Ngày nay, phần mềm quản lý bán hàng được sử dụng rộng rãi và phổ biến từ kinh doanh nhỏ lẻ đến kinh doanh lớn. Khi công nghệ phát triển, những phần mềm dần dần thay thế cho phương pháp thủ công. Chúng tiết kiệm được rất nhiều công sức, thời gian và chi phí để quản lý. Công nghệ 4.0 cũng ảnh hưởng mạnh mẽ đến thói quen mua sắm của người tiêu dùng, kéo theo sự ra đời của bán hàng đa kênh. Trong những công nghệ mới phát triển, phần mềm quản lý bán hàng được cho là phần mềm phát triển vượt bậc làm thay đổi tư duy bán hàng và quản lý bán hàng của người bán. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn về loại phần mềm này để đưa ra được quyết định hợp lý nên hay không nên áp dụng cho công việc kinh doanh.
Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý cửa hàng, doanh nghiệp như quản lý kho, hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên,… Nếu bạn từng nghe hoặc từng tìm hiểu về công nghệ điện toán đám mây thì đây là một loại công nghệ cho phép lưu trữ, đồng bộ dữ liệu và làm việc trực tuyến.
Sự ra đời của phần mềm quản lý bán hàng
Trước kia, hình thức bán hàng phổ biến nhất là bán hàng tại cửa hàng và hình thức quản lý chính là bằng sổ sách. Hình thức quản lý thủ công này thô sơ và cồng kềnh. Việc tổng hợp dữ liệu mỗi khi cần thiết khó khăn, nhiều sai sót. Người quản lý khó tiếp nhận được thông tin chính xác về tình hình kinh doanh.
Khi công nghệ phát triển hơn, quản lý bán hàng chuyển từ sổ sách sang sử dụng phần mềm Excel. Ghi chép, quản lý và tổng hợp thông tin dễ dàng và giảm thiểu chi phí hơn. Tổng hợp và quản lý chỉ cần vài thao tác trên máy tính cá nhân là chủ cửa hàng đã có thể theo dõi được tình hình kinh doanh của cửa hàng. Tuy nhiên, theo thời gian, mô hình này bộc lộ nhiều điểm hạn chế về quản lý dữ liệu thông tin và dẫn đến sai sót thường xuyên.
Ngày nay, công nghệ 4.0 dần dần ảnh hưởng mạnh mẽ đến thói quen và hình thức mua sắm của khách hàng. Thay vì mua trực tiếp tại cửa hàng, người mua có thể dễ dàng sử dụng internet để mua sắm mặt hàng cần thiết. Mua hàng trên facebook, website, sàn TMĐT trở nên quá quen thuộc với nhiều người. Sự thay đổi này đòi hỏi những chủ cửa hàng phải đa dạng các hình thức bán hàng và công việc bán hàng trở nên phức tạp hơn. Những hình thức quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel hay sổ sách không còn phù hợp và trở nên lạc hậu. Hai hình thức này không chỉ có những hạn chế về quản lý dữ liệu mà bảo mật thông tin và bán hàng mà còn quản lý bán hàng từ xa không được đảm bảo.
Các nhà kinh doanh có cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?
Khi quyết định đầu tư một khoản tiền không nhỏ vào kinh doanh, điều mà chúng ta luôn quan tâm là lợi nhuận. Bán được nhiều hàng nhưng lại gặp khó khăn đến việc quản lý hàng hóa, quản lý kho, nhà cung cấp, khách hàng hay quản lý nhân viên là một vấn đề không dễ giải quyết.
Một phần mềm quản lý bán hàng với sẽ giúp chủ cửa hàng giải quyết vấn đề này. Nó tiết kiệm 70 – 80% thời gian, công sức và chi phí cho việc quản lý và bán hàng.
Bán hàng và quản lý chuyên nghiệp
Ngày nay, các sản phẩm kinh doanh đều có barcode từ nhà sản xuất. Mỗi lần nhập sản phẩm về, nhân viên chỉ cần nhập số lượng sản phẩm, check mã vạch. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ quản lý sản phẩm bằng những mã này. Chỉ cần một máy quét mã vạch để tít vào sản phẩm hay đơn giản bằng một chiếc smartphone để quét mã vạch bằng camera, cửa hàng có thể bán hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Chủ động trong việc quản lý tồn kho
Thông thường, không có phần mềm quản lý bán hàng, thông dụng nhất vẫn là sử dụng 2 hình thức quản lý là sử dụng sổ sách và sử dụng phần mềm Excel. Tuy nhiên hai hình thức này có rất nhiều hạn chế về dữ liệu, quản lý cũng như bảo mật và theo dõi thông tin từ xa như bài viết đã đề cập ở trên.
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, số lượng hàng tồn kho sẽ được cập nhật ngay sau khi sản phẩm được bán. Tính năng cảnh báo hàng tồn kho giúp chủ cửa hàng thống kê loại hàng nào đang bán chạy, loại hàng nào đang dư thừa. Tính năng này giúp nhà quản lý đưa ra được chiến lược kinh doanh và tài chính phù hợp và linh hoạt.
Tiết kiệm thời gian tính toán và lập báo cáo doanh thu
Một cửa hàng hay một doanh nghiệp nhỏ cũng có rất nhiều chỉ số kinh doanh cần nhà quản lý quan tâm như: giá vốn, giá bán, doanh thu thuần, số lượng hàng tồn. Nếu quản lý bằng excel hay bằng các phần mềm kế toán thì khá phức tạp. Nó đòi hỏi cần phải có kiến thức chuyên sâu về kế toán, tài chính, quản trị và công nghệ thông tin để có thể xử lý và đưa ra được báo cáo KQKD và bảng cân đối kế toán.
Phần mềm quản lý bán hàng được lập trình để giảm bớt nghiệp vụ về kế toán và tài chính. Công việc xuất dữ liệu cuối kỳ hay bất cứ khi nào cần thiết chỉ cần một vài thao tác.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng
Phần mềm quản lý bán hàng quản lý thông tin khách hàng và phân loại khách hàng tiện lợi. Thông thường những doanh nghiệp lớn, các nhà quản trị sử dụng những phầm mền CRM để quản lý.
Tuy nhiên, những phần mềm này có phí sử dụng khá cao và không phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với phần mềm quản lý bán hàng, chủ cửa hàng nắm bắt nhanh chóng và dễ dàng thông tin khách hàng. Từ đó, đưa ra những chính sách chăm sóc khách hàng và kích thích tiêu dùng phù hợp.
Kết nối bán hàng đa kênh – Omni channel
Ngày nay, phân phối sản phẩm không chỉ dừng lại ở phân phối ở cửa hàng như trước kia. Công nghệ ảnh hưởng mạnh mẽ đến nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Người mua không chỉ mua ở cửa hàng mà còn sử dụng internet để mua sắm từ đó thay đổi thói quen mua sắm của họ.
Phần mềm quản lý bán hàng có khả năng kết nối bán hàng đa kênh. Phần mềm đưa sản phẩm tiếp cận tới lượng khách hàng khổng lồ trên các kênh bán hàng như website, mạng xã hội, sản TMĐT và quản lý tập trung tại một nền tảng duy nhất.
