Xem thêm: Muốn quản lý kho hàng thật hiệu quả? Tham khảo 4 bí quyết sau đây

1. Thanh toán nhanh chóng qua phần mềm bán hàng

Hầu hết các phần mềm bán hàng hiện nay đều được tích hợp với máy quét mã vạch và hỗ trợ chức năng in mã vạch cho sản phẩm. Khi sử dụng máy quét mã vạch với phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian cho khâu nhập dữ liệu thanh toán.

Ước tính, thời gian quét một mã vạch 12 chữ nhanh hơn 6 lần so với việc bạn nhập bằng tay. Theo nghiên cứu chứng minh cứ 1000 lần nhập dữ liệu một cách thủ công thì sẽ có ít nhất là 10 lần dính lỗi. Nhưng với công nghệ quét laser đi kèm phần mềm quản lý bán hàng thì tỉ lệ này giảm đi đáng kể.

Có thể nói, thanh toán qua phần mềm tính tiền siêu thị mini với máy quét mã vạch sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian và tối ưu hóa tính chính xác trong thanh toán. Từ đó, đem lại những trải nghiệm mua sắm tuyệt vời cho người tiêu dùng.

Ngoài ra, với chức năng lưu trữ mọi giao dịch bán hàng, phần mềm còn cho phép chủ cửa hàng truy vấn bất kỳ hóa đơn nào nếu chẳng may có sai sót xảy ra. Điều này hỗ trợ nhân viên thu ngân rất nhiều trong thao tác tìm lỗi sai giúp nâng cao chất lượng bán hàng.

2. Kiểm soát dễ dàng hoạt động bán hàng của nhân viên

Công việc quản lý nhân viên trong tất cả các công đoạn là một bài toán khó đối với nhà quản lý. Trên thực tế, có rất nhiều trường hợp nhân viên bán hàng lợi dụng lỗ hổng trong quản lý để biển thủ doanh thu, làm thất thoát tài sản của siêu thị.

Với phần mềm quản lý bán hàng, chủ cửa hàng có thể kiểm soát được từng đơn bán hàng, doanh thu trong ca làm việc của nhân viên một cách cụ thể. Cùng với đó, phần mềm quản lý bán hàng siêu thị cũng có chức năng phân quyền cho nhân viên. Cụ thể, nhân viên bán hàng chỉ có quyền bán, nhập, kiểm hàng còn các vấn đề về khác như theo dõi báo cáo, thay đổi thông tin sản phẩm, phần quyền hoặc một số chức năng quản lý cao hơn thì chỉ có người chủ là được phép quản trị.

3. Kiểm soát kho đơn giản với phần mềm quản lý bán hàng

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng siêu thị có tính năng quản trị kho hàng đang dần trở nên phổ biến đối với nhiều siêu thị mini. Nhờ ứng dụng này mà chủ cửa hàng hoàn toàn có thể:

• Kiểm soát tồn kho định mức: Với đặc tính kinh doanh của các siêu thị mini, các mặt hàng được nhập kho và xuất kho liên tục nên không thể tránh khỏi tình trạng thiếu kiểm soát. Với phần mềm này thì khi một mặt hàng có số lượng nhỏ hơn định mức cho phép thì hệ thống sẽ cảnh báo đến người quản lý. Điều này sẽ giúp chủ siêu thị kịp thời nhập hàng để việc kinh doanh có thể diễn ra bình thường, tránh tình trạng hết hàng để phục vụ người tiêu dùng.
  
• Kiểm kê sản phẩm với mã hàng: Bằng cách quản lý theo mã vạch, người quản kho có thể dễ dàng kiểm đếm số lượng sản phẩm mà chỉ cần quét mã. Nhờ đó, chủ kinh doanh có thể dễ dàng kiểm soát tất cả thông tin của hàng hóa từ số lượng, chất lượng, đến xuất xứ.
  
• Xuất – Nhập hàng hóa chuyên nghiệp: Phần mềm hỗ trợ ghi lại tiến trình nhập hàng, trạng thái xuất, giúp nhà quản lý có thể nắm bắt nhanh, chính xác tình hình trong kho để chỉnh kế hoạch kịp thời, tránh thiệt hại trong lưu trữ.
  
• Quản lý chặt chẽ hàng hóa theo lô, hạn sử dụng: Đối với kinh doanh siêu thị mini thì đây là chức năng quan trọng bậc nhất. Bằng tính năng phân chia theo lô, hạn sử dụng, phần mềm cung cấp những dữ liệu chi tiết từng lô của từng phân loại hàng hóa, giúp người quản lý kho nắm rõ về thời hạn sử dụng cũng như đặc điểm của từng lô hàng. Cùng với đó, phần mềm cũng sẽ gợi ý xuất kho theo nguyên tắc hàng nào hết hạn trước sẽ xuất trước một cách tự động giúp chủ cửa hàng, giúp hạn chế tối đa thất thoát.

4. Quản lý doanh thu chuyên nghiệp

Đối với ngành kinh doanh siêu thị mini, nếu tình hình kinh doanh của siêu thị không được theo dõi chặt chẽ sẽ khiến hoạt động của cửa hàng bị ảnh hưởng nghiêm trọng cũng như gây thất thoát. Do vậy, việc hạch toán doanh thu bán hàng càng chi tiết, càng chính xác sẽ giúp chủ cửa hàng xây dựng được kế hoạch kinh doanh hiệu quả nhất.

Không những thế phần mềm quản lý bán hàng còn có tính năng tính chính xác doanh thu với đơn hàng ship, đơn hàng khuyến mại. Thu chi của cửa hàng được cập nhật trên hệ thống chính xác 100%, phản ánh được thực trạng buôn bán của siêu thị. Cùng với đó, chủ kinh doanh hoàn toàn có thể theo dõi doanh thu ở bất kỳ lúc nào, bất kỳ ở đâu với tính năng quản lý từ xa.

Như vậy, với vài thao tác cơ bản trên máy tính hoặc điện thoại với phần mềm bán hàng, chủ siêu thị mini hoàn toàn có thể nắm bắt được số doanh thu thực tế để tránh những sai sót, thất thoát không đáng có. Từ đó, chủ kinh doanh sẽ có cái nhìn bao quát nhất về hoạt động kinh doanh.

5. Ứng dụng phần mềm để chăm sóc khách hàng

Để kinh doanh có lợi nhuận, khách hàng thường xuyên tìm đến cửa hàng của mình, thì mọi chủ kinh doanh đều phải có chiến lược quản lý, chăm sóc khách hàng. Sử dụng phần mềm bán hàng, mọi  thông tin khách hàng đều được lưu trên hệ thống như: Họ tên, Email, Số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ, nhật lý mua hàng,… Khi bạn muốn tìm thông tin của khách hàng nào đó, chỉ cần vài thao tác chủ siêu thị đã xem được toàn bộ thông tin khách hàng của mình.

Thông qua phần mềm, quản lý siêu thị có thể dễ dàng phân tích thói quen mua sắm của từng đối tượng khách hàng, sau đó thành lập các nhóm khách hàng có giống nhau để từ đó kế hoạch phát triển những chương trình phù hợp với từng đối tượng. Không những vậy, phần mềm cũng có chức năng cài đặt khuyến mãi riêng cho khách hàng thân thiết. Do đó, việc giữ chân, kích thích họ tiếp tục mua hàng tại shop thông qua chế độ ưu đãi hợp lý trở nên vô cùng đơn giản.

6. Kiểm soát linh hoạt các chương trình khuyến mại

Tâm lý chung của người tiêu dùng là thấy rẻ, thấy khuyến mãi, giảm giá sâu là sẽ có tỉ lệ mua hàng cao hơn, dù họ thực sự chưa có nhu cầu sử dụng ngay. Do vậy, việc tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá chính là những cách thu hút và truyền thông cho cửa hàng nhanh và hiệu quả nhất.

Việc tạo ra các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, giảm giá chính là những cách thu hút và marketing cho cửa hàng hiệu quả và nhanh nhất. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là một trong những công cụ hữu ích giúp cửa hàng xây dựng và phát triển các chương trình khuyến mãi nhanh chóng và hiệu quả.

Với tính năng quản lý khuyến mãi, chủ siêu thị có thể thoải mái cài đặt khoảng thời gian, bảng giá, giảm giá theo % hoặc VNĐ cho nhiều chương trình khuyến mãi khác nhau. Có như vậy, chủ kinh doanh mới dễ dàng theo dõi từng giao dịch mua hàng của khách từ đó đưa ra những kế hoạch, quyết định phù hợp cho đợt khuyến mãi tiếp theo.

