể nói, phần mềm excel quản lý kho rất đơn giản; nhưng người dùng chỉ có thể làm được một số biểu đồ đơn giản để báo cáo dữ liệu xuất – nhập – tồn kho.

Excel không hỗ trợ theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan của cửa hàng qua excel. Đây là một hạn chế lớn của excel khi quản lý hàng hóa.

Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ nhầm lẫn

Khi sử dụng file excel để quản lý kho; thông tin không được lưu trên cùng hệ thống. Vì vậy, việc quản lý công nợ với nhà cung cấp rất dễ gây ra nhầm lẫn.

Tình trạng ghi thiếu sót hay nhầm số liệu có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh chiến lược của cửa hàng.

Giải pháp quản lý kho hiệu quả

Công nghệ không ngừng phát triển và tạo ra những xu hướng ảnh hưởng mạnh mẽ đến thói quen mua sắm của người tiêu dùng. Khi khách hàng thay đổi thì người bán hàng cũng phải thay đổi.

Vì vậy những ứng dụng công nghệ ngày càng hiện đại hơn phục vụ cho các nhà kinh doanh được phát triển như một điều tất yếu. Trong đó; phần mềm quản lý bán hàng đang làm thay đổi nhanh chóng cách mà một doanh nghiệp quản lý công việc kinh doanh của mình.

Theo đánh giá của giới thương mại điện tử; trên thế giới hiện nay; xu hướng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đang dịch chuyển theo hướng từ phần mềm quản lý bán hàng truyền thống sang phần mềm có hỗ trợ bán hàng đa kênh; tích hợp theo nhu cầu các ứng dụng phục vụ từ A-Z cho hoạt động kinh doanh.

Tại Việt Nam, giữa bối cảnh bán hàng đa kênh (OmniChannel) đang trở nên phổ biến; các doanh nghiệp cũng không chỉ cần một phần mềm quản lý bán hàng mà còn cần giải pháp tích hợp ứng dụng; kết nối với các phân hệ khác cũng như các thiết bị ngoại vi như máy quét mã vạch; điện thoại di động; máy tính bảng để tạo ra một chu trình bán hàng khép kín và quản lý doanh nghiệp tổng thể.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tốt nhất để thay thế hình thức quản lý kho hàng bằng excel; thì Bota pos hứa hẹn sẽ là phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất; phù hợp nhất cho bạn. Click tại đây để trải nghiệm nhé!

The post Những Bất Cập Thường Gặp Khi Quản Lý Kho Bằng Excel appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm:

Những nguyên nhân nào dẫn đến thất thoát kho hàng?

Làm thế nào để hạn chế thất thoát trong quản lý kho hàng?

Học tập cách chuyển đổi hàng tồn kho dư thừa thành tiền mặt

Nguyên nhân gây thất thoát kho mỹ phẩm

Vậy làm thế nào để hạn chế tối đa việc thất thoát hay báo cáo sai. Trong bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra một vài kinh nghiệm nhằm giúp các chủ quản lý Spa giảm bớt những gánh nặng.

Có thể chia thành 2 nguyên nhân chính: Chủ quan và Khách quan

– Nguyên nhân chủ quan chính là quy trình quản lý và quản trị chưa rõ ràng. Đây là một sơ sót không đáng có của bất cứ nhà quản lý nào. Việc lơ là trong khâu quản lý rất dễ dẫn đến kiểm kê hàng hóa không chính xác. Hoặc sai sót trong báo cáo thống kê cũng là nguyên nhân gây thất thoát. Bên cạnh đó, cũng có một số trường hợp là do nhân viên của chính Spa khai khống tình hình của khách hàng để gian lận ( ví dụ như khách hàng là khách thường nhưng lại thống kê là khách hàng vip để lấy tiền chênh lệch.

– Nhóm nguyên nhân khách quan thường thấy là do khách hàng gây nên. Chỉ đơn giản bằng việc lấy sản phẩm nhưng “quên” thanh toán, hoặc ngay như việc lấy mã của nhãn hàng rẻ hơn đổi cho sản phẩm giá trị cao hơn để bớt chi phí. Những vấn đề đó nếu quản lý không chặt thì hoàn toàn có thể xảy ra.

