Phần mềm quản lý bán hàng hiện đang là giải pháp quản lý cửa hàng tối ưu, chuyên nghiệp nhất hiện nay. Nó sẽ đáp ứng những gì bạn đang mong đợi ở công việc kế toán đơn thuần để giúp cửa hàng phát triển và tăng doanh thu vượt trội.
Theo một khảo sát trên 1000 khách hàng đnag sử dụng nền tảng bán hàng về phương thức quản lý cửa hàng của mình, chúng tôi đã tổng hợp được những số liệu sau: 57,5% sử dụng file Excel; 33,8% quản lý bằng sổ sách; 17,5% sử dụng phần mềm cài trên máy tính với bản offline; 6,3% sử dụng phần mềm bán hàng online
Theo thống kê trên ta có thể thấy hiện có hơn một nửa cửa hàng bán lẻ dùng phương pháp quản lý bán hàng bằng file excel, đây là cách dùng những hàm tính toán có sẵn để sử lý và tổng hợp dữ liệu. Các chủ cửa hàng dùng phương pháp này thay thế cho cách cũ truyền thống trước là ghi chép vào sổ sách vì tiện lợi hơn, số lượng lưu trữ lớn hơn, không cần tính toán bằng tay nữa. Nhưng tại sao họ không sử dụng một cách mới và chuyên nghiệp hơn và phần mềm quản lý bán hàng. Một số cho rằng các file excel quản lý hàng đơn giản còn phần mềm lại phức tạp rắc rối hơn, khó sử dụng mà “ chắc cũng giống như dùng excel thôi”. Vậy thực sư có phải vậy? Hãy cùng chúng tôi làm một vài so sánh nhỏ để biết nên chọn phần mềm quản lý bán hàng hay file excel tốt hơn nhé.
Khả năng quản lý
Đây có lẽ là điều đầu tiên mà mỗi người quan tâm và đặt 2 phương thức quản lý lên bàn cân. Chúng tôi xin đưa ra một vài phân tích thiệt hơn của 2 bên để mọi người thấy rõ hơn.
Trước tiên với excel, khi dùng phương thức này các chủ cửa hàng có thể lưu trữ các thông tin về sản phẩm, tình trạng kho hàng, khách hàng,..với một file excel riêng. Vì thế nên mỗi lần bạn muốn tìm kiếm sẽ mất khá nhiều thời gian để lục lại, chưa kể dung lượng file lớn. Thêm vào đó quán trình nhập liệu hoàn toàn bằng tay nên có thể sẽ có sai sót nhầm lẫn.
Còn đối với phần mềm quản lý bán hàng, tất cả những chức năng dường như đều tích hợp vào đây cả, thậm chí với phiên bản tốt hơn. Trên phần mềm sẽ lưu trữ một cách đầy đủ thông tin về cửa hàng từ khách hàng, sản phẩm, kho hàng, nhà cung cấp,…Khi muốn tìm kiếm hay thay đổi bạn chỉ cần nhập tên hoặc điền mã riêng là có ngay. Ngoài ra phần mềm còn có thể thống kê hiện mặt hàng nào đang “hot” bán chạy nhất để có thể kịp thời đưa ra quyết định nhập hàng hay chiến lược kinh doanh phù hợp. Đặc biệt, tính năng quản lý dựa trên mã sản phẩm, mã vạch tích hợp với thiết bị quét mã vạch sẽ giúp tiết kiệm thời gian và sức lực.
Khả năng báo cáo
Với excel, mối khi muốn tổng hợp dữ liệu và đưa ra báo cáo bạn phải sử dụng hàm tính toán , mặc dù không cần sử dụng tới máy tính nhưng thao tác trên excel bạn có thể không thuần thục, phép toán bạn cũng có thể sai lệch. Và những báo cáo này chỉ thường được tổng hợp vào cuối kỳ, không theo dõi thường xuyên được.
Nhưng với phần mềm quản lý bán hàng lại khác, chỉ cần một vài cú click chuột bạn đã có ngay bản báo cáo tất cả doanh thu, chi phí, lợi nhuận ngay lập tức sẽ được hiện ra màn hình mà không cần phải ghi nhớ bất cứ điều gì. Hơn nữa, những báo cáo này có thể truy xuất bất cử lúc nào, bất cứ đâu, chỉ cần bạn muốn thì theo ngày, tuần hay tháng năm đều được
Khả năng bảo mật và toàn diện dữ liệu
Quản lý bằng excel thì mọi dữ liệu được lưu trữ trong ổ máy tính nếu xảy ra lỗi bất kỳ nào hoặc máy bạn bị nhiễm virus thì nguy cơ bị mất dữ liệu là rất cao. Còn chưa kể thông tin rất dễ bị kẻ gian đánh cắp.
Nhưng với phần mềm quản lý bán hàng lại không như vậy, do sử dụng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây nên dữ liệu kết nối thông qua Internet đảm bảo luôn được lưu trữ an toàn, ngay cả khi máy tính của bạn gặp trục trặc hoặc bị ngắt kết nối. Thêm vào đó, phần mềm có chuẩn an ninh SSL cho phép khách hàng truy cập có thể xác xinh được tính xác thực, tin cậy của website đảm bảo thông tin không bị lộ ra với bên thứ 3.
Khả năng kiểm soát thất thoát
Excel không được trang bị tính năng kiểm soát, phân quyền nhân viên, đây là một thiếu sót vô cùng lớn, có thể gây thất thoát nếu nhân viên có ý đồ gian lận. Nhưng phần mềm quản lý bán hàng thì khác, nhân viên được phân quyền theo trách nhiệm công việc riêng, mọi nghiệp vụ bán hàng của họ đều được lưu trữ tại lịch sử, có thể xem xét đối chiếu khi cần thiết. Ngoài ra nhiều người ngỡ rằng file excel quản lý kho đơn giản nhưng lại không được cập nhật tình trạng kho, có thể dễ dàng sửa đổi số liệu nên dễ xảy ra tình trạng nhân viên gian lận gây thất thoát hàng hóa.
Khả năng quản lý từ xa
Nếu dùng excel chắn chắn bạn phải sử dụng máy tính, nếu có di chuyển hay đi đến đâu xa đều phải mang vác theo rất bất tiện. Nhưng với phần mềm quản lý thì khác, nay đã có phiên bản dành cho điện thoại thông minh nên bạn có thể theo dõi bán hàng, quản lý kinh doanh ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời điểm nào.
Khả năng kết nối đa thiết bị
Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể dễ dàng kết nối với máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, với máy in hóa đơn,.. nhưng điều này lại không thể với hệ thống sử dụng excel
Khả năng nâng cấp
Mặc dù file quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí nhưng khi dùng sẽ không có tính năng mới nào được cập nhật. Nhưng với phần mềm quản lý bán hàng, các tính năng hữu ích đều được cập nhật liên tục
Với những so sánh trên chắc hẳn bạn đã có câu trả lời cho riêng mình, nên dùng phần mềm quản lý bán hàng hay file excel? Mong rằng bạn sẽ tìm ra được phương thức phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Chúc bạn thành công!
