Phần mềm tính tiền là phần mềm thiết yếu, hỗ trợ đắc lực cho công việc kinh doanh. Phần mềm này giúp quản lý hiệu quả các đơn hàng. Đồng thời giúp nhà kinh doanh chăm sóc khách hàng của mình được hiệu quả và nhanh chóng. Chúng ta hãy cùng điểm qua 5 lý do, tại sao nên sử dụng phần mềm tính tiền trong kinh doanh nhà hàng.
Phần mềm tính tiền giúp tăng thêm sự chuyên nghiệp cho nhà hàng
Sự chuyên nghiệp thể hiện ngay trong cái nhìn đầu tiên
Một trong những lý do chủ đạo để thực khách lựa chọn nhà hàng của bạn chính là những hình ảnh chuyên nghiệp được xây dựng. Chưa tính đến chất lượng sản phẩm, một nhà hàng sạch sẽ được trang bị đầy đủ trang thiết bị chuyên nghiệp sẽ khiến thực khách chú ý hơn hẳn.
Hầu hết hiện nay các cửa hàng đều có trang bị máy tính tiền. Đây là thiết bị điện tử có ngăn đựng tiền riêng, dùng để tính tiền hóa đơn, in hóa đơn cho khách hàng đồng thời lưu trữ lại quá trình bán hàng. Máy tính tiền là một thiết bị chuyên dụng, quan trọng nằm trong phần mềm tính tiền.
Ngoài bàn phím để tính tiền thì máy tính tiền chuyên dụng còn được trang bị thêm các thiết bị: Máy đọc mã vạch, máy nhận thẻ tín dụng, máy in hóa đơn, máy in nhà bếp. Ngày nay, bộ máy này không chỉ được kết nối quản lý trên máy tính mà còn có thể kết nối trên điện thoại.
Chuyên nghiệp trong công tác quản lý
Phần mềm tính tiền khiến cho khách hàng ấn tượng ngay từ giây phút đầu tiên. Và nó còn giúp cho bạn vận hành bộ máy nhà hàng một cách vô cùng chuyên nghiệp và trơn tru.
Ví dụ bạn kinh doanh một cửa hàng cafe. Bạn đau đầu trong chuyện quản lý vốn, kiểm soát nguyên vật liệu, quản lý nhân viên,… phần mềm tính tiền quán cafe là thứ bạn cần để tối ưu hóa tất cả những việc này. Một phần mềm tích hợp tất cả các tính năng, thu về một thiết bị điều hành duy nhất như máy tính hay hơn nữa là điện thoại.
Như vậy, việc quản lý của bạn đã dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện và vô cùng chuyên nghiệp.
Phần mềm tính tiền giúp tính tiền đơn hàng nhanh chóng và chính xác
Cùng ngược lại thời điểm cách đây gần 10 năm, khi phần mềm tính tiền chưa ra đời. Thời điểm này, mọi hoạt động quản lý, lưu trữ và tính tiền của nhà hàng đều diễn ra thủ công. Như vậy, mọi thứ rất tốn thời gian, bất tiện và thường xuyên xảy ra sai sót. Hơn nữa, người chủ kinh doanh sẽ tốn chi phí lớn vào nhân công để thực hiện tất cả các bước này.
Ngày nay, phần mềm tính tiền ra đời đã tạo ra kỷ nguyên mới trong kinh doanh nhà hàng. Nếu như nói về phần mềm tính tiền thì yếu tố được quan tâm đầu tiên chính là việc tính tiền đơn hàng.
Hiện nay tại các cửa hàng nhỏ vẫn tiến hành tính tiền sản phẩm theo cách thủ công. Quá trình này diễn ra lâu hơn 4 lần so với việc tính tiền bằng máy tính tiền. Hơn nữa còn có trường hợp xảy ra sai sót khiến khách hàng không hài lòng hoặc cửa hàng bị thất thoát doanh thu.
Quá trình tính tiền bằng máy tính tiền có thể gọi là “thao tác một cửa” với những bước tiếp nối nhau liên tục cho đến khi kết thúc quá trình thanh toán. Các thao tác bao gồm:
- Mua hàng
- Nhân viên check mã vạch
- Máy tính tiền tổng sản phẩm
- In hóa đơn
- Thanh toán
Thao tác đơn giản, nhanh gọn và kéo dài chưa đến 2 phút.
Những khi đông khách thì quá trình vẫn diễn ra tuần tự, nhanh chóng và trơn tru, không có sự xáo trộn.
Phần mềm tính tiền giúp ngăn chặn nhân viên gian lận tài chính
Phần mềm tính tiền có tính năng quản trị tùy biến cao. Với phần mềm này, mỗi nhân viên nhà hàng đều có một tài khoản đăng nhập riêng. Vì vậy, hoạt động của nhân viên trên phần mềm đều được kiểm soát chặt chẽ.
Đồng thời, nhân viên sẽ không thể tự sửa đổi hay xóa đơn hàng đã lập. Mọi hóa đơn sau khi lập đều được lưu trữ lại. Điều này giúp ngăn chặn nhân viên gian lận tài chính, đồng thời giúp cho việc kiểm soát doanh thu nhanh chóng.
Hơn nữa, với mỗi tài khoản có phạm vi sử dụng phần mềm khác nhau, tùy vào vị trí công việc của người đó. Nhân viên sẽ chỉ có thể nhập liệu, thanh toán. Quản lý nhà hàng thì có thể tổng hợp doanh thu, kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên. Như vậy, nhân viên không thể lạm quyền trục lợi trong nhà hàng của bạn.
Phần mềm tính tiền báo cáo toàn bộ đơn hàng theo thời gian thực
Các phần mềm tính tiền được ưa dùng nhất trên thế giới hiện nay như Xero, Harvest,… đều sử dụng trình điện toán đám mây. Điều này sẽ giúp tránh việc nhân viên tự ý thay đổi hóa đơn. Mọi công đoạn trong quá trình mua bán được chia sẻ ngay lập tức lên trình quản lý của cửa hàng. Nó tương đương với thời gian thực thực hiện mua bán.
Bạn có thể quản lý nhà hàng của mình bất kể thời gian nào, bất kể nơi đâu. Ngay khi bạn đi du lịch, bạn vẫn có thể check công việc kinh doanh. Bạn sẽ biết chính xác ngay trong thời điểm bạn kiểm tra, nhà hàng của bạn đã xuất được bao nhiêu hóa đơn, bán được những sản phẩm gì.
Với 4 lý do trên đây, có thể nói phần mềm tính tiền là phần mềm vô cùng cần thiết cho việc kinh doanh nhà hàng. Để quản lý cửa hàng dễ dàng hơn, bạn có thể tham khảo sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Với các phần mềm này, việc quản lý kinh doanh nhà hàng sẽ không còn là bài toán khó nhằn nữa.