Phân tích hai yếu tố này ta có thể thấy đa phần do nguyên nhân chủ quan, có nghĩa là các chủ quản lý hoàn toàn có thể khắc phục được nếu áp dụng một quy trình quản lý hiện đại, chuyên nghiệp và khoa học.

Bí quyết quản lý kho hàng mỹ phẩm

Theo dõi hằng ngày

Doanh thu từ cửa hàng đem lại cho bạn dòng tiền để chi trả các khoản như lương nhân viên; tiền nhà, tiền vốn…Do đó; quản lý sát sao tiền thu vào chính điều cần thiết để bạn đảm bảo nguồn sống cho cửa hàng của mình. Mỗi ngày cửa hàng của bạn bán ra bao nhiêu sản phẩm; thu về bao nhiêu hay nhân viên nào bán ra sản phẩm nào?

Trong những ngày đầu mới kinh doanh;để tiết kiệm chi phí, bạn sẽ nghĩ đến việc tự mình vừa làm chủ vừa là nhân viên khi đó việc quản lý tiền bán hàng diễn ra rất dễ dàng. Tuy nhiên, khi công việc kinh doanh đã đi vào quỹ đạo; bạn muốn thuê thêm nhân viên cũng như đẩy mạnh việc bán hàng; đây là lúc bạn cần có kỹ năng và kinh nghiệm quản lý cửa hàng mỹ phẩm.

Bắt đầu từ hình thức theo dõi đơn giản nhất và cũng thủ công nhất chính là sử dụng sổ ghi chép. Ngay khi một sản phẩm được bán ra; nhân viên sau khi nhận tiền bán sẽ ghi lại thông tin sản phẩm với số lượng bán ra, giá tiền và thời gian bán. Đến cuối ngày bạn chỉ việc cộng lại số tiền được ghi trên sổ và tiền mặt nhận được sẽ ra được số lượng bán ra và doanh thu trong ngày.

Tuy nhiên; nếu vào những ngày cửa hàng của bạn đông khách như khuyến mãi, ghi chép thủ công sẽ không tránh khỏi nhầm lẫn. Vì vậy; để chuyên nghiệp hơn và tránh những nhầm lẫn không đáng có, bạn sẽ cần đến cách ghi chép hiện đại hơn.

Kiểm kê hàng mỗi ngày

Thay vì theo bằng ghi chép trong sổ sách; bạn hãy kiểm kê nhanh bằng số lượng và giá trị hóa đơn được in ra mỗi ngày. Để in hóa đơn bán hàng bạn cần có máy in hóa đơn; máy tính, phần mềm và lưu thông tin sản phẩm theo mã vạch. Các sản phẩm mỹ phẩm có mã vạch riêng nên trợ giúp bạn rất tốt trong việc lưu thông tin trong hệ thống.

Nếu không bạn có thể tự lập hệ thống mã vạch của riêng cửa hàng và xuất hóa đơn theo mã vạch đó. Cuối ngày; thay vì cộng tiền bằng tay; bạn chỉ cần nhìn tổng giá trị hóa đơn trong phần mềm thôi. Dù cửa hàng có đông hay vắng; bạn cũng không cần lo lắng về việc ghi chép thiếu.

Với số lượng sản phẩm ít; bạn có thể kiểm nhanh cả cửa hàng và trong kho trong một ngày và đối chiếu được ngay số lượng tồn và lượng hàng đã bán ra. Đến khi có nhiều sản phẩm hơn và số lượng bán ra đã nhiều; việc kiểm kê có thể tiêu tốn của bạn một vài ngày; nhưng đây là công việc rất cần thiết nếu bạn muốn nắm chắc tình hình kinh doanh của cả hàng.

Không chỉ giúp bạn đối chiếu và theo dõi sản phẩm; thông qua việc kiểm kê kho hàng định kỳ, bạn còn lên kế hoạch lấy hàng cũng như đưa ra chương trình khuyến mãi phù hợp trong thời gian tiếp theo.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Nếu muốn theo dõi hằng giờ; hằng ngày số lượng mỹ phẩm đã bán cũng như số lượng tồn trong kho mà không muốn lật từng trang sổ hay kiểm tra từng hóa đơn, bạn sẽ làm như thế nào? Công nghệ quản lý hiện nay đã rất phát triển và mang đến cho bạn nhiều lựa chọn khác nhau trong lĩnh vực phần mềm quản lý bán hàng, kể cả bán hàng online.

