Gửi hàng qua bưu điện là hình thức gửi hàng truyền thống của nhiều người và các cửa hàng kinh doanh. Trước khi có sự xuất hiện của các đơn vị vận chuyển nhanh; không có sự lựa chọn nào khác ngoài bưu điện khi muốn gửi hàng đi khắp mọi miền đất nước. Cho đến hiện tại, dịch vụ gửi hàng qua bưu điện vẫn được ưa chuộng bởi độ phủ sóng rộng khắp mọi vùng miền. Vậy quy trình gửi hàng thông qua bưu điện sẽ như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Xem thêm:
Mẹo tăng follower Instagram thúc đẩy bán hàng hiệu quả
Tất tần tật các group bán hàng trên Facebook trăm đơn mỗi ngày
Nguồn hàng nguyên liệu làm đồ handmade cho những ai chưa biết
Các bước gửi hàng qua bưu điện
Để hàng hóa của bạn được vận chuyển kịp thời và cũng hỗ trợ cho đơn vị bưu điện; hãy để ý đến các bước cơ bản sau đây.
Bước 1: Chuẩn bị hàng
Các bưu phẩm muốn gửi đi thông qua đường bưu điện cần được chuẩn bị trước. Nên lưu ý những loại hàng hóa không được phép lưu hành. Khi bưu phẩm được chuyển đến phía bưu điện sẽ được thông qua các bước kiểm tra của nhân viên.
Bước 2: Tính phí
Sau khi kiểm tra các nhân viên sẽ tính cước phí vận chuyển tùy theo kích thước và cân nặng của từng bưu phẩm. Nếu người gửi yêu cầu dịch vụ chuyển phát nhanh; cước phí cũng sẽ cao hơn so với vận chuyển thông thường. Mức phí này sẽ được thông báo luôn với bên người gửi.
Bước 3: Cung cấp thông tin
Sau khi hoàn tất bước thứ 2, nhiệm vụ của người gửi là cung cấp đầy đủ các thông tin về người nhận và người gửi một cách chi tiết. Bao gồm tên; địa chỉ nhận hàng; số điện thoại;…
Bước 4: Đóng gói
Hàng gửi đi sẽ được bên phía bưu điện đóng gói chứ không phải do bên người gửi đóng gói. Hàng sau khi qua khâu kiểm tra báo giá sẽ chuyển đến bước đóng gói. Bao bì đóng gói được cung cấp bởi bên bưu điện. Mỗi một kích thước cân nặng sẽ có những cách đóng gói riêng để dễ dàng cho vận chuyển.
Bước 5: Xác nhận thông tin
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục, nhân viên bưu điện một lần nữa xác nhận lại thông tin trước khi hàng được chuyển đi.
Bước 6: Giao hàng
Tùy thuộc vào hình thức, dịch vụ vận chuyển mà thời gian giao hàng rơi vào khoảng từ 1 đến 7 ngày. Nếu các món hàng trong nội thành quận huyện thời gian sẽ ngắn, còn những món hàng phải chuyển đi tỉnh thì thời gian phải kéo dài là chuyện đương nhiên.
Những bước trong quy trình gửi hàng tại bưu điện sẽ được hướng dẫn ngay tại địa điểm bưu điện mà người gửi chọn. Tuy nhiên, lượng người gửi có thể rất đông, nếu bạn nắm bắt được quy trình sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian cho các công việc thủ tục.
Lưu ý gì khi gửi hàng qua bưu điện
Bưu điện là một đơn vị vận chuyển vô cùng uy tín cho tất cả mọi người. Tuy nhiên cũng có nhiều trường hợp do bên người gửi không tuân thủ đúng các yêu cầu chính sách của bưu điện khiến nhiều tình huống khá trớ trêu xảy ra. Để hạn chế những tình huống không đáng có đó, người gửi nên lưu ý một số vấn đề sau đây:
Kiểm tra thông tin chắc chắn
Thông tin hàng gửi là cực kỳ quan trọng nếu muốn hàng được chuyển đến tận tay người nhận. Trong trường hợp không liên lạc được với người nhận sẽ có rất nhiều vấn đề cần giải quyết; tốn thêm nhiều chi phí và thời gian. Vậy nên hãy cung cấp một cách chính xác và chi tiết nhất về thông tin để hạn chế tối đa sự cố này xảy ra.
Phân loại hàng gửi
Gửi hàng qua bưu điện hay qua bất kỳ một đơn vị vận chuyển nào khác đều cần phân loại cụ thể bưu phẩm. Ví dụ đơn từ, tài liệu, hàng dễ vỡ, hàng giá trị,… nên được phân loại. Việc phân loại này vừa để dễ dàng tính mức phí cần trả; vừa để dễ dàng hơn trong quá trình vận chuyển.
Ghi chép hàng dễ vỡ
Hàng dễ với là một loại mặt hàng cần đặc biệt lưu ý khi khi vận chuyển trung gian. Có nhiều trường hợp hàng chuyển đến tay người nhận không nguyên vẹn. Lúc này truy cứu trách nhiệm sẽ ảnh hưởng nhiều đến sự cộng tác đôi bên. Người gửi khi chuyển bưu phẩm đến bưu điện nên nhắc nhở, ghi chép để nhân viên bưu điện biết được đó là món hàng dễ vỡ và cần đóng gói chắc chắn hơn.
Tóm lại, bên bưu điện rất có thiện chí và cung cấp dịch vụ cực kỳ quy củ cho phía bên khách hàng. Tuy nhiên để sự hợp tác được bền vững và lâu dài hơn, nên có sự thống nhất, đồng cảm và cố gắng từ cả đôi bên. Hy vọng với những ai lần đầu tiên gửi hàng qua bưu điện sẽ có thể dễ dàng nắm được quy trình và những lưu ý kể trên.
