Quản lý kho hàng trong kinh doanh có dễ dàng không? Những sai lầm nào thường mắc phải khi quản lý kho hàng? Cùng Bota liệt kê ra top 6 những sai lầm trong quản lý kho hàng; giúp nhà quản lý có thêm kinh nghiệm quản lý hoạt động kinh doanh nhé!
Xem thêm:
Giải pháp tránh thất thoát hàng hóa tốt nhất trong kinh doanh
Bỏ túi bí quyết quản lý kho mỹ phẩm hiệu quả
Cách chuyển đổi hàng tồn kho dư thừa thành tiền mặt
Không xác định lượng tồn kho tối ưu
Xác định hàng tồn kho tối ưu là việc xác định số lượng hàng hóa được duy trì trong kho với mức vừa đủ để cung cấp cho việc kinh doanh của công ty lại vừa tiết kiệm chi phí bảo quản, trữ kho tối đa.
Đây là một khâu rất quan trọng; cần được làm định kỳ để duy trì sự ổn định của quá trình kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không làm tốt; không có kế hoạch rõ ràng dễ dẫn đến sự gián đoạn khi gặp phải những rủi ro không lường trước từ biến động thị trường.
Xác định lượng hàng tồn tối ưu còn giúp doanh nghiệp sắp xếp được nguồn lực quản lý một cách tốt nhất; không quá nhiều dẫn đến lãng phí; cũng không quá ít so với nhu cầu.
Hàng hóa sắp xếp không hợp lý
Là một doanh nghiệp được lên kế hoạch tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị cho tới vận hành; không có lý do nào để bạn cẩu thả khi sắp xếp hàng hóa trong kho. Các sản phẩm phải được phân loại; đưa vào những khu riêng biệt; xếp thành từng lô tùy vào kích thước, hạn dùng, hay điều kiện bảo quản.
Việc sắp xếp khoa học hàng hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được diện tích kho bãi, thời gian; sức lực đồng thời làm tăng năng suất lao động cùng việc tra xuất; quản lý, kiểm soát thuận tiện; dễ dàng hơn. Nên bố trí hàng hóa theo một nguyên tắc nhất định, hàng nào có nhu cầu cần gấp; nhiều hơn thì đưa ra đầu; hàng nào dễ vỡ thì đặt tại nơi ít phải va chạm,…
Đừng nghĩ rằng sắp xếp hàng hóa chỉ là việc đơn giản mà bỏ qua; nó không những khiến công việc của bạn diễn ra thuận lợi mà còn đánh giá khả năng quản lý của bạn.
Không kiểm kê và xác định lượng hàng tồn thường xuyên
Một trong những sai lầm nghiêm trọng trong công tác quản lý kho hàng là không thường xuyên kiểm lại hàng tồn. Nhiều người thường ngại việc kho quá lớn, hàng quá nhiều mà không muốn kiểm tra sát sao về số lượng và tình trạng hàng trong kho. Việc này dẫn đến hàng hóa bị thất thoát; hỏng hóc hay hết hạn mà doanh nghiệp không biết, đến khi cần dùng lại không đáp ứng được nhu cầu.
Việc kiểm tra hàng theo định kỳ giúp doanh nghiệp xác định được sản phẩm nào còn, sản phẩm nào hết để có kế hoạch nhập – xuất phù hợp. Ngoài ra, bạn còn đánh giá được lượng tiêu thụ của mặt hàng nào đó dựa vào số lượng vừa việc lưu chuyển hàng trong kho; từ đó nhận biết nhu cầu thị trường đúng đắn để đưa ra chiến lược cạnh tranh
Việc kiểm tra và thống kê hàng hóa, vật tư, nguyên liệu là hoạt động cần thiết, cần được tiến hành thường xuyên, định kì. Hoạt động này nhằm xác định liệu số hàng trong kho có khớp với trên sổ sách giấy tờ không hay liệu hàng hóa có gặp phải hỏng hóc gì không. Từ đó, tránh được tình trạng thất thoát; hỏng hóc, hay hao mòn, giảm giá trị sử dụng của hàng hóa.
Mở một cửa hàng; bạn “bù đầu” với vô vàn công việc từ quản lý, bán hàng, marketing;… nên đôi khi kho hàng bị bỏ quên. Lâu dần, hàng hóa thay đổi khiến bạn không thể nắm chính xác hàng hóa trong kho đang có bao nhiêu; gồm những mặt hàng nào.
Đây là sai lầm khá nhiều cửa hàng mắc phải. Thực tế, việc kiểm kê và xác định được lượng hàng có trong kho là rất quan trọng. Bạn sẽ nắm được mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào “ế khách”; cửa hàng nên nhập thêm những mặt hàng nào,… để xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả hơn.
Số liệu tồn kho không đồng nhất
Bất kỳ hoạt động xuất kho hay hủy hàng do hỏng hóc đều phải được ghi chép lại cụ thể; và nhập lên hệ thống phần mềm quản lý. Số liệu không đầy đủ, không đồng nhất với thực tế sẽ khiến cho tình trạng thất thoát hàng hóa, trộm cắp. Khiến bạn khó khăn trong việc quản lý hàng trong kho. Đôi khi còn dẫn tới những mức phạt không mong muốn.
Không đào tạo nhân viên bài bản
Nhân viên kho là người trực tiếp nắm bắt thông tin sản phẩm và quản lý tồn kho. Tuy nhiên việc không đào tạo nhân viên kho khiến cho nhân viên không nắm bắt công việc sẽ dẫn đến những sai lầm trong việc quản lý kho. Không phải bất cứ nhân viên nào cũng đã có kiến thức trong ngành về sản phẩm; đặc trưng của sản phẩm. Do đó, việc đào tạo nhân viên thường xuyên là điều vô cùng cần thiết.
Ở những cửa hàng nhỏ, nhân viên thường chỉ làm part-time với công việc chính là bán hàng, ít ai được đào tạo về quản lý kho dù là ở những bước cơ bản nhất. Trớ trêu thay, họ mới là người thường xuyên ra vào kho lấy hàng chứ không phải người chủ.
Đây là sai lầm khá nhiều cửa hàng mắc phải. Thực tế, việc kiểm kê và xác định được lượng hàng có trong kho là rất quan trọng. Bạn sẽ nắm được mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào “ế khách”; cửa hàng nên nhập thêm những mặt hàng nào,… để xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả hơn.
Quản lý theo mô hình thủ công, thiếu chuyên nghiệp
Ngoài các trang bị liên quan đến việc bảo quản; bốc dỡ, vận chuyển; chúng tôi khuyên các doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm quản lý kho giúp quản lý kho hàng hiệu quả. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm như thế; thậm chí ngoài chức năng quản lý kho còn có thêm nghiệp vụ kế toán hay bán hàng; rất tiện lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian.
Một phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nắm bắt được số lượng hàng hóa tồn kho hiện tại; thậm chí còn thống kê sản phẩm nào đang bán chạy để lên kế hoạch bổ sung kịp thời.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp, thân thiện, dễ dàng sử dụng – hứa hẹn sẽ là cánh tay phải hỗ trợ bạn đắc lực trong việc quản lý. Áp dụng Bota pos để trải nghiệm sự chuyên nghiệp trong kinh doanh nhé!