Nhìn chung các phần mềm đã phát triển theo hướng đa dạng tính năng và hỗ trợ bạn rất nhiều; không chỉ trong việc ghi chép hay quản lý mà còn có thể theo dõi sản phẩm nhanh chóng.

Đối với sản phẩm; bạn sẽ theo dõi danh mục; nhóm hàng hoặc mã vạch cũng như theo dõi ngay được lịch sử nhập; bán mà không cần tìm lại thông tin hóa đơn hay sổ ghi chép. Không chỉ cung cấp công cụ để bạn theo dõi sản phẩm, sử dụng phần mềm quản lý hiện đại, bạn còn quản lý bán hàng; nhân viên, kho hàng, khách hàng, thu chi và hỗ trợ trên giao diện mobile tiện lợi.

Như vậy; với những bí quyết quản lý kho mỹ phẩm mà bài viết đã chia sẻ, hứa hẹn sẽ là những kiến thức hữu ích giúp bạn quản lý cửa hàng chuyên nghiệp. Chúc bạn kinh doanh thành công với những bí quyết mà bài viết đã chia sẻ!

The post Bỏ Túi Bí Quyết Quản Lý Kho Mỹ Phẩm Hiệu Quả appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm bài viết:

Tại sao doanh nghiệp cần quản lý tồn kho bằng công nghệ?

Học tập cách chuyển đổi hàng tồn kho dư thừa thành tiền mặt

6 cách quản lý kho hàng thời trang chuyên nghiệp

Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh

Để quản lý kho hàng hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần lưu ý chính là bố trí lại cách sắp xếp đồ đạc trong kho, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm. Thực tế hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến việc bố trí không gian kho. Điều này làm lãng phí thời gian tìm kiếm và có thể tạo nên căng thẳng không đáng có đối với người quản lý và nhân viên kho.

Để giảm thiểu được điều này, quản lý kho và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

Sắp xếp các sản phẩm, mặt hàng trong kho theo mức độ liên quan và theo mức độ tìm kiếm (xếp những sản phẩm, mặt hàng thường xuyên sử dụng ra phía bên ngoài, các mặt hàng sản phẩm ít sử dụng hơn xếp vào phía trong).

Thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho và phổ biến với tất cả nhân viên kho, để mọi người, đặc biệt những người chưa có kinh nghiệm quản lý kho cùng hình thành  ý thức tốt

Đảm bảo định mức tồn kho

Không thể cập nhật chính xác lượng tồn kho cao nhất, lượng tồn kho thấp nhất

Kết quả phân tích sự lưu chuyển của dòng hàng trong kho thiếu chính xác do không xác định được thứ tự tiêu thụ/ sử dụng các mặt hàng/nguyên vật liệu trong kho.

Các kế hoạch thanh lý hàng tồn kho thiếu tính xác thực do cơ sở dữ liệu về kho cập nhật chậm hoặc không chính xác.

Kiểm tra hàng hóa

Kiểm tra hàng hóa có lẽ là nỗi ám ảnh của các nhân viên kho. Bởi số lượng hàng hóa quá nhiều và có trăm, nghìn chủng loại mặt hàng.

Lịch kiểm tra chất lượng những hàng hóa dễ vỡ, dễ cháy nổ có thể bị lãng quên.

Nhân viên kho có thể bỏ qua lịch bảo trì, bảo dưỡng máy móc, hàng hóa trong kho.

Chất lượng hàng hóa, hạn sử dụng của từng loại hàng hóa khó có thể cập nhật liên tục.

Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho đặc biệt là số lượng

Sai lệch số lượng hàng hóa chủ yếu xảy ra ở khâu xuất nhập hàng hóa. Có thể sai sót do người kiểm hàng chưa có kinh nghiệm quản lý kho đếm sai số lượng nhập hoặc nhập hoặc xuất kho không được ghi lại, dẫn đến việc sai sót. Điều này đã làm đau đầu rất nhiều chủ doanh nghiệp

Để tránh phải những sai lầm nghiêm trọng đó thì người chuyển hàng cần có một phiếu ghi nhận. Trước khi kho nhận phiếu; nhân viên kho cần kiểm tra kỹ số lượng ít nhất 2 lần, sau đó so sánh với phiếu chuyển. Nếu phiếu khớp, hàng hóa mới chính thức được chuyển vào kho hàng.

Ngoài ra; việc chuyển hàng cần được thống nhất trước khi chuyển hàng (nhập hoặc xuất khỏi kho) để tránh tình trạng khi hàng được chuyển đến hoặc chuyển đi; nhân viên kho quá bận rộn mà không chú tâm vào việc xuất nhập hàng.

Tìm kiếm hàng hóa

Phương pháp quản lý thông thường bằng sổ sách truyền thống hoặc excel mất nhiều thời gian kiểm tra mới biết số lượng hàng hóa mình cần trong còn bao nhiêu; còn hay hết

Khó xác định vị trí của mặt hàng cần tìm kiếm ở khu vực nào trong kho.

Không thể kiểm tra tiến độ công việc; chất lượng công việc của từng nhân viên vào cùng một thời điểm và mỗi lần kiểm tra thì mất nhiều thời gian.

Kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong kho

Mỗi lần giao việc; tương tác phải gặp trực tiếp hoặc thông qua email, điện thoại. Không thể kiểm tra tiến độ công việc; chất lượng công việc của từng nhân viên vào cùng một thời điểm và mỗi lần kiểm tra thì mất nhiều thời gian.

Các doanh nghiệp có từ 2 kho hàng trở lên hoàn toàn có thể kiểm soát 5 khó khăn trên bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý.

Một số lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng đem lại cho việc quản lý kinh doanh:

Phần mềm giúp nhà quản lý thống kê hàng hóa nhanh chóng, chuyên nghiệp. Chỉ cần một cú nhấp chuột, các nhà kinh doanh có thể ngồi trước màn hình máy tính và nắm được số lượng hàng nhập kho, xuất kho. Thay vì việc phải đi kiểm kê, đếm số lượng hàng hóa trực tiếp tại kho hàng.

Phần mềm cho phép người quản lý phân quyền xem báo cáo, tài liệu và cùng làm việc trên một phần mềm giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình làm việc của nhân viên, tình hình làm việc để đưa ra chỉ đạo hay nhận báo cáo công việc và xử lý kịp thời nhanh chóng.

Phần mềm tự động cập nhật sự biến động trong kho vào bán hàng và kế toán mà không cần cấu trúc hay phân chia lại.

Có thể nói; với phần mềm quản lý kho hàng có thể hạn chế được tối đa thời gian quản lý của nhà kinh doanh. Đồng thời; quản lý chuyên nghiệp; hiệu quả và dễ dàng hơn rất nhiều so với việc quản lý bằng sổ sách hoặc exel.

Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả

Dù đã thực hiện đầy đủ các kinh nghiệm quản lý kho được truyền đạt ở trên; nhưng doanh nghiệp vẫn phải sử dụng một phần mềm quản lý kho hiệu quả. Có nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý kho đơn giản; dễ thao tác; nhưng lại tách biệt với các bộ phận khác.

Hiện nay, được chú trọng nhất chính là phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng của một phần mềm quản lý kho. Đồng thời phần mềm này được tích hợp với hệ thống phần mềm của nhiều bộ phận liên quan khác; cho phép kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho hiệu quả; đồng thời các bộ phận liên quan như bán hàng, kế toán đều có thể check số lượng hàng tồn trong kho; tạo thuận tiện cho quá trình bán hàng.

Với những kinh nghiệm hạn chế thất thoát khi quản lý kho hàng mà bài viết chúng tôi đã tổng hợp và chia sẻ; chắc chắn đã đem đến cho những nhà quản lý kiến thức hữu ích. Nếu bạn chưa biết đến những chia sẻ này; còn chần chừ gì mà không tham khảo và áp dụng ngay thôi!

The post Làm Thế Nào Để Hạn Chế Thất Thoát Trong Quản Lý Kho Hàng? appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.