Quản lý kho hàng trong kinh doanh bằng excel có tốt không? Quản lý kho bằng excel thường gặp phải những bất cập nào? Dưới đây là những trở ngại thường gặp khi sử dụng excel để quản lý kho hàng.
Xem thêm bài viết:
Các bước thực hiện kiểm kê hàng tồn kho trong kinh doanh
8 kinh nghiệm quản lý kho cho mô hình kinh doanh nhỏ
6 sai lầm nghiêm trọng trong quản lý kho hàng
Ưu điểm và nhược điểm của quản lý bán hàng với excel
Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
Đơn giản, dễ sử dụng
Chi phí thấp
Tính đại trà cao, có thể tải và dùng miễn phí
Có thể chủ động thêm bớt trường dữ liệu, tự tạo báo cáo theo yêu cầu
Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, quản lý bán hàng đơn giản
Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật:
Khi quản lý việc bán hàng bằng phần mềm Excel; tất cả các thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất. Khi tập tin này bị lỗi; bị mất do vô ý hay nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng
Quy trình xuất hàng bán; điều chuyển hàng nội bộ phức tạp và cồng kềnh hơn. Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính; ảnh hưởng đến tiến độ công việc
Chỉ cho phép một người làm việc trên 1 tập tin, gây lãng phí nhân sự và thời gian làm việc
Ngoài ra, các hàm; các công thức trên excel khá phức tạp; người dùng phải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả
Không những vậy; excel không thể giúp lập hóa đơn và hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng…
Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được; muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán hàng, báo cáo thống kê doanh số theo nhiều chỉ tiêu như theo nhóm hàng; mặt hàng, theo nhân viên kinh doanh, báo cáo công nợ đến hạn, ..)
Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng; nhập xuất kho; thu chi; hàng tồn kho… và người quản dùng cũng phải mất nhiều thời gian để lập thống kê, báo cáo chi tiết
Thường chỉ tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người dùng phải tốn nhiều công sức, thời gian. Do đó; nhà quản lý cũng gặp khá nhiều khó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc
Dữ liệu bán hàng được lưu trữ rời rạc trên các file Excel không đảm bảo tính an toàn; và logic để phục vụ cho việc tập hợp báo cáo tổng hợp và tham chiếu ràng buộc dữ liệu
Với những doanh nghiệp lớn, khi nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng mặt hàng nhiều, số lượng khách hàng cũng rất nhiều thì sử dụng phần mềm excel thì rất khó đáp ứng; thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếu logic và rời rạc. Và việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được; muốn làm thì mất rất nhiều thời gian và công sức; hơn nữa lại không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
Những bất cập thường gặp khi quản lý kho bằng excel
Excel là một phương pháp được khá nhiều cửa hàng bán lẻ lựa chọn với tính tiện lợi, chi phí rẻ. Tuy nhiên phương pháp này cũng có những hạn chế rất lớn trong quản lý kho.
Dữ liệu không được bảo mật
Cơ bản là phần mềm excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cả cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu.
Hơn nữa, nếu trong quá trình sử dụng, máy tính gặp vấn đề trục trặc thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra.
Nhập liệu thủ công, dễ sai sót
Khi quản lý kho bằng excel, người dùng sẽ phải nhập thủ công toàn bộ lên phần mềm. Điều này rất dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn khi số lượng hàng hóa quá lớn.
Chỉ cần nhập sai một số liệu sẽ gây ra lỗi cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận bán hàng.
Bên cạnh đó, nhập liệu cũng mất rất nhiều thời gian, gây lãng phí nguồn nhân lực cho cửa hàng.
Không có chức năng báo cáo kinh doanh
Có thể nói, phần mềm excel quản lý kho rất đơn giản; nhưng người dùng chỉ có thể làm được một số biểu đồ đơn giản để báo cáo dữ liệu xuất – nhập – tồn kho.
Excel không hỗ trợ theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan của cửa hàng qua excel. Đây là một hạn chế lớn của excel khi quản lý hàng hóa.
Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ nhầm lẫn
Khi sử dụng file excel để quản lý kho; thông tin không được lưu trên cùng hệ thống. Vì vậy, việc quản lý công nợ với nhà cung cấp rất dễ gây ra nhầm lẫn.
Tình trạng ghi thiếu sót hay nhầm số liệu có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh chiến lược của cửa hàng.
Giải pháp quản lý kho hiệu quả
Công nghệ không ngừng phát triển và tạo ra những xu hướng ảnh hưởng mạnh mẽ đến thói quen mua sắm của người tiêu dùng. Khi khách hàng thay đổi thì người bán hàng cũng phải thay đổi.
Vì vậy những ứng dụng công nghệ ngày càng hiện đại hơn phục vụ cho các nhà kinh doanh được phát triển như một điều tất yếu. Trong đó; phần mềm quản lý bán hàng đang làm thay đổi nhanh chóng cách mà một doanh nghiệp quản lý công việc kinh doanh của mình.
Theo đánh giá của giới thương mại điện tử; trên thế giới hiện nay; xu hướng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đang dịch chuyển theo hướng từ phần mềm quản lý bán hàng truyền thống sang phần mềm có hỗ trợ bán hàng đa kênh; tích hợp theo nhu cầu các ứng dụng phục vụ từ A-Z cho hoạt động kinh doanh.
Tại Việt Nam, giữa bối cảnh bán hàng đa kênh (OmniChannel) đang trở nên phổ biến; các doanh nghiệp cũng không chỉ cần một phần mềm quản lý bán hàng mà còn cần giải pháp tích hợp ứng dụng; kết nối với các phân hệ khác cũng như các thiết bị ngoại vi như máy quét mã vạch; điện thoại di động; máy tính bảng để tạo ra một chu trình bán hàng khép kín và quản lý doanh nghiệp tổng thể.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tốt nhất để thay thế hình thức quản lý kho hàng bằng excel; thì Bota pos hứa hẹn sẽ là phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất; phù hợp nhất cho bạn. Click tại đây để trải nghiệm nhé!