7. Tìm kiếm, kiểm soát thông tin sản phẩm nhanh chóng

Mọi thông tin mặt hàng từ giá cả, số lượng, hạn sử dụng,… đều được số hóa trên hệ thống của phần mềm quản lý. Những mặt hàng cùng chủng loại được phân loại một cách khoa học và chuyên nghiệp. Chỉ vài thao tác đơn giản với phần mềm chủ kinh doanh tìm kiếm sản phẩm/đơn hàng/hóa đơn/khách hàng/phiếu xuất nhập kho…theo các tiêu chí nhất định thông qua bộ lọc thông minh.

Không chỉ vậy, đa số phần mềm hiện nay đều sở hữu giao diện quản lý dễ nhìn, dễ thao tác, dù không dành về công nghệ nhưng chủ cửa hàng cũng nhanh chóng thao tác, xử lý thông tin sản phẩm trên hệ thống.

Top 7 mẹo bán hàng siêu thị mini với phần mềm quản lý bán hàng là những thông tin bổ ích  cho những chủ kinh doanh ngành siêu thị mini. Nếu bạn chưa biết quản lý siêu thị như thế nào cho hiệu quả thì hãy tham khảo ngay phần mềm quản lý bán hàng Bota POS ngay hôm nay.

The post 7 mẹo dùng phần mềm quản lý bán hàng được chia sẻ bởi các chủ siêu thị mini appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm:

Xu hướng kinh doanh “hốt bạc” dịp hè 2019 bạn nên tham khảo

Tìm hiểu 6 xu hướng kinh doanh nhà hàng, khách sạn hiện nay

Thẻ kho – chìa khóa kiểm soát kho hàng

Công việc kiểm soát kho hàng vô cùng phức tạp, đòi hỏi số lượng nhân viên đông mới có thể làm việc hiệu quả. Tầm 2-3 người cùng với nhà quản lý là con số thích hợp nhất. Công việc nhập, xuất kho diễn ra hàng ngày. Bởi vậy, việc kiểm kho cũng sẽ theo một quá trình liên tục. Quản lý kho yêu cầu nhà quản lý cần có tư duy tốt, để có thể liên kết được với bộ phận bán hàng. Luôn đảm bảo quá trình bán hàng được thông suốt, tránh thiếu hàng hoặc các sản phẩm cung cấp hết hạn sử dụng.

Một số những lưu ý đối với công việc quản lý hàng hóa:

Để đảm bảo mọi hàng hóa đều được tiêu thụ, bạn nên dùng phương pháp nhập trước-xuất trước. Phương pháp này giúp bạn giải quyết được những nguồn hàng tồn kho và đảm bảo tính ổn định và logic. Phương pháp này tính toán dễ dàng và thuận tiện.

Áp dụng thẻ kho khi quản lý hàng hóa. Thẻ kho có tác dụng giúp nhà quản lý ghi nhớ được số lượng hàng nhập vào, xuất ra. Bởi mỗi sản phẩm, mỗi lô hàng lại được ghi chép lại thông qua thẻ. Việc áp dụng thẻ kho trong quá trình quản lý giúp cửa hàng hạn chế những tổn thất; và nhanh chóng tìm ra sản phẩm khi cần thiết.

Lựa chọn người kiểm kho. Người kiểm kho như chìa khóa của cửa hàng. Mọi nguồn hàng sẽ qua tay của họ. Bởi vậy, một người mà bạn cực kì tin tưởng sẽ là người được giao cho công việc nặng nề này.

Phân loại hàng hóa trong kho bằng nhãn

Đây là một trong những kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả nhất. Mỗi sản phẩm lại có những nhãn hiệu hoặc ký hiệu riêng. Bởi vậy, bạn nên đánh dấu chúng để dễ dàng phân loại khi kiểm kho, cũng như dễ dàng xuất kho để phục vụ quá trình bán hàng.

Thông thường, hiện nay các cửa hàng đều sử dụng hệ thống mã vạch để nhận biết tên và giá sản phẩm. Chỉ cần đọc mã vạch, bạn sẽ biết được ngay lập tức tên sản phẩm cũng như giá cả của chúng thông qua một hệ thống máy tính chủ. Từ khi sử dụng biện pháp này, các nhà quản lý đã hạn chế được tối đa mức sai sót trong quá trình kiểm kho cũng như bán hàng.

Kiểm kho liên tục, tránh thất thoát

Quản lý kho là công việc hàng ngày, nhà quản lý sẽ giao cho người nhân viên mình tin tưởng thực hiện công việc này. Tuy nhiên, nhà quản lý vẫn cần có những đợt kiểm soát lại hết tất cả kho hàng, để biết được tình hình kinh doanh đang dừng lại ở mức nào? Vấn đề tồn kho có gặp khó khăn không? Bạn nên quy định thời gian kiểm soát kho hàng hóa định kỳ. Ví dụ như 3 tháng hoặc 6 tháng, tùy vào quyết định của bạn.

Các công việc kiểm kho định kỳ đó là xác định lại số lượng hàng hóa còn lưu trữ trong kho thời điểm hiện tại. Chất lượng những sản phẩm đó như thế nào. Vẫn còn tốt hay đã bị ẩm mốc, hoặc ảnh hưởng khác từ môi trường. Qua đó đưa ra những thay đổi để khắc phục những sự cố đối với vấn đề hàng hóa.

Công việc kiểm kho này được sự giám sát trực tiếp của nhà quản lý; và sự hỗ trợ của một số nhân viên trong cửa hàng. Do kiểm kê lại toàn bộ kho hàng nên thời gian khá lâu. Bạn nên bố trí lượng lượng thừa ra một chút để hỗ trợ nhau, đẩy nhanh tiến độ công việc.

Sau khi mọi việc diễn ra, bạn cần một thư ký để ghi chép toàn bộ những con số và những lưu ý trong buổi kiểm kho.

Sau khi kiểm kho, chắc chắn rằng bạn sẽ tìm ra những sản phẩm sắp hết hạn sử dụng cần thanh lý gấp. Bởi vậy, để khéo léo thu hút khách hàng, bạn nên sử dụng những hình thức khuyến mãi độc đáo, đánh mạnh vào tâm lý người tiêu dùng.

Sắp xếp kho hàng gọn gàng, ngăn nắp

Kho hàng sẽ vô cùng logic nếu bạn biết cách sắp xếp. Với nhiều nhà kinh doanh, khi mới bắt đầu, họ thường không chú trọng tới vấn đề trật tự hàng hóa trong kho. Bởi mục đích của họ chỉ là bán được nhiều hàng, lấy được cả vốn lẫn lãi. Tuy nhiên, đây là suy nghĩ ngắn hạn, không có chiến lược lâu dài.

Sắp xếp kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, phân loại theo từng loại hàng; sẽ giảm thiểu tối đa thời gian cho bạn. Nhân viên sẽ dễ dàng hơn trong việc lấy sản phẩm cần thiết cho khách hàng khi họ cần gấp. Người quản lý kho bằng mắt thường cũng có thể kiểm soát được hàng hóa; nếu sắp xếp theo một trật tự nhất định.

Không chỉ sắp xếp kho hàng mà việc vận chuyển hàng hóa từ kho hàng lên cửa hàng và sắp xếp chúng cũng cần được lưu ý. Có những mẹo sắp xếp hàng hóa tại cửa hàng vô cùng đẹp mắt và ấn tượng. Bạn nên tham khảo.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Nếu bạn không thể đặt niềm tin vào bất cứ ai để quản lý kho hàng của mình; cũng không muốn mất tiền thuê thêm nhân công; và hạn chế tối đa lượng chi phí khi mới bắt đầu kinh doanh. Hãy sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để hỗ trợ. Và việc biết tận dụng mọi tính năng của phần mềm cũng là một kinh nghiệm quản lý bạn cần biết.

Phần mềm quản lý bán hàng với tính năng thông minh, giao diện đơn giản dễ sử dụng; sẽ là gợi ý tốt cho những nhà kinh doanh đang có ý định mở cửa hàng.

Phần mềm tích hợp các chức năng phức tạp hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của nhà hàng; đặc biệt là khả năng quản lý kho. Hãy tham khảo kỹ hơn về phần mềm quản lý bán hàng trên các phương tiện online; để áp dụng được hiệu quả nhất.

Trên đây là 5 kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả, bạn có thể tham khảo. Chúc các bạn khởi nghiệp thành công.

The post 5 kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả nhà quản lý nên biết appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm:

Áp dụng tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho hàng cho doanh nghiệp

Quản lý kho nội thất hiệu quả với phần mềm bán hàng

Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa giúp quản lý kho hiệu quả

Kinh nghiệm quản lý kho hàng

Thiết lập vị trí hàng trong kho theo khu vực riêng

Các mã hàng đều thay đổi theo từng thời kì, vì vậy cần phải sắp xếp thích hợp với mô hình kinh doanh của bạn, thiết lập và xem lại ít nhất 6 tháng 1 lần.

