Hàng tồn kho là gì? Thủ thuật để quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp có quy mô nhỏ là gì? Tham khảo bài viết dưới đây để có chiến lược quản lý hàng tồn kho cho cửa hàng, doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả nhất nhé!
Xem thêm:
Bota Pos thêm tính năng đồng bộ với Shopee, trọn gói bán hàng đa kênh.
Top 10 phần mềm quản lý bán hàng nước ngoài.
101 điều cần đặc biệt chú ý khi khởi nghiệp kinh doanh nhà hàng.
Ở bất kỳ một doanh nghiệp nào, lượng hàng hóa trong kho luôn là một trong những tài sản quan trọng và có giá trị nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Và thông thường, giá trị hàng tồn trong kho sẽ chiếm tới 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Vì thế, hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu lượng hàng tồn kho quá ít, doanh nghiệp sẽ không thể cung cấp đủ sản phẩm cho khách hàng. Còn nếu lượng hàng tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng mất kiểm soát, gây hỏng hóc, hao hụt chất lượng, số lượng, tăng chi phí của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những mặt hàng, sản phẩm với số lượng nhất định được doanh nghiệp giữ để cung cấp cho khách hàng sau. Hay nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một doanh nghiệp sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm đó. Chính vì thế, hàng tồn kho là nhân tố liên kết chặt chẽ việc sản xuất và bán sản phẩm. Đồng thời, nó còn là một bộ phận của tài sản ngắn chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho thường tồn tại trong các doanh nghiệp với 3 loại:
Hàng thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh được hoàn thành với đầy đủ quy trình sản xuất, gắn tem mác, bao bì….
Hàng bán thành phẩm: là những sản phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất nhưng chưa được hoàn thành. Và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được dự trữ để bán ra hoặc để phục vụ cho quá trình sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến.
Ngoài ra, một số công ty cũng duy trì loại thứ 4 của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư; chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu…Những loại sản phẩm này chủ yếu là cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm.
Các thủ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả:
Thiết kế không gian nhà kho khoa học:
Đơn vị được dùng để xác định không gian nhà kho hợp lý là inch. Thay vì sử dụng đơn vị phổ biến là mét; và mỗi inch tương đương với 0,0254 mét. Mỗi inch trong không gian nhà kho sẽ quyết định tổng số vốn đầu tư mà bạn cần là bao nhiêu. Nếu bạn lập ra một kế hoạch chi tiết và khoa học trên mỗi mét vuông nhà kho. Thông qua các sản phẩm sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề quản lý nhà kho một cách dễ dàng; thuận tiện cho việc lưu trữ cũng như phục hồi. Mở rộng không gian cho nhà kho có rất nhiều cách như xây dựng tầng lửng; sử dụng tủ chứa nhiều ngăn để sắp xếp sản phẩm…
Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp ABC:
Phương pháp ABC là một trong những công cụ rất nổi tiếng để hiểu và phân loại tồn kho. Phương pháp phân tích tồn kho ABC giúp bạn xác định mức độ quan trọng của hàng hóa; và quy định từng cấp độ quan trọng khác nhau, từ A đến C. Hầu hết các công ty đều có nhiều chủng loại hàng tồn khác nhau. Nên để quản lý kho hàng hiệu quả cần định mức cụ thể, chính xác giá trị sản phẩm. Phương pháp ABC sẽ giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng phân loại hàng hóa; theo giá trị và hiệu quả kinh doanh. Để nhờ đó, xây dựng phương pháp dự báo, chuẩn bị và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm mặt hàng khác nhau.
Phương pháp quản lý kho hàng này có nguồn gốc từ định luật Pareto: 80% kết quả từ 20% nguyên nhân. Điều này có nghĩa là, chỉ 20% hàng hóa mang lại 80% hiệu quả kinh doanh. Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn kiểm soát hiệu quả nhóm 20% hàng hóa này sẽ điều khiển được 80% toàn hệ thống hàng hóa trong kho.
Cách phân loại hàng hóa để quản lý tồn kho theo phân tích ABC:
Như vậy, phương pháp phân tích ABC giúp xác định giá trị từng mặt hàng. Do đó phân bổ hợp lý các nguồn lực nhằm tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa rủi ro đến từ hàng tồn kho.
