Thất thoát kho hàng là vấn đề cấp thiết trong quản lý bán hàng. Mặc dù mỗi nhà kinh doanh có những bí quyết quản lý kho hàng khác nhau nhưng việc thất thoát là tình trạng gần như nhà quản lý nào cũng mắc phải. Vậy nguyên nhân nào dẫn đến việc thất thoát kho hàng?
Thất thoát trong quản lý kho hàng thường đến từ nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan.
Xem thêm:
Làm thế nào để hạn chế thất thoát trong quản lý kho hàng?
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý hàng tồn kho bằng công nghệ?
Học tập cách chuyển đổi hàng tồn kho dư thừa thành tiền mặt
Nguyên nhân khách quan khiến thất thoát kho hàng
Quá trình vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất tới cửa hàng phải mất một khoảng thời gian vài ngày cho tới một tuần và trên đường giao hàng không thể tránh khỏi xóc nảy, va chạm làm vỡ hỏng hàng tùy mức độ nặng hay nhẹ, đó cũng là một nguyên nhân gây nên thiệt hại hàng hóa cho người bán.
Nếu ta sắp xếp hàng hóa không hợp lý và bảo quản thiếu cẩn thận, lơ là thì nhiều mặt hàng cũng sẽ hư hao dần như hàng thời trang và hỏng hóc nếu là hàng máy móc.
Nguyên nhân Chủ quan khiến thất thoát kho hàng
Mất mát ngay tại cửa hàng: Do nhân viên bán hàng thiếu tập trung, không chú ý đến khách hàng; thiếu kinh nghiệm trong việc giám sát cũng như bảo quản hàng hóa khiến kẻ gian lợi dụng và thực hiện hành vi phạm pháp của mình. Hoặc có thể chính nhân viên lại là người ăn cắp, tuồn hàng ra bên ngoài bán trục lợi cá nhân.
Mất mát trong kho: Thống kê hàng hóa không cẩn thận; chặt chẽ, chính xác khiến người bán hàng cũng như chủ cửa hàng nhầm lẫn; đối chiếu sai lệch không nắm rõ số lượng của từng sản phẩm và tình trạng của chúng từ đó dẫn đến việc thiếu hoặc thừa hàng, ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận thu về. Thêm vào đó là nhân viên cũng có thể là người ăn trộm đồ trong kho; chỉnh sửa lại số liệu trên máy tính dẫn đến mâu thuẫn trong số liệu tổng kết.
Một số nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát hàng hóa
Lượng hàng hóa lớn, không kiểm kho thường xuyên
Một cửa hàng thông thường sẽ chẳng kinh doanh một loại mặt hàng duy nhất mà bao gồm rất nhiều những sản phẩm thuộc các loại; thương hiệu; kích cỡ khác nhau. Dù là nhân viên tại cửa hàng hay chính nhà quản lý; người chủ cũng chưa chắc có thể nhớ hết được toàn bộ những sản phẩm này.
Từ đó, dẫn đến tình trạng nhầm lẫn dễ xảy đến; hàng hóa không còn đủ cũng chẳng thể nắm bắt được. Thêm vào đó là tình trạng không kiểm kho thường xuyên hoặc chưa có lịch trình kiểm kho cụ thể; rảnh lúc nào – làm lúc ấy!
Quy trình quản lý kho/hàng hóa chưa chặt chẽ
Quy trình quản lý kho/hàng hóa chưa chặt chẽ; không phân quyền nhân viên rõ ràng: Không quy trình rõ ràng; không lịch kiểm kho cố định dẫn đến việc bạn chỉ biết được kết quả là hàng thiếu hay đủ sau khi kiểm mà không biết được là mất trong khoảng thời điểm nào; đối tượng tình nghi là ai. Khi không may thất thoát, trách nhiệm được truy cứu một cách chủ quan.