Điều này đảm bảo rằng, các mã hàng phải nằm chính xác ở số kệ nhất định trong kho hàng nhằm giảm thời gian nhân viên tìm kiếm khi khách hàng yêu cầu.

Hệ thống quản lí kho hàng của bạn phải có mô-đun phân chia rõ ràng, linh hoạt. Nếu bạn chưa sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mà sử dụng excel thì có thể tham khảo các mẫu quản lý kho hàng trên mạng để học theo và tối ưu phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Tự tạo ra khu vực trung tâm lấy hàng trong kho

Bạn có thể tăng năng suất và cải thiện sự tiện lợi cho người chọn hàng bằng việc sắp xếp các mã hàng đi một cách nhanh nhất ở vùng trung tâm hoặc khu vực điều khiển để lấy hàng trong kho lưu trữ của bạn.

Tự động hóa quy trình chọn hàng tại kho

Thông thường, người chọn hàng trong kho phải dành ra 60% thời gian để xem xét hoặc di chuyển những sản phẩm. Việc lựa chọn các giải pháp tự động, chẳng hạn như vận chuyển sẽ làm giảm thời gian đi lại cho họ. Và tháp lưu trữ hàng nhiều tầng là một phương án sáng tạo và tiết kiệm thời gian đi lại.

Bố trí kệ – giá thích hợp với hàng hóa trong kho

Lưu ý các doanh nghiệp về việc lựa chọn kệ – giá sao cho các mặt hàng có khối lượng nhỏ, thấp và chưa di chuyển ở các giá đỡ và kệ hàng di chuyển nhanh, vận chuyển bằng thùng cartoon/pallet hoặc chọn những nơi lưu trữ phù hợp khác – để cải thiện mật độ lưu trữ và năng suất kho hàng. Điều này cũng cho phép bạn tận dụng tốt không gian trong quy trình quản lý kho.

Tạo danh sách hàng thường xuyên xuất kho

Dù là vì doanh thu hay vì quản lý kho, việc doanh nghiệp chủ động áp dụng quy tắc 80 – 20 cũng đều rất có ý nghĩa với sự phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn có thể đạt được hiệu quả to lớn bằng cách nhóm 20 phần trăm sản phẩm thành 80 phần trăm đơn đặt hàng.

Việc bán số lượng lớn một nhóm các mặt hàng giúp doanh nghiệp xây dựng thế mạnh cung cấp, đồng thời nhân viên sẽ gần như “thuộc lòng” được nhóm mã hàng hoá này vì họ phải tiếp xúc với nó thường xuyên.

Chỉ chọn hai hoặc ba kích cỡ thùng hàng để vận chuyển

Chỉ nên chọn hai hoặc ba thùng hàng với kích cỡ phù hợp để vận chuyển đơn đặt hàng. Ngoài ra, có thể có một vài kích cỡ tùy chỉnh để khi cần thiết người chọn hàng có thể làm việc nhanh hơn. Việc cắt giảm kích cỡ có thể tối ưu hóa chi phí vận chuyển hàng hóa cũng như dễ dàng hơn trong công tác vận chuyển.

Tối ưu các đơn hàng xuất kho

Trong quá trình tư vấn cho khách hàng ngoại tỉnh; thành, doanh nghiệp cần chủ động tư vấn khách chọn những mặt hàng hiện đang có sẵn trong kho; hoặc đề nghị khách mua theo lô con số cộng trừ tồn – dư trong kho chính xác.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý kho hàng

Có rất nhiều lựa chọn để nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng bao gồm mã vạch; công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến; nhận diện theo nhãn hiệu; ánh sáng và công nghệ kích hoạt bằng giọng nói. Các công nghệ này được thiết lập nhằm tăng năng suất hiệu quả quản lý và nâng cao độ chính xác.

Kỹ năng quản lý kho hàng

Đối với thủ kho

Cùng 1 số quy định về trang phục và kỉ luật như nhân viên bán hàng; tuy nhiên, nhân viên thủ kho cần có thêm những nội quy riêng; để quản lý kho hàng hiệu quả nhất có thể. Khi có giấy nhập xuất kho; luôn phải kiểm tra nghiêm ngặt; đầy đủ, đồng thời thường xuyên theo dõi tình hình hàng hoá trong kho có khớp với dữ liệu phần mềm hay không để phục vụ cho việc bán hàng; nhập kho chính xác. Đảm bảo sắp xếp hàng hoá trong kho 1 cách khoa học; dễ lấy, dễ tìm, phòng tránh cháy nổi cũng như ẩm ướt để bảo vệ chất lượng hàng hoá tốt nhất.

Đối với khách hàng

Trong trường hợp khách hàng vào tận kho lấy hàng phải đảm bảo 1 số yếu tố then chốt; để có thể giữ trật tự chung. Một số nội quy quản lý kho hàng nên được áp dụng đó là khi khách đến giao dịch phải mang theo chứng minh thứ; giấy giới thiệu học thẻ nhân viên nếu là người bên phía đối tác;…Thực hiện xuất trình các giấy tờ cần thiết cho thủ kho, ăn mặc lịch sự; đúng tác phong và tuân theo sự điều hành của thủ kho hoặc người phân hàng.

Đối với nhân viên bán hàng

Đối với nhân viên; là người trong doanh nghiệp nhưng cũng cần phải tuân thủ 1 số nội dung nghiêm ngặt; để tránh tình trạng đông người dẫn đến hỗn loạn ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá. Thứ nhất; khi vào kho phải mang thẻ nhân viên ra vào để thủ kho dễ dàng quản lý, ăn mặc gọn gàng; đúng tác phong và tuân theo sự chỉ dẫn của thủ kho. Đặc biệt là cấm đưa người lạ hoặc người thân ngoài doanh nghiệp đi vào khu vực kho.

Ngoài ra, nên sử dụng thêm phần mềm quản lý bán hàng tích hợp thêm chức năng quản lý kho; để nhân viên bán hàng và thủ kho cùng nhau theo dõi số lượng hàng tồn; và hàng cần bán trùng khớp để phối hợp ăn ý hơn.

Với những kinh nghiệm và kỹ năng quản lý kho hàng tốt nhất; hiệu quả nhất và chuyên nghiệp nhất mà bài viết đã tổng hợp và chia sẻ. Hy vọng sẽ là những kiến thức hữu ích trong việc kinh doanh. Cùng học tập và áp dụng ngay những kinh nghiệm trên; để hoạt động quản lý kinh doanh nói chung và quản lý kho nói riêng trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

The post Những Kỹ Năng Quản Lý Kho Tuyệt Vời Cho Doanh Nghiệp appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm bài viết:

6 sai lầm nghiêm trọng trong quản lý kho hàng

Giải pháp tránh thất thoát hàng hóa tốt nhất trong kinh doanh

Bỏ túi bí quyết quản lý kho mỹ phẩm hiệu quả

Xây dựng không gian trong nhà kho hiệu quả

Diện tích trong không gian nhà kho sẽ quyết định tổng số vốn đầu tư mà bạn cần là bao nhiêu. Việc lập kế hoạch chi tiết trên mỗi mét vuông thông qua các sản phẩm sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề 1 cách dễ dàng; thuận tiện cho lưu trữ cũng như phục hồi. Mở rộng không gian cho nhà kho có thể có rất nhiều cách như xây dựng tầng lửng; sử dụng tủ chứa nhiều ngăn để đặt sản phẩm…

Theo dõi sát sao thời gian quay vòng của hàng hóa

Việc theo dõi chu kì quay vòng của hàng tồn kho là việc làm vô cùng quan trọng để hàng hóa luôn giữ ở mức cân bằng và nằm trong vòng kiểm soát. Khi có đơn hàng được đặt; lúc đó bạn sẽ xem xét lại kho của mình xem lượng hàng còn bao nhiêu để bắt tay vào chuẩn bị lô hàng.

Việc tự động cập nhật số lượng hàng còn lại trong kho sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong vấn đề đơn hàng; và đảm bảo mọi giao dịch có thể thực hiện ngay nếu bạn muốn. Áp dụng phương pháp theo dõi thời gian quay vòng của hàng hóa chính là 1 mẹo để các doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Chuyên nghiệp hóa vấn đề vận chuyển giữa các nhà kho

Đôi khi, việc vận chuyển hàng tồn kho giữa các nhà kho sẽ giúp đẩy nhanh tốc độ phân phối. Việc thông báo có thể thực hiện cả khi hàng đã được gửi và khi hàng đã được giao. Chức năng tự động cập nhật về tình hình hàng hóa hiện tại giữa 2 nhà kho; có thể khiến việc vận chuyển trở nên dễ dàng hơn.

