Đối với các cửa hàng bán lẻ, làm sao để quản lý doanh thu bán hàng và báo cáo lãi lỗ là một bài toán khó. Nếu tình hình kinh doanh của cửa hàng không được theo dõi chặt chẽ có thể khiến hoạt động của cửa hàng bị ảnh hưởng cũng như gây ra thất thoát không đáng có. Nếu việc hoạch toán doanh thu bán hàng đúng thời điểm sẽ giúp chủ cưa hàng xây dựng được kế hoạch kinh doanh hiệu quả nhất.
Nhiều mô hình kinh doanh bán lẻ ở Việt Nam mở ra một cách tự phát hoặc được truyền lại từ đời này qua đời khác. Chủ cửa hàng hầu như chỉ kinh doanh theo cảm tính hoặc kinh nghiệm được truyền lại nên thiếu cái nhìn tổng quan, khoa học và chưa có chiến lược phát triển cụ thể, chưa nắm được nghiệp vụ kế toán cơ bản. Chính vì lẽ ấy mà rất nhiều cửa hàng như thế đã phải đóng cửa sau một thời gian hoạt động. Như vậy việc quản lý doanh thu, chi phí, lãi lỗ vô cùng quan trọng.
Các loại doanh thu chủ cửa hàng cần quan tâm
Trong bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào thì người chủ doanh nghiệp cũng cần nắm được những doanh thu cơ bản sau
- Doanh thu tổng: là số tiền ghi trong hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ bao gồm cả doanh thu bị chiết khấu, hàng bị đổi trả lại, giảm giá hàng bán cho người mua những vẫn được ghi trên hóa đơn
- Doanh thu thuần là doanh thu được xác định theo công thức: doanh thu thuần = Doanh thu tổng – Chiết khấu hàng bán – Hàng bán bị trả lại – Phần giá trị giảm giá hàng bán – Thuế gián thu.
Đọc thêm: Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng để kinh doanh hiệu quả
Những sai lầm khiến doanh thu không chính xác
Ghi nhận doanh thu chưa thanh toán
Doanh thu bán hàng là tổng doanh thu cửa hàng bán ra. Dù thế nhưng có rất nhiều nhan viên nhầm lẫn giữa doanh thu thuần và doanh thu tổng thể. Với những cửa hàng áp dụng hình thức ship COD tức là khách hàng của shop ở các tỉnh khác nhau trên khắp cả nước và họ yêu cầu vận chuyển hàng hóa đến tận nơi và thanh toán cho nhân viên giao hàng, sau đó tiền bán mới được tổng hợp và đưa về shop. Vi thế thời điểm shop tạo đơn hàng giao cho shipper đi vận chuyển tiền thực tế chưa về shop. Trong giai đoạn vận chuyển có thể xảy ra một số trường hợp như hàng bị hủy vì hàng hóa bị hỏng nên shop cần bổi thường cho khách, khách từ chối nhận hàng, không liên lạc được với khách hàng, cửa hàng sẽ phải bù tiền ship, thông tin giao hàng không chính xác nên hàng bị hoàn về. Như vậy doanh thu chắc chắn sẽ bị biến động.
Thói quen sử dụng sổ sách
Bạn sử dụng cách truyền thống là ghi chép ra sổ để quản lý doanh thu, chi phí, bán đến đâu ghi đế đó. Chính vì lẽ đó mà shop không quản lý được tình trạng nhân viên không trung thực, bán ngoài sổ sách ( bán cho khách nhưng không ghi vào sổ). Ngoài ra bạn sẽ phải chiết khấu thêm cho khách quen, hay nhập hàng đột xuất gây ra những khoản thu chi phát sinh.
Những điều mà tôi vừa kể trên sẽ khiến chủ shop vô cùng khó khăn trong việc đối chiếu trong việc lượng hàng thực tế bán ra, liệu có khớp với số tiền thu về hay không? Điều này khiến cho việc hoạch toán daonh thu không chính xác, hàng hóa bị thất thoát không kiểm soát được chính xác, ngay cả khi tổng lượng hàng hóa xuất bán và hàng hóa trong kho không đồng nhất với số liệu ban đầu.
Ngoài ra còn chưa kể đến chuyện shop muốn có được một báo cáo doanh thu lỗ lãi chính xác thì phải ngồi nhập excel và việc tính toán thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức của bạn, không những thế còn dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn.
Bài toán quản lý doanh thu – chi phí hiệu quả, chính xác nhất
Bạn thấy việc quản lý doanh thu thực sự khó khăn và mệt mỏi nhưng không đem lại được hiệu quả cao. Để tìm được cho mình quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ, triệt để bạn phải thực hiện đồng thời nhiều biện pháp đến từng bộ phận nhân viên và điều quan trọng là phải biết vận dụng sử dụng những công cụ hỗ trợ hợp lý để việc quản lý đạt hiệu quả cao.
Một phần quản lý bán hàng thông minh sẽ giải quyết được hết những khó khăn bạn đang gặp phải, quản lý doanh thu, tiền mặt một cách chặt chẽ. Không những thế phần mềm quản lý bán hàng còn được tích hợp thêm nhiều tính năng ưu việt như ghi nhận doanh thu với đơn hàng ship. Và điều này vô cùng quan trọng khiến doanh. Thực thu – chi trong cửa hàng chính xác theo chu kỳ thời gian (đúng về luồng tiền)thu được xác thực 100%, phản ảnh được chính xác thực trạng kinh doanh cụ thể tại cửa hàng.
Như vậy chỉ với một vài thao tác cơ bản trên máy tính với phần mềm quản lý bán hàng, chủ shop hoàn toàn có thể nắm được số tiền thực thu để tránh những sai sót, thất thu không đáng có. Từ đó, tổng kết được sự cân bằng giữa thu nhập (doanh thu) và chi phí trong từng kỳ thông qua báo cáo lãi lỗ để cuối cùng nắm được số lãi ròng của mình là bao nhiêu.
Chúc bạn buôn may, bán đắt với phần mềm quản lý bán hàng.
