Ngày nay, việc các mọi người “đổ xô” đi kinh doanh, bán hàng trực tuyến trên mạng đã không còn quá xa lạ. Do thói quen mua sắm của người dân đã dần chuyển sang mua sắm trực tuyến, khối lượng các đơn hàng online tại mỗi cửa hàng trực tuyến cũng không hề nhỏ. Vì vậy, nếu bạn không biết cách quản lý và xử lý đơn hàng online một cách tối ưu và hiệu quả thì rất dễ xảy ra tình trạng “sai một li, đi một dặm”. Với 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm quản lý bán hàng POS, Bota.vn sẽ giới thiệu cho bạn 4 bước trong quy trình quản lý đơn hàng online.
Xem thêm: 5 khó khăn cần giải quyết khi quản lý đơn đặt hàng online
Bước 1: Kiểm tra số hàng tồn của sản phẩm trước khi xác định đơn hàng
Khi nhận được đơn đặt hàng trực tuyến từ khách mua hàng, nhân viên cần thực hiện thao tác kiểm tra xem sản phẩm đó còn hay hết, số lượng còn là bao nhiêu, kiểm tra lại kích cỡ, màu sắc, tính năng và có được áp dụng cùng chương trình khuyến mại hay không… mà khách hàng yêu cầu trước khi xác nhận thông tin với người mua hàng.
Bước 2: Xác nhận thông tin từ phía khách hàng
Sau khi kiểm tra tình trạng hàng hóa, nếu sản phẩm khách đặt còn hàng, nhân viên bán hàng hoặc chủ cửa hàng xác nhận lại đầy đủ thông tin với khách đặt hàng. Những thông tin cơ bản này bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng, thời gian giao nhận, sản phẩm đặt mua, số lượng, số tiền cần thanh toán,… Ngoài ra, nếu chủ cửa hàng kỹ tính, các nhân viên bán hàng sẽ phải nhắc lại 2 lần mỗi thông tin với khách hàng để chắc chắn thông tin thu cửa hàng nhận được là chính xác.
Bước 3: Lên lịch trình giao hàng với đối tác giao hàng
Làm việc với đối tác giao hàng là khâu quan trọng nhất khi quản lý đơn hàng online. Người kinh doanh cần nắm rõ các thông tin như thời gian đối tác nhận hàng là khi nào, thời gian giao đi là bao lâu, dịch vụ giao nhanh hay giao thường, và phí giao hàng,…
Bước 4: Xác nhận khách hàng đã nhận hàng thành công
Những rủi ro có thể xảy ra như khách đã thanh toán nhưng chưa nhận được hàng, hàng hóa bị tráo đổi, giao không đúng hẹn khiến khách bực mình không mua hàng nữa,… Tất cả những rủi ro đó đều có thể ảnh hưởng đến doanh thu cửa hàng bạn.
Vì vậy, sau khi đối tác giao hàng báo đơn hàng đã được hoàn thành, nhân viên bán hàng nên gọi điện xác nhận lại rằng họ đã nhận hàng thành công và hài lòng về dịch vụ của cửa hàng. Đây cũng chính là cách chăm sóc sau bán hiệu quả. Giúp gia tăng tỉ lệ quay lại mua hàng và biến người mua trở thành khách hàng trung thành.
Tuy nhiên, nếu như bạn cảm thấy quy trình xử lý đơn hàng online với 4 bước này thì bạn hoàn toàn có thể rút ngắn chúng lại nhờ sự giúp đỡ của phần mềm quản lý bán hàng POS. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng đa kênh POS, dù bạn đang sử dụng kênh bán hàng online nào: website hay sàn thương mại điện tử thì mọi số lượng hàng tồn kho sẽ được cập nhật tự động và chính xác. Vì vậy, khi khách hàng đặt hàng online, nhân viên bán hàng không cần phải kiểm tra số lượng hàng tồn để báo lại cho khách. Khách hàng hoàn toàn có thể tiếp cận được ngay với số hàng tồn hiện tại trong kho hàng. Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian của cả người bán lẫn người mua.
Xem thêm: Bí quyết tăng doanh số ngành bán lẻ đến 60% nhờ BOTA POS (Phần 1)