Xử lí đơn đặt hàng hiệu quả

Việc xử lý đơn đặt hàng ngay khi có yêu cầu có thể làm giảm sự lộn xộn trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Hãy chắc chắn rằng hệ thống quản lý của bạn làm việc 1 cách suôn sẻ; và trơn tru từ khi đơn hàng tới cho đến khi nó đến tay khách hàng 1 cách an toàn.

Đồng thời sản phẩm xác định là sẽ bán được nên nhanh chóng thực hiện các dịch vụ giao hàng; để có thể cập nhật tình hình về số lượng hàng còn lại trong kho một cách kịp thời nhất.

Đánh giá và kiểm soát các mặt hàng tiêu thụ chậm

Là một cửa hàng nhỏ; việc phân tích và đánh giá kĩ về tình hình tiêu thụ sản phẩm có thể cho bạn biết sản phẩm nào đang bị tồn lại kho trong khoảng thời gian dài. Tìm hiểu rõ nguyên nhân; và đưa ra những kế hoạch giúp sản phẩm được tiêu thụ hết nhanh chóng chính là việc bạn cần làm.

Bằng cách làm như vậy doanh thu từ hàng tồn kho của doanh nghiệp luôn được giữ ở mức tối ưu. Ngoài ra, việc đàm phán với các nhà phân phối để việc cung cấp hàng hóa luôn ổn định; cũng là 1 trong những giải pháp để quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ 1 cách hiệu quả.

Quy trình đi từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng

Một cách khác để đem lại hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ đó chính là kinh doanh các sản phẩm trung gian; hay dịch vụ dropshipping (phương pháp thực hiện bán lẻ mà một cửa hàng không lưu giữ sản phẩm được bán trong kho của mình); dựa trên nhu cầu của khách hàng cũng như mong muốn của nhà sản xuất. Bạn không cần trả phí cho vấn đề lưu trữ; hay vận chuyển hàng tồn kho với các sản phẩm đã được drop ship (không thông qua khâu lưu kho).

Với ứng dụng dropshipping; bạn có thể thử các sản phẩm mà không cần đưa chúng vào danh mục quản lý hàng tồn kho của mình. Danh mục các sản phẩm của bạn có thể được mở rộng; vì bạn sẽ có quyền tự do cung cấp các sản phẩm cần nhiều chi phí lưu kho hơn. Mặc dù mức giá cho phương pháp dropshipping sẽ hơi cao; nhưng đừng lo bạn vẫn sẽ thu về được 1 phần lợi nhuận do không mất chi phí cho kho bãi cũng như vận chuyển.

Vấn đề kiểm toán ngẫu nhiên và theo chu kì

Để vấn đề đặt hàng có thể thực hiện chính xác 100%; chúng ta nên thực hiện các thao tác kiểm soát trên cơ sở ngẫu nhiên. Các cuộc kiểm tra đột xuất như vậy có thể giúp bạn biết được chính xác tình hình hoạt động của kho hàng ra sao; và chất lượng như thế nào.

Các sản phẩm hiện có trong kho nếu xảy ra bất cứ vấn đề gì như hư hỏng; thất lạc hoặc không còn sử dụng được có thể được kịp thời tìm ra; và có các biện pháp xử lí phù hợp.

Xác định nhân viên bán hàng xuất sắc nhất

Trong mỗi cửa hàng đều có 1 nhóm các nhân viên bán hàng xuất sắc. Nhiệm vụ của họ là nghiên cứu và phát triển các kế hoạch bán hàng.  Họ chủ yếu tập trung vào các sản phẩm có ưu thế; để từ đó lập ra 1 kế hoạch định hình phân tích rõ không gian nơi đặt hàng hóa; cũng như công đoạn đặt hàng và chỉ tiêu cho từng kênh bán hàng.

Dựa vào lịch sử bán hàng của các kênh bán hàng cũng như tổng doanh thu; và số lượng giao dịch chúng ta có thể dễ dàng nhận ra đâu là nhân viên bán hàng xuất sắc nhất trong hệ thống của bạn.

Từ thực tế hoạt động cho thấy có một cách rất hay để giúp các cửa hàng quản lý hàng hoá tồn kho hiệu quả; đó chính là phân loại thành từng nhóm các nhân viên bán hàng xuất sắc nhất; các sản phẩm được tiêu thụ nhanh nhất cũng như các sản phẩm tồn kho lâu nhất.

Nhiệm vụ của các nhà quản lý là sắp xếp chúng vào từng bảng để tiện cho việc theo dõi; tiếp tục bán các sản phẩm được khách hàng ưa chuộng đồng thời đưa ra các phương án để thúc đẩy bán các sản phẩm tồn kho.

Trên đây là top 8 kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất dành cho mô hình doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn đang sở hữu một doanh nghiệp nhỏ; tham khảo và học tập những bí quyết trên đây ngay thôi!

The post Top 8 Kinh Nghiệm Quản Lý Kho Cho Mô Hình Kinh Doanh Nhỏ appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

 Xem thêm:

Học tập 6 cách quản lý kho hàng thời trang chuyên nghiệp

Những yêu cầu cần thiết để quản lý kho hàng hiệu quả

Phương pháp quản lý hàng tồn kho siêu hữu ích cho doanh nghiệp

Kinh nghiệm chung trong quản lý kho hàng, kho vật tư

Sắp xếp kho theo từng vị trí và theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

Mỗi loại hàng hóa cần có một thẻ kho được cập nhật thường xuyên số liệu

Kiểm tra kỹ càng, chính xác lệnh xuất hàng, đóng hàng, sản xuất xưởng

Liên hệ chính xác bên giao hàng vật tư phụ liệu sắp xếp thời gian vào hàng

Tìm kiếm những người bạn tin tưởng và giao việc

Kinh nghiệm sắp xếp hàng hóa để quản lý kho vật tư hiệu quả

Thủ kho cần chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ cũng như đảm bảo các công cụ và cách thức đó không làm tổn hại đến hàng hóa, vật tư nguyên liệu

Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển vị trí của chúng trong kho

Sắp xếp mặt bằng sạch sẽ, ngăn nắp trước khi nhập hàng

Không xếp hàng hóa ở ngoài trời

Các khu vực dễ có nước mưa hắt vào khi mưa lớn phải thiết kế các giá (palet) để trưng hàng

Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, tạo không gian cho các hàng hóa khác, loại hàng nào dư phải để vào khu vực riêng.

Chuẩn hóa bộ mã vật tư và tên vật tư

Ai cũng biết vật tư thì nhiều, thế nên về nguyên tắc nếu không có cách thức chuẩn hóa mã và tên vật tư thì sẽ rất dễ dẫn đến bị loạn, bị rối. Có trường hợp hay xảy ra là cùng 1 vật tư nhưng mỗi nơi, mỗi dự án lại gọi tên khác nhau, gây ra rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý, mua sắm, điều chuyển.

Do đó, trước khi nghĩ đến những thứ sâu xa hơn, thì đây nên là điểm đánh lưu ý đầu tiên đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà thầu.

Chúng tôi có những bài viết hướng dẫn cách thức mã hóa để tham khảo. Các bạn có thể tìm hiểu thêm ởi 2 bài viết Khái niệm và phân lọai vật tư công trình và Ví dụ thực tế về cách đặt mã vật tư cho Nhà thầu thi công

Lên kế hoạch quản lý kho vật tư

Việc lên kế hoạch giúp ta luôn chủ động, cả về mặt dòng tiền, mua hàng đến bố trí kho bãi, nhân sự.

Nhưng đây thường là 1 trong những tác vụ hay bị bỏ quên nhất của Nhà thầu.

Như chúng ta đều biết; một trong những nguyên nhân chính dẫn tới việc chậm tiến độ xây dựng là do thiếu vật liệu, hoặc vật liệu về chậm. Thiếu nhân công thì xử lý còn nhanh chứ thiếu vật liệu thường là không xử lý được; vì còn liên quan đến sản xuất, vận chuyển; nhất là các vật tư nhập khẩu vốn rất thông dụng trong ngành xây dựng.

Với 1 vật tư ở Trung Quốc thì nhanh cũng mất 3-4 tuần từ lúc chốt hàng, ở Asean thì có thể lên tới 6 tuần; Úc 8 tuần; Châu âu 8-12 tuần hay Mỹ 12 tuần trở lên. Thế nên việc không lên kế hoạch vật tư giống như việc bạn đi đánh nhau mà không mang theo vũ khí vậy.

Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho

Như đã nói ở bài Các lỗi thường gặp khi quản lý kho chúng ta không thừa tiền để đầu tư 1 kho quá khủng, nhưng tiết kiệm quá thì lại nguy hiểm. Các bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết nói trên để hiểu tại sao việc xây dựng kho bãi chuẩn và chỉ dẫn lưu kho lại quan trọng nhé.

Nhân viên kho cần ghi thẻ bài cho tất cả các mẫu mã hàng hóa và gắn vào nơi để hàng hóa. Thẻ bài cần có đầy đủ thông tin như mã hàng, màu sắc, kích thước hàng hóa  

Thủ kho sẽ là người lập sơ đồ kho. Trong sơ đồ cần thể hiện rõ ràng lối đi cũng như vị trí đặt các kệ hàng. Các kệ cần được đánh dấu, ghi rõ số kệ.

Thủ kho cần kiểm tra về an toàn chống cháy nổ trong kho.

Lên quy trình yêu cầu vật tư, quy trình nhập, xuất kho

Vật tư là 1 mục rất tốn tiền, chiếm tới trên 60% Giá trị xây lắp. Do đó, để mua hay cấp 1 vật tư công trình xây dựng thường phải qua rất nhiều khâu, từ đệ trình/chấp thuận vật tư/vật liệu đến khi yêu cầu từ đội thi công, chuyển qua mua hàng, về đến dự án, kiểm tra chất lượng… rồi mới nhập và cấp được.

Mỗi khâu lại cần có những bộ phận chuyên trách để xử lý. Do vậy không có quy trình rõ ràng xem trình tự làm thế nào, ai làm gì, làm thế nào, form biểu gì, ai được duyệt… thì sẽ là 1 mớ bòng bong và 100% bạn sẽ “vỡ trận”.

Tìm hiểu thêm về quy trình nhập xuất kho tại các bài viết: Quy trình nhập kho và Quy trình xuất kho

Kinh nghiệm kiểm kê kho vật tư

Cần kiểm kê kho hàng định kỳ nhằm xác nhận, kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng trong kho. Kết quả kiểm tra kho hàng cần được ghi lại trong biên bản kiểm kho

Các hàng hóa không phù hợp cần được đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc.

Sử dụng phần mềm quản lý vào quản lý kho vật tư

Có quy trình rồi ta làm thế nào nữa? không lẽ ra cứ dùng mãi cách in ra giấy; rồi chạy đi xin chữ ký của từng ông, từng bộ phận. Rồi đợi đến cả tuần không thấy đâu do người kia quên, hoặc giấy thất lạc không đến được họ.

Cứ như vậy, năng lực cung ứng vật tư; thời gian cung ứng từ lúc có nhu cầu đến khi hàng về thường rất chậm. Mà chậm quá người ta lại phải bỏ bớt bước; rồi “quên” quy trình (vì công trường kêu gào nên không thể không cấp); từ đó dẫn đến mất kiểm soát.

Với những kinh nghiệm quản lý kho hàng vật tư mà chúng tôi đã chia sẻ ở bài viết này; hy vọng đã đem đến cho những nhà quản lý kinh nghiệm quản lý kho hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tốt nhất cho việc quản lý kho hàng vật tư chuyên nghiệp; thì đừng bỏ qua bài viết trên đây của chúng tôi nhé. Chúc bạn kinh doanh thành công!

The post Top 8 Kinh Nghiệm Quản Lý Kho Vật Tư Hiệu Quả Nhất appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm:

Những yêu cầu cần thiết để quản lý tồn kho hiệu quả

Phương pháp quản lý tồn kho hữu ích cho doanh nghiệp

Cách tận dụng tối đa hàng tồn kho dư thừa cho doanh nghiệp

Tại sao cần quản lý kho hàng thời trang?

Tránh được việc hết hàng

Một trong những việc tồi tệ nhất mà bạn có thể làm đó chính là quay lưng lại với chính khách hàng của bạn; những người đã sẵn sàng chi tiền cho sản phẩm của bạn.

Một trong những nguyên do chính là vì kho của bạn hiện tại đang không còn hàng. Việc “hết hàng” không chỉ khiến bạn mất đi doanh thu đáng ra bạn phải nhận được mà còn khiến bạn mất đi khách hàng; đó mãi mãi bởi vì họ đã mất niềm tin và họ muốn nhu cầu của họ luôn được đáp ứng đầy đủ.

Một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả sẽ theo sát xem có bao nhiêu sản phẩm đang tồn; và dự đoán hàng sẽ hết trong bao lâu dựa vào hoạt động của phòng Mua hàng. Điều này cho phép bạn đặt hàng với số lượng đủ để không bị hết hàng trong kho.

Nguy cơ tồn đọng hàng

Khi kho hàng không được quản lý tốt, bạn cũng có thể bị tồn đọng hàng quá nhiều ở một số mặt hàng cụ thể. Tồn hàng cũng gây ra nhiều vấn đề khác. Hàng càng để trong kho càng lâu; càng có nguy cơ bị ế và không bán được; khiến cho bạn phải giảm giá nó hoặc tệ hơn là tiêu hủy hàng. Sản phẩm sẽ bị lỗi thời và hết hạn hoặc hư hỏng. Chưa kể hàng để trong kho quá lâu cũng dễ xảy ra tình trạng hư hại do môi trường hoặc bị mất cắp. Những chi phí phát sinh khác như cơ sở vật chất trong kho cần phải được duy trì nếu như kho hoạt động công suất cao; hay là công nhân kho phải làm việc ngoài giờ nếu cần thiết.

Vấn đề về lưu động vốn

Lưu kho là một hoạt động vô cùng quan trọng và khó khăn. Khi bạn thanh toán $15 cho một sản phẩm từ nhà cung cấp với hy vọng sẽ bán được hàng để bù lại chi phí và kiếm được lợi nhuận. Cho dù sản phẩm đó luôn sẵn sàng để lên kệ; tuy nhiên giá trị của nó lại bị khóa trong kho. $15 đó bạn không thể dùng vào một nơi khác để đầu tư hoặc làm ăn được.

Vì vậy kiểm soát hàng tồn kho không chỉ là về quản lý “những gì” vào và ra kho; Nó còn là về quản lý vốn lưu động của doanh nghiệp; giữ cho bạn không chi quá nhiều tiền vào việc vận hành kho.

Về góc độ của nhà sản xuất

Quản lý hàng tồn kho không chỉ là mối bận tâm của những công ty buôn bán hàng thành phẩm, giống như nhà bán lẻ và bán buôn (sỉ). Đây cũng là vấn đề vô cùng quan trọng đối với các công ty sản xuất. Những công ty này duy trì ba lại hàng tồn kho: nguyên vật liệu thô, quy trình sản xuất và kho thành phẩm.

Nếu kho nguyên vật liệu thô của doanh nghiệp bạn hết hàng, sản xuất bắt buộc dừng lại và việc đình trệ sẽ tốn rất nhiều chi phí. Nếu bạn không có đủ trong kho thành phẩm để đáp ứng các đơn hàng khi họ tới, bạn có nguy cơ mất khách hàng. Đặt việc quản lý tồn kho lên hàng đầu là vô cùng quan trọng nếu bạn muốn giữ các máy sản xuất chạy đều và giữ cho sản phẩm luôn bán chạy.

Các quản lý kho hàng thời trang hiệu quả

Phân loại hàng hóa theo từng nhóm, phẩm chất quy cách

Trước hết; cửa hàng nên phân loại hàng hóa theo từng nhóm, mỗi nhóm là một sản phẩm có cùng chủng loại; màu sắc; kích cỡ; chất vải…

Đây là phương pháp nên áp dụng dù quy mô cửa hàng của bạn lớn hay nhỏ; nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian; và công sức mỗi lần lấy hàng cho khách hay nhập và xuất hàng. Hãy thể hiện sự khoa học trong cách sắp xếp, bạn có thể phân chia kho thành những khu nhỏ; mỗi khu chuyên để những mặt hàng nhất định.

Bài trí hàng hóa thời trang trong kho hàng hợp lý

Bài trí kho hàng hợp lý không chỉ hỗ trợ tốt cho việc lấy hàng được nhanh chóng và tiện lợi mà còn giúp cho công tác kiểm kho trở nên dễ dàng. Cửa hàng cố gắng bố trí một lối đi để tiện lợi và dễ dàng hơn trong quá trình di chuyển để kiểm kho. Với mỗi nhóm; phải quy ước một mã vạch tương ứng; mã vạch này có chức năng rất lớn trong việc nhận diện đặc điểm sản phẩm và sẽ đi cùng sản phẩm trong suốt lịch sử giao dịch.

