Hàng tồn kho là gì? Kinh nghiệm quản lý tồn kho ra sao? Phương pháp kế toán hàng tồn kho nào giúp nhà quản lý quản lý kho hiệu quả và dễ dàng? Tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Xem thêm:
Các bước thực hiện kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất
8 sai lầm nghiêm trọng trong quản lý kho hàng
Giải pháp chống thất thoát hàng hóa tốt nhất trong kinh doanh
Khái niệm quản lý kho?
Quản lý kho hàng là hoạt động quản lý hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Vậy công việc của một nhân viên quản lý kho hay thủ kho là gì?
Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho
Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất
Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước
Nhiệm vụ, trách nhiệm của nhân viên Quản lý kho bao gồm:
Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho
Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hằng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu
Đề xuất Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập kho
Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định
Thực hiện việc nhập, xuất hàng hóa vật tư cho cá nhân liên quan
Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho
Kiểm tra định kỳ các kệ hàng, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…
Thực hiện các thủ tục đặt hàng
Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…
Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho
Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa vật tư trong kho
Lập và cập nhật sơ đồ kho
Ghi phiếu nhập, xuất kho
Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng
Phương pháp kế toán hàng tồn kho
Để quản lý và kế toán hàng tồn kho nói chung, nguyên vật liệu nói riêng thì tùy theo đặc điểm của hàng tồn kho mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai phương pháp: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ.
Các phương pháp này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá hàng tồn kho nên cần được nghiên cứu để vận dụng phù hợp.
Phương pháp kiểm kê định kỳ
Tổ chức theo dõi các nghiệp vụ nhập vào; cuối kỳ tiến hành kiểm kê tình hình tồn kho, định giá rồi từ đó mới xác định trị giá hàng đã xuất trong kỳ. Do xuất phát từ đặc điểm nêu trên nên mối quan hệ giữa trị giá nhập; xuất, tồn
Giá trị hàng tồn kho rất lớn nên sự sai lầm này; có thể làm thiệt hại một cách rõ ràng đến tính hữu dụng của các báo cáo tài chính vì thế phương pháp này được khuyến cáo không nên sử dụng phương pháp này. Phương pháp này thường phù hợp đơn vị thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp; số lượng lớn.
Phương pháp kê khai thường xuyên
Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho của nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập hoặc xuất. Mối quan hệ giữa nhập, xuất, tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Một số lưu ý khi làm kế toán hàng tồn kho
Trong quá trình làm kế toán hàng tồn kho có một số lưu ý như sau:
Tại thời điểm cuối năm tài chính cần kiểm kê hàng tồn kho và xử lý kịp thời vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
Thường xuyên đối chiếu giữa thủ kho và kế toán, việc này sẽ tránh được chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán. Nếu có phát hiện thì sẽ xử lý kịp thời
Tránh viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho vì điều này có thể dẫn tới đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm.
Ghi nhận hàng tồn kho khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Cần tránh trường hợp không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng. Mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định.
Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho tránh trường hợp mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
Khi lập phiếu nhập, xuất kho cần lưu ý: Đánh số thứ tự phiếu nhập, xuất kho; các chỉ tiêu phải nhất quán; lập phiếu nhập xuất kho cần kịp thời, cần có đầy đủ tên, chữ kí của những người có liên quan.
Xuất vật tư cho sản xuất cần theo dõi cả về số lượng và giá trị.
Cần hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa cần hạch toán nhập lại kho.
Khi xuất giao hàng gửi bán ngoài việc viết phiếu xuất kho cần kí hợp đồng.
Phương pháp tính giá xuất kh; xác định giá trị sản phẩm dở dang phải phù hợp và nhất quán trong năm tài chính.
Xác định và ghi nhận đúng giá gốc hàng tồn kho; (Chú ý phân bổ phần chi phí liên quan đến mua hàng vào giá vốn hàng nhập kho)
Viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất và theo dõi chi tiết từng loại vật tư; nguyên vật liệu, hàng hóa,…
Cần phân bổ công cụ; dụng cụ theo tiêu thức phù hợp, nhất quán và lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ.
Với những phương pháp kế toán, hạch toán hàng tồn kho mà bài viết đã tổng hợp và chia sẻ; chắc chắn sẽ là những kiến thức hữu ích cho nhà quản lý trong hoạt động kinh doanh. Áp dụng ngay phương pháp kế toán tồn kho để quản lý kho chuyên nghiệp nhé!