Lỗi xảy ra từ quy trình
Quy trình ở đây có thể bao gồm cả quy trình nhập hàng; xuất hàng; chuyển hàng hóa từ kho ra trưng bày tại cửa hàng của bạn. Không quản lý; đối chiếu kỹ càng; các con số từ những giai đoạn này xảy đến sai lệch; thất thoát. (ví dụ như trong quá trình nhập hàng; con số trên chứng từ; hóa đơn từ nhà cung cấp không khớp với lượng hàng hiện tại nhưng bạn hoặc nhân viên không phát hiện ra. Trong giai đoạn sau; khi phát hiện thiếu hụt; chủ cửa hàng là bạn không biết được do đâu nên cho rằng đây là phần thất thoát)
Sai lệch hàng hóa khi bán
Bán hàng; tính tiền theo phương pháp thủ công ghi trên giấy thường gây ra việc nhầm lẫn về số liệu. Nếu cửa hàng của bạn có quá nhiều hàng hóa thì bạn sẽ gặp khó khăn trong việc ghi nhớ giá cả; số lượng. Những việc này sẽ dẫn đến sai lệch trong quá trình bán hàng.
Những nhầm lẫn này có thể đến từ nhân viên hay khách hàng nhưng đều gây ra thất thoát; dẫn đến hậu quả nghiêm trọng đối với kinh doanh. Trong những trường hợp này; bạn có thể sử dụng 1 đơn vị trung gian để quản lý hàng hóa của mình hoặc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng bao gồm cả hệ thống phần mềm quản lý kho hàng.
Việc quản lý bằng mã vạch được coi là lựa chọn thông minh và hợp lý nhất. Tất cả các hóa đơn bán hàng sẽ được kiểm soát một cách chặt chẽ và hiệu quả. Đây được coi là ứng dụng công nghệ vượt trội giúp hạn chế các thất thoát trong khâu bán hàng và là chìa khóa để giải quyết mọi vấn đề.
Sai lệch hàng hóa trong quản lý kho
Quản lý kho hàng hiệu quả là một khâu quan trọng mà bất kỳ cửa hàng nào cũng quan tâm và đây cũng là khâu dễ gây thất thoát nếu không được quản lý chặt chẽ. Cửa hàng có thể đang trao quyền cho những nhân sự thiếu trung thực nhưng lại rất hiểu biết về thời điểm xuất nhập hàng để lấy cắp, trong khi việc kiểm kho chưa được chú trọng đúng mức. Giờ đây, để hạn chế tình trạng thất thoát một cách tối đa
Với hệ thống kho hiện đại, camera lắp đặt xung quanh các vị trí kệ hàng, đảm bảo hàng hóa của bạn được bảo quản và lưu trữ an toàn. Quy trình nhập kho, xuất kho và báo cáo rõ ràng giúp bạn kiểm soát hàng hóa hàng ngày, giảm thiểu tối đa việc thất thoát hàng hóa trong quá trình lưu kho
Thất thoát kho hàng từ nhân viên cửa hàng
Thất thoát từ nhân viên là trường hợp đáng xem xét trong kinh doanh cửa hàng. Thất thoát nguồn lực mang lại những hậu quả xấu trong kinh doanh và là nguyên nhân tạo nên thất bại cho bất kỳ cửa hàng nào.
Vậy thì có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng không?
Thời đại công nghệ số bùng nổ; sử dụng những công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý bán hàng là cần thiết. Đây sẽ là trợ thủ đắc lực cho những người kinh doanh. Bạn sẽ có sự quản lý chuyên nghiệp mà lại tiết kiệm thời gian và công sức. Những lợi ích dưới đây khi bạn sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp cho bạn rất nhiều
Với những nguyên nhân chính gây thất thoát kho hàng trong quản lý kho hàng mà bài viết đã liệt kê; sẽ là những kiến thức tốt nhất giúp nhà quản lý quản lý kho hàng hiệu quả hơn và hạn chế thất thoát kho hàng. Chúc bạn kinh doanh thành công!