Kiểm tra hàng hóa định kỳ

Mỗi cửa hàng thường có nhiều nhân viên, đôi khi, họ chưa hiểu hết nghiệp vụ sắp xếp kho. Mỗi lần tìm kiếm lại “xới tung” kho hàng; khiến thông số bạn ghi chép và số lượng hàng thực tế không khớp nhau. Thường xuyên kiểm kê hàng hóa sẽ giúp bạn phát hiện và nhanh chóng giải quyết các vấn đề như thất thoát; nhầm lẫn hàng hóa…

Bạn có thể dùng sổ sách hoặc quản lý bằng file excel, nhưng tối ưu nhất vẫn là dùng các phần mềm quản lý kho. Nếu dùng sổ sách; bạn cần phân chia chuyên mục rõ ràng, ghi chép cẩn thận từng loại hàng hóa, size, ngày bán, giá bán;chiết khấu hay phần trăm khuyến mãi…

In mã vạch cho sản phẩm

In mã vạch là tiêu chuẩn của phương pháp quản lý kho trong ngành bán lẻ thời trang. Sau khi phân loại sản phẩm; bạn chỉ cần dán mã vạch lên các mặt hàng hiện có trong cửa hàng. Tiện ích mang lại là vô cùng lớn bởi mã vạch giúp bạn cân đo; đong đếm chính xác hơn số lượng hàng. Từ đó biết được mặt hàng nào đang tồn kho, mặt hàng nào bán chạy,… để đưa ra những chương trình khuyến mãi; giảm giá thích hợp.

Kinh nghiệm thanh lý hàng hóa

Đối với hàng hóa, nguyên vật liệu còn dư tồn quá lâu trong kho thì phải tiến hành thanh lý.. Sau khi nhận được thông tin thanh lý; kho tiến hành kiểm tra lại số hàng đã nhập xuất; lập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn để đối chiếu số liệu chính xác.

Với các loại hàng hóa nguyên vật liệu còn dư thì để riêng; chờ ý kiến của bộ phận bán hàng

Nếu quá thời hạn một tháng kể từ ngày nhận được thông tin thanh lý mà chưa nhận được ý kiến bộ phận bán hàng; kho phải chủ động thông tin tới bộ phận bán hàng để sớm giải phóng lô hàng.

Kinh nghiệm trong việc kiểm kê kho hàng thời trang

Kiểm kê kho định kỳ được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích : xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa); chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do ban kiểm kê thực hiện. Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho.

Với 6 cách quản lý kho hàng thời trang ở bài viết này, hy vọng sẽ giúp các chủ shop thời trang có thêm kinh nghiệm quản lý hữu ích giúp kinh doanh hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao hơn.

The post Học Tập 6 Cách Quản Lý Kho Hàng Thời Trang Chuyên Nghiệp appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Mục đích xây dựng quy định quản lý kho hàng

Xây dựng quy định quản lý kho nhằm tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa nhằm đảm bảo tính liên tục và ổn định trong kinh doanh của cửa hàng. Để đảm bảo việc quản lý kho chính xác, hiệu quả, không xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa mà không có lý do; đòi hỏi bạn phải xây dựng được những quy định quản lý kho hàng phù hợp và kịp thời.

Xây dựng quy định quản lý chặt chẽ và khoa học là một trong những yếu tố cần được chú trọng. Bởi nền tảng của quản lý kho là quá trình xuất, nhập kho, vì vậy, bạn cần có những quy định quản lý rõ ràng, kiểm kê chặt chẽ để kiểm soát quá trình này. Quy trình quản lý kho hàng được tổ chức một cách khoa học và rõ ràng giúp cho công tác quản lý dễ dàng hơn; việc kinh doanh cũng trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Trước khi xây dựng quy định quản lý, bạn nên dựa trên những cơ sở nhất định. Điều này đảm bảo những tiêu chuẩn được đặt ra có tính khoa học, có hệ thống; vừa giúp bạn rõ ràng trong quá trình quản lý, vừa giúp nhân viên không gặp khó khăn khi thực hiện những quy định này.

Xem thêm: Quản lý kho hàng hiệu quả với 5 cách đơn giản

Những nội dung cần thiết trong quy định quản lý kho hàng

Những quy định ở những cửa hàng kinh doanh khác nhau, mặt hàng sản phẩm khác nhau thì cũng có những nội dung, quy định về quản lý kho hàng riêng biệt; phù hợp với tính chất của cửa hàng cũng như hàng hóa kinh doanh. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh, bạn cần nắm bắt rõ ràng một số quy định về quản lý sau đây:

• Quy định nhập- xuất hàng hóa: Các quy định nhập kho bao gồm quá trình tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ nhập kho của nhà cung cấp, số lô hàng, tem chống hàng giả theo quy định của pháp luật. Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho, ghi chép chính xác số lượng, thông tin mặt hàng cần được kiểm soát chặt chẽ và chính xác tuyệt đối. Các thông tin về số lượng hàng hóa, người nhập kho cũng cần được lưu lại để việc quản lý kho  được minh bạch.
• Quy định quản lý hàng hóa: Để việc quản lý hàng hóa được diễn ra một cách dễ dàng, trơn tru, bạn cần sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học, ngăn nắp; những loại mặt hàng tồn kho lâu cần được bố trí ở khu vực riêng, không lẫn lộn với hàng hóa nhập mới. Lập sơ đồ kho thể hiện vị trí xếp đặt các kệ hàng hóa, đối với một số hàng hóa dễ bị hư hỏng, cần tuân thủ quản lý kho theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước. Theo dõi số lượng hàng tồn kho hàng ngày, đảm bảo số lượng hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu, tránh tình trạng nhiều mặt hàng thì thiếu. Tuân thủ những quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho hàng luôn là điều quan trọng và cần được quan tâm hàng đầu; điều này vừa giúp cửa hàng kinh doanh của bạn tránh được những tổn thất lớn.
• Những biểu mẫu cần có trong quá trình nhập kho để bạn có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa một cách chính xác nhất. Các biểu mẫu cần có bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thống kê xuất kho, báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa, báo cáo kiểm kê kho.

Cách quản lý kho hiệu quả với phần mềm quản lý bán hàng thông minh

Hiện nay, với số lượng hàng hóa ngày càng nhiều và luôn thay đổi theo từng ngày, từng giờ, với cách kiểm soát thủ công ghi chép giấy, sẽ khiến bạn vừa mất thời gian, vừa tốn công sức; chưa kể, hiệu quả không cao. Vật nên, để đạt độ chính xác tuyệt đối, phần mềm quản lý bán hàng thông minh sẽ là một trong những công cụ trợ giúp việc quản lý cả cửa hàng kinh doanh của bạn một cách tích cực. Phần mềm quản lý bán hàng không chỉ giúp bạn quản lý kho hiệu quả mà còn giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề trong quản lý nhân viên hay khách hàng,….

Với cách quản lý  một cách chi tiết từ màu sắc, size, chất liệu,… đến từng vị trí trong kho, các sản phẩm được kiểm soát bằng hệ thống mã vạch; phần mềm quản lý bán hàng xuất bản, thống kê số lượng xuất nhập tồn của từng mặt hàng một cách chi tiết và chính xác nhất từng ngày từng giờ; giúp bạn luôn nắm tình hình kinh doanh của cửa hàng. Ngoài ra, đối với một số mặt hàng sắp hết hạn, hệ thống sẽ cảnh báo trước, để bạn có kể hoạch nhập hàng mới, cũng như đẩy những mặt hàng vẫn còn nhiều ra bán hàng. Tránh tình trạng thiếu hàng hay nhiều mặt hàng lại tồn kho quá lâu.

Quỳnh Nguyễn

The post 3 lưu ý cần phải biết khi xây dựng quy định quản lý kho hàng appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Có 3 nguyên nhân chính gây đến tình trạng thiếu hụt không gian trong kho. Điều đầu tiên đơn giản chỉ là có quá nhiều hàng hóa trong kho. Thứ hai là kết quả của việc có quá nhiều hàng hóa bị lỗi và cuối cùng là do sắp xếp hàng hóa trong kho không khoa học. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu rõ từng nguyên nhân này nhé:

1. Qúa nhiều hàng tồn kho

Hàng hóa đa dạng, nhiều chủng loại và có sẵn sẽ gây hiệu ứng tích tích cực về dịch vụ khách hàng và hoàn thành mục tiêu đủ số lượng đơn hàng, hơn nữa nó còn kịp thời đáp ứng các đơn hàg của khách hàng một  cách nhanh chóng. Tuy nhiên để nhân viên bán hàng làm hài lòng khách hàng bằng cách hoàn thành 100% đơn đặt hàng của khách thì người quản lý kho phải làm việc hết công suất với các chỉ tiêu, yêu cầu nhất định.