Kiểm soát hàng trong kho ngẫu nhiên và theo chu kỳ:
Để vấn đề đặt hàng có thể được thực hiện chính xác 100%, bạn nên thực hiện các thao tác kiểm soát hàng hóa trong kho trên cơ sở ngẫu nhiên. Các cuộc kiểm tra đột xuất như vậy có thể giúp bạn kiểm soát được chính xác tình hình hoạt động của kho hàng ra sao và chất lượng như thế nào. Các sản phẩm trong kho nếu xảy ra bất cứ vấn đề gì như hư hỏng, thất lạc hoặc không còn hạn sử dụng có thể được kịp thời tìm ra và có các biện pháp xử lý kịp thời, phù hợp.
Bên cạnh kiểm tra ngẫu nhiên, bạn vẫn cần phải duy trì việc kiểm tra hàng hóa trong kho theo chu kỳ. Tần suất kiểm tra trung bình được đề xuất là trung bình 3 tháng một lần. Kho hàng càng lớn thì quá trình này càng mất nhiều thời gian và nhân lực. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có điều kiện, bạn có thể tăng tần suất kiểm tra hàng hóa trong kho thường xuyên hơn nhằm tăng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng hóa.
Trong quá trình kiểm tra, bạn nên tiến hàng kiểm tra theo từng nhóm hàng, từng khu vực. Với các công việc kiểm tra kho định kỳ gồm:
Xác định số lượng hàng tồn trong kho, đối chiếu với thẻ kho và các sổ sách kế toán khách quan.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa ( có bị hư hại, mốc, móp méo, bao bì rách…)
Kiểm tra hạn sử dụng của sản phẩm để có kế hoạch đẩy hàng kịp thời hoặc thực hiện chiến dịch xả hàng.
Kiểm tra và khắc phục kịp thời các yếu tố khách quan tác động đến hàng hóa; như: dột, chuột, ẩm mốc…
Theo dõi thời gian quay vòng của hàng hóa:
Việc theo dõi chu kỳ quay vòng của hàng tồn kho là một việc làm vô cùng quan trọng; để hàng hóa luôn giữ ở mức cân bằng và nằm trong vòng kiểm soát. Khi có đơn hàng được đặt, lúc đó bạn sẽ xem xét lại kho của mình. Xem lượng hàng còn bao nhiêu để có kế hoạch nhập hoặc sản xuất lô hàng mới. Việc tự động cập nhật số lượng hàng còn lại trong kho; sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong vấn đề đơn hàng. Và đảm bảo mọi giao dịch có thể được thực hiện ngay nếu bạn muốn. Áp dụng phương pháp theo dõi thời gian quay vòng của hàng hóa; chính là một mẹo để các doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Áp dụng quy tắc LIFO và FIFO:
LIFO và FIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho.
Dựa vào thời hạn sử dụng của sản phẩm; bạn có thể cân nhắc sử dụng một trong 2 phương pháp LIFO (vào sau ra trước) hoặc FIFO (vào trước ra trước). Sử dụng các phần mềm trực tuyến tự động hóa quy trình quản lý hàng tồn kho. Có thể giúp việc kiểm soát các đơn đặt hàng mới; cũng như biết được chính xác lượng hàng tồn kho còn lại trong kho là bao nhiêu. Điều này sẽ làm giảm thiểu những rủi ro có thể xảy đến với hàng tồn kho.
Tính minh bạch, rõ ràng trong quản lý kho hàng:
Trong hoạt động quản lý, đặc biệt là lĩnh vực quản lý hàng hóa; tính minh bạch và rõ ràng là sự cần thiết ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Bạn có thể tập trung quản lý hàng tồn kho của tất cả các kênh bán hàng vào một trang giao diện duy nhất. Để có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả phải được tối ưu hóa. Và cung cấp nhiều lựa chọn cho người tiêu dùng trên một trang duy nhất. Sự thống nhất về số liệu, cũng như sự cụ thể chi tiết; là cơ sở tạo nên tính minh bạch, rõ ràng về hàng hóa của bạn.
Những lợi ích quan trọng khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả:
Đạt được hiệu quả sản xuất khi quản lý kho hàng hiệu quả:
Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất của bạn đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định; mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Việc lưu trữ hàng tồn kho với số lượng quá nhiều, không có kế hoạch; sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định. Do vậy, việc lập một kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho là rất cần thiết.
Giảm chi phí đặt hàng:
Chi phí đặt hàng gồm nhiều chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn dài hơn đơn nhỏ lẻ.
Hạn chế tối đa các khoản lỗ trong kinh doanh:
Việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Trên đây là những thủ thuật quản lý hàng tồn kho hiệu quả đã được ứng dụng trong thực tế và phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh nhỏ. Mong rằng, doanh nghiệp của bạn sẽ có phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất. Chúc bạn kinh doanh thành công!