Chỉ cần nhìn thoáng qua cách sắp xếp hàng hóa được lưu trữ ở lối đi, xếp chồng lên nhau, đặt các thùng hàng trên cùng hoặc nhiều sản phẩm xếp lẫn vào nhau trong một thùng – thực sự rất rối mắt và khó tìm kiếm khi cần. Tầm nhìn bị hạn chế gây ra mối nguy hiểm tiềm ẩn, khó khăn trong việc quản lý tồn kho, kiểm kê hàng hóa, giảm năng suất lao động và xử lý sản phẩm.

Tuy nhiên, các sản phẩm này thường xuyên ra vào trong kho nhanh chóng do bán và nhập thêm hàng liên tục. Do đó vấn đề không gian chỉ tồn tại trong vài tuần. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như một công cụ hỗ trợ đơn giản nhanh chóng giải quyết vấn đề này.

2. Qúa nhiều sản phẩm lỗi

Không giống như tồn kho do có quá nhiều hàng hóa, việc tồn hàng lỗi khiến cho hàng tồn sẽ tồn tại nguyên vẹn trong kho hàng tháng, thậm chí hàng năm. Đây là dấu hiệu cho vệc kế hoạch bán hàng và kế hoạch sản xuất không hợp lý mà còn cho thấy kho hàng hiện đang không quản lý mức tồn kho hoặc sản phẩm bị lỗi một cách đúng đắn.

Một ví dụ thực tế về việc quản lý kho hàng tồn thiếu chính xác là một nhà cung cấp hàng tiêu dùng cơ vừa sau khi kiểm tra kho hàng cùng với trung tâm sản xuất và phân phối đã tìm ra có đến 600 trong 3000 sản phẩm tại trung tâm sản xuất đã không được sử dụng để sản xuất trogn 12 tháng qua. Trong 3 năm gần đây ở DC, hơn 400 trong số 4500 pallet không đem lại doanh thu và hơn 500 pallet khác không có hoạt động bán hàng trong suốt 12 tháng qua.

Mặc dù hàng tồn kho lỗi thời chiếm số lượng ít hoặc không có giá trị nhiều trên thị trường. Tuy nhiên công ty có thể nhanh chóng tìm ra cách khắc phục thì có thể bù đắp được tổn thất và đưa ra cách thức quản lý tải sản của mình một cách tốt nhất.

3. Lãng phí không gian, sử dụng kém khoa học

Tình trạng này xảy ra khi cửa hàng, công ty tăng trưởng ổn định, có nhu cầu thay đổi lưu trữ quản lý kho hàng và mong muốn ngày càng nâng cao dịch vụ. Đôi khi vấn đề quy trình quản lý kho hàng nằm ở chính việc sử dụng không gian kho kém khoa học, không hiệu quả chứ không phải là do tồ nkho hay điều kiện lưu hàng trong kho.

Thông thường các nhà kho được xây dựng và trang bị để chứa một số lượng hàng hóa nhất định. Sau đó, chúng được dự kiến và điều chỉnh theo nhu cầu của khách hàng và được cải thiện để hiệu quả hơn theo thời gian. Để thực hiện được các mục tiêu quản lý kho hàng thực sự không đơn giản. Các kho hàng thường phải chấp nhận tiến  chậm trong mục tiêu dài hạn để đạt được mục tiêu ngăn hạn cũng như tạo ra hàng hóa sẵn sàng cho bước giao hàng cho khách, hoặc tạo ra các mã sản phẩm để đơn giản hóa và tối ưu quá trình xuất kho.

Tất cả các bước điều chỉnh đều với một mục đích là mang lại không gian mặt sàn nhà kho rộng rãi hơn và lao động có giá trị cho các chức năng kho hàng chính. Một số trường hợp khác cũng khiến kho hàng bị lãng phí như việc sử dụng không gian theo chiều dọc thấp, lối đi rộng và nhiều sản phẩm nhiều thùng hoặc các đơn vị sản phẩm được lưu trữ ở các vị trí đã đầy.

Trên đây là những chia sẻ về quản lý kho hàng, nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng thiếu hụt không gian mà bạn cần nắm được để tìm ra cách khắc phục. Từ đó có được những giải pháp giúp nâng cao hiệu suất quản lý kho hàng. Và đặc biệt hãy đăng kí dùng thử và trải nghiệm phần mềm quản lý bán hàng để quản lý kho hàng một cách hiệu quả nhất.

Đọc thêm: Quản lý kho hàng hiệu quả với 5 cách đơn giản

The post Khắc phục 3 nguyên nhân khiến kho hàng tồn đọng với phần mềm quản lý appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Xem thêm:

Phần mềm quản lý bán hàng, công cụ quản lý tất yếu của thời đại công nghệ mới

Thanh toán chuyên nghiệp bằng mã SKU cho các shop thời trang

Quản lý bán hàng đa kênh toàn diện hơn nhờ quản lý dữ liệu khách hàng

1. Quản lý kho bằng thẻ kho

Hằng ngày, số lượng hàng hóa nhập vào – xuất ra đều có hóa đươn, thường sẽ phải có đến 2-3 nhân viên cùng tham gia vào công việc kiểm kho, nhập hàng, bán hàng. Vì mỗi ngày đều có những giao dịch khác nhau mà kho hàng luôn luôn biến động về số lượng, mẫu mã,… Vì thế mà công việc quản lý kho hàng không hề đơn giản một chút nào, để hiệu quả bạn cần có kỹ thuật và cách sắp xếp phù hợp giữa các công việc trong khâu bán hàng để mọi hoạt động kinh doanh được diễn ra thông suốt. Và để hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý kho hàng người quản lý phải lưu ý một số điều sau:

• Sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước, như vậy quản lý kho hàng về sau này sẽ dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Đặc biệt là với những người kinh doanh nghề thuốc, sách – văn phòng phẩm.
• Sử dụng thẻ kho: thẻ kho là một loại sổ tờ rời, dùng để theo dõi số lượng đã được nhập vào hay xuất ra hay còn tồn của mỗi loại nguyên liệu và mỗi loại sản phẩm sẽ được gắn một thẻ kho, được thường xuyên cập nhật dữ liệu. Mới đây dựa vào mẫu chuẩn do Bộ Tài chính ban hành theo thông tư mới nhất, và cho ra 2 loại mẫu kho sau đây. Thứ nhất là sổ kho tức là thẻ kho được đóng thành quyền và phải có xác nhận của giám đốc chủ doanh nghiệp xác nhận mỗi lần nhập – Xuất kho. Bạn có thể download HỆ THỐNG SỔ SÁCH DÀNH CHO CHỦ SHOP và thực hiện theo mẫu, quản lý hàng hóa theo thẻ kho chống thất thoát hàng hóa tốt hơn. Hãy luôn chắc chắn kho hàng của bạn sẽ đi vào quy trình ổn định nếu được quản lý hệ thống số sách, ghi chép đầy đủ ciệc xuất – nhập, sắp xếp, ghi chép, thống kê.

2. Dán nhãn tất cả mọi thứ trong kho hàng

Dãn nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong tồn kho một cách dễ dàng và quản lý được hàng tồn kho một cách chính xác nhất. Trên mỗi dán nhãn là một mã vạch riêng tích hợp với máy quét mã đi kèm phần mềm quản ly bán hàng. Quy trình quản lý kho hàng bằng mã vạch như sau: nhân viên bán hàng, thủ kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sec được quản lý thông qua mã vạch trên sản phẩm.

3. Thường xuyên kiểm kho

Bạn nên đưa ra mốc kiểm kho cụ thể, có thể 6 tháng thực hiện một lần nhằm mục địch xác nhận lại số lượng hàng hóa thực tế, kiểm tra chất lượng hàng hóa tránh những thất thoát thiệt hại không đáng có. Có thể huy động nhiều nhân viên để thực hiện để việc kiểm kê diễn ra được nhanh chóng, hàng hóa được sắp xếp khoa học hơn. Bạn nên kiểm kho hàng theo nhóm hàng, nhóm sản phẩm. Một mẹo nhỏ dành cho bạn là sau mỗi đợt kiểm kho nên set – up lại định mức cho từng sản phẩm để dễ dàng quan sát cũng như nhập số lượng hàng phù hợp cho sau này. Ví dụ, định mức cho mỗi sản phẩm trong kho của bạn mặc định là 10. Nếu sau kiểm kho, sản phẩm A còn 5 chiếc/cái –> nhập thêm 5 chiếc/cái cho đủ định mức.

4. Sắp xếp kho hàng hợp lý

Nếu kho hàng không được sắp xếp gọn gàng, phân theo từng khu cụ thể, chi tiết và có dán nhãn rõ ràng thì ngay cả khi nhân viên tìm kiếm hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng cũng khó. Rồi việc quản lý kho, chỉ số tồn kho, thất thoát cũng  phức tạp hơn nhiều.

5. Tận dụng công nghệ nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng

Khi bạn đang cảm thấy đau đầu từ chuyện quản lý nhà cung cấp, quản lý nhà kho. Và đặc biệt là bạn còn kinh doanh thêm ở các kênh bán hàng như facebook, zalo, website,.. thì nhiều khi bạn sẽ thấy công việc theo dõi hàng hóa hiện tại đang thực sự quá tải, một kênh đã đủ rối ren rồi nữa là nhiều kênh khác nhau.

Chính vì lẽ đó là phần mềm quản lý bán hàng ra đời, cho phép chủ shop bán hàng và quản lý tất cả công việc kinh doanh bao gồm cả chuyện quản lý kho bằng phần mềm, thay thế phương thức lỗi thời và không còn hiệu quả nữa. Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bạn sẽ thấy mình có thể làm tốt mọi thứ từ giảm thiểu thất thoát kho hàng, thống kê hàng tồn kho,… Từ đó cũng cấp dữ liệu để đưa ra những quyết định đúng đắn, cải thiện doanh số bán hàng.

Hãy đăng kí dùng thử ngay phần mềm quản lý bán hàng bota để trải nghiệm và chúc bạn thành công với công việc kinh doanh của mình.

The post Quản lý kho hàng hiệu quả với 5 cách đơn giản appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.

Đây chính là tình trạng thất thoát hàng hóa xảy ra liên miên gây ảnh hưởng lớn đến doanh thu cửa hàng, đồng thời gây bất đồng trong việc quản lý nội bộ, không tìm ra được đâu là nguyên nhân chính gây ra thất thoát để kịp thời ngăn chặn. Vậy đâu là những kẽ hở trong quản lí mà các cửa hàng bán lẻ thường mắc phải, và lối đi nào để khắc phục tình trạng thất thoát hàng hóa? Hãy cùng chúng tôi tìm ra phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả nhất.

Nguyên nhân cơ bản khiến hàng hóa bị thất thoát.

1. Thất thoát hàng hóa trong kho

Nguyên nhân khiến hàng hóa bị thất thoát trong kho là do sai sót trong khâu làm việc với nhà cung cấp, quản lý kiểm kho, nhập hàng, xuất hàng lên kệ trưng bày. Tỷ lệ này chiếm 34%. Bạn nên có một quản lý kho riêng để kiểm soát được tốt vấn nạn thất thoát hàng hóa. Tuy nhiên trong quá trính kinh doanh phải thường xuyên nhập hàng và xuất hàng liên tục và khá phức tạp nên dễ gây ra hiện tượng hàng hóa bị hao hụt, thất thoát.

Một số sai sót có thể kể đến khi thất thoát diễn ra trong kho là: hàng hóa trong kho không được sắp xếp một cách khoa học, riêng rẽ từng loại mà để lẫn lộn các mặt hàng với nhau, hàng mới hàng cũ cũng không phân biệt được. Các mặt hàng nhập xuất không được khai báo mã vạch khi khiến hành kiểm kho không được kiểm soát. Vì vật khi có sai lệch rất khó biết nhầm lẫn ở khâu nào.

2. Thất thoát hàng hóa tại điểm bán

Nguyên nhân chủ yếu khiến hàng hóa bị thất thoát tại cửa hàng là do nhân viên thiếu trung thực. Tỷ lệ này chiếm 28%. Khi bạn giao phó toàn bộ công việc quản lý bán hàng cho nhân viên của mình sẽ có rất nhiều vấn nạn tiềm ẩn, nếu ngưới đó không phải là người thân của bạn hoặc có trách nhiệm trực tiếp đến doanh thu của cửa hàng.

Khi bạn vắng mặt và không nắm bao quát được tình hình kinh doanh của cửa hàng thì rất dễ xảy ra hàng vị sai trái của nhân viên và bạn cũng không thể giám sát trực tiếp 24/24 được. Việc nhân viên bán hàng cố tình gian lận, thiếu trung thực không ghi lại hóa đơn hoặc ghi không đủ rất sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, không quản lý được khối lượng hàng hóa, từ đó có thể dẫn đến việc thiếu hàng hoặc thừa hàng.

3. Thất thoát do kẻ cắp bên ngoài

Đây là yếu tố khách quan tuy nhiên có thể gây ra nguy cơ thất thoát hàng hóa rất cao. Những kẻ có ý đồ trộm cắp thường lợi dụng lúc cửa hàng đông khách, nhân viên quá  bận tiếp khách không kiểm soát được để thực hiện hành vi xấu (giấu những món đồ nhỏ vào người, bóc mã giá rẻ dán sang mã giá mặt hàng đắt hơn, mua xong lẻn ra ngoài mà không tính tiền..). Tỷ lệ thất thoát này chiếm 38%.

Như vậy có thể thấy hiện đang có hơn 60% thất thoát là do nguyên nhân khách quan, quản lý trong nội bộ cửa hàng chưa được tốt. Nếu khắc phục được những hoạt động nội bộ này thì chắc chắn thiệt hại sẽ đi xuống đáng kể. Vậy làm thế nào để thắt chặt quản lý giúp kiểm soát đươc tốt các mặt hàng và hạn chế tối đa thâm hụt ngay cả khi bạn đang không có mặt tại cửa hàng.

Quản lý kho hàng thế nào để tránh thất thoát

1. Mã hóa toàn bộ sản phẩm

Thực hiện mã hóa toàn bộ sản phẩm xuất nhập trong kho thông qua hệ thống mã vạch sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng hàng hóa và siết chặt đầu ra và đầu vào của hệ thống kho hàng. Chỉ với một chiếc máy đo mã vạch mua tại https://bota.vn/ kết nối với phần mềm quản lý bán hàng, các hóa đơn nhập hay xuất hàng đều được lưu đầy đủ cùng số liệu thực tế. Chắc chắn bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được việc thất thoát hàng hóa. Và nếu có xảy ra thất thoát thì bạn cũng sẽ biết được nó xảy ra từ đâu và nguyên do là từ bộ phận, nhân viên nào.

2. Thắt chặt quản lý nhân viên, ngăn chặn thất thoát trong quá trình bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng với nhiều chức năng quản lý từ in hóa đơn hàng trên thực tế, quản lý số tiền thu chi  chính là “mắt thần” để bạn có thể theo dõi được hoạt động năng suất bán hàng, giờ làm việc cụ thể của từng nhân viên ngay cả khi bạn đnag vắng mặt.

Lịch sử bán hàng của nhân viên được ghi lại chi tiết tránh trường hợp nhân viên gian lận gây thất thoát hàng hóa. Như vậy thì chắc chắn bạn có thể nắm gọn trong tay mọi hoạt động diễn ra tại cửa hàng.

3. Một số cách chống thất thoát hàng hóa khác

Bên cạnh việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng bota vào quản lý nhân viên, kho hàng hãy xem xét thêm một số biện pháp để hạn chế tình trạng thất thoát do nguyên nhân bên ngoài.

• Lắp đặt hệ thống camera theo dõi tại cửa hàng để giám sát trực tiếp tại một số vị trí quan trọng như quầy thu ngân, các nơi có trưng bày những mặt hàng nhỏ dễ dàng bỏ túi.
• Trang bị thêm tem an ninh chống trộm dán lên những mặt hàng có giá trị lớn để khi khách hàng có ý định mang hàng ra thì sẽ bị phát hiện bởi khử từ trên tem an ninh chống trộm.

Như vậy để giảm thiểu tối đa thất thoát bạn phải thự hiện đồng thời nhiều biện pháp bảo vệ từ trong ra ngoài , từ nhân viên cho đến khách hàng. Do vậy hay xây dựng cho mình một quy trình quản lý chặt chẽ, nhất quán và điều đặc biệt là cần sử dụng các công cụ hỗ trợ hợp lí để việc quản lý kho hàng được hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công!

Đọc thêm: Quản lý doanh thu hiệu quả bằng phần mềm quản lý bán hàng

The post Quản lý kho hàng tránh gây thất thoát với phần mềm quản lý bán hàng appeared first on Bota - Giải pháp quản lý và bán hàng đa kênh toàn diện.