Mỗi nhà quản lý sẽ có cách quản trị nhân viên theo cách của riêng mình. Đó có thể là bất kỳ phương pháp nào chỉ cần phù hợp với năng lực của nhân viên và hướng tới mục đích chung của tổ chức. KPI là một trong số đó.
Xem thêm:
Bí mật về 160 ký tự SMS Marketing trong chiến lược marketing thương hiệu
Kế hoạch xây dựng group Facebook chất lượng, uy tín, tương tác tốt
Ví điện tử là gì và tại sao hình thức thanh toán này lại hot đến thế
KPI là gì?
KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator; là một loại chỉ số dùng cho mục đích đánh giá tình trạng thực hiện công việc của một cá nhân hay tổ chức nào đó. KPI là cách đánh giá khách quan và chính xác nhất để đo lường hiệu suất hoạt động; cũng là cách dễ dàng nhất để các nhà quản trị quản lý nhân viên của mình.
Mục đích sử dụng KPI để làm gì?
Mục đích chính của KPI như đã nói ở trên đó là đo lường hiệu quả làm việc; vậy cụ thể đó là gì?
Mục đích của nhà quản lý
Nhà quản lý sử dụng KPI để kiểm soát tình trạng hoàn thành công việc các nhân viên của mình. Từ đó; đưa ra từng chế độ lương thưởng phù hợp nhất với từng đầu mục công việc. Bên cạnh đó là các quy chế kỷ luật và định sẵn phương hướng để cải thiện hiệu quả công việc.
Mục đích của nhân viên
Với các nhân viên, KPI cũng như là một mục tiêu để cố gắng đạt được. Dựa vào KPI đã thống nhất; từng nhân viên sẽ có chiến lược phân chia để thực hiện công việc của mình. Dựa vào đó để tự đánh giá được mức độ hoàn thành so với mục tiêu; đồng thời kịp thời phát hiện ra rằng công việc có đang đi đúng tiến độ hay không và nhanh chóng thay đổi quy trình làm việc.
Như thế nào là một KPI khả thi?
Để đề ra một KPI nào đó đều phải dựa vào những đặc điểm; nguồn lực thực tế của người hay bộ phận thực hiện công việc. Dựa vào các tiêu chí để đề xuất mục tiêu, một chỉ số KPI cũng cần phải tuân theo SMART:
– S (Specific – Tính cụ thể): Các chỉ số công việc cần cần cụ thể bằng con số hoặc vạch đầu dòng một cách rõ ràng đến từng đầu mục nhỏ nhất. Ví dụ: KPI của một content writer là 60 bài post facebook mỗi tháng.
– M (Measurable – Đo lường được): Các đầu mục công việc cần có từng mức độ để đo lường. Ví dụ: bạn đặt mục tiêu 2 bài viết mỗi ngày, sau mỗi ngày bạn sẽ đo lường được công việc đã hoàn thành hay chưa; có phải làm bù vào các ngày tiếp theo hay không?
– A (Attainable – Tính khả thi): Đặt một mục tiêu cao hơn khả năng của mình là điều dễ hiểu để bạn có động lực cố gắng; tuy nhiên một mục tiêu nằm ngoài khả năng cố gắng thì rất không nên. Ví dụ: nếu hoạt động hết công suất 1 content writer có thể xuất bản được 5000 từ mỗi ngày; nhưng mục tiêu mỗi tháng là 200.000 từ là một chỉ số KPI không hề khả thi.
– R (Relevant – Tính thực tế): Mục tiêu mang tính thực tế tức là hướng đến một mục tiêu dài hạn, mục tiêu chung nào đó. Ví dụ: Các bài viết của content writer cần hướng đến một mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả SEO website hoặc tăng tương tác cho Fanpage.
– T (Timebound – Thời hạn cụ thể): Tức là deadline để hoàn thành công việc; 15h00 ngày 31/5 chẳng hạn.
Ưu, nhược điểm của KPI
Thực tế, sử dụng một phương pháp đo lường nào đó đều có những điểm tích cực và hạn chế nhất định. Phương pháp đo lường đánh giá bằng KPI cũng không ngoại lệ.
Ưu điểm
KPI là một hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến hàng đầu hiện nay. Bởi lẽ chỉ số này thể hiện được một cách rõ ràng và trực quan nhất các mục tiêu chiến lược dài hạn mà doanh nghiệp đang định hướng.
Nhà quản trị dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc ở bất kỳ thời điểm nào họ muốn; đánh giá xem liệu công việc có đang đúng định hướng đề ra hay không. Kịp thời điều chỉnh để hướng tới những phương án khả thi hơn. Các phòng ban có thể sử dụng các KPI riêng để hướng đến KPI chung của một tổ chức. Chính vì thế mà việc phối hợp giữa các phòng ban cũng nhịp nhàng và năng suất hơn.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm kể trên; nhà quản trị cũng cần lưu ý đến những nhược điểm nếu như KPI không đạt các tiêu chí của SMART.
Nhân viên có thể sẽ không biết mình cần làm những gì nếu mục tiêu không được vạch rõ cụ thể và chi tiết. Hay việc đặt mục tiêu không thực tế và không có tính khả thi thì KPI đó cũng không có ý nghĩa gì. Thậm chí có thể khiến nhân viên của các bạn cảm thấy mệt mỏi; không có động lực làm việc.
Quy trình các bước thực hiện quản trị nhân viên bằng KPI
Tuy không thể tránh khỏi những điểm hạn chế, tuy nhiên đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên bằng chỉ số KPI vẫn là một phương pháp hiệu quả nhất ở thời điểm hiện tại. Nếu chưa có kinh nghiệm xây dựng chỉ số KPI cho các nhân viên của mình; có thể áp dụng theo một quy trình cơ bản sau đây.
Xác định ai là người đưa ra KPI
Xác định người chịu trách nhiệm xây dựng chỉ số KPI là bước cần thiết và quan trọng nhất trong quy trình. Những người xây dựng KPI phải là người nắm bắt được vừa tổng quan vừa chi tiết các hoạt động và mục tiêu chung của doanh nghiệp cũng như của phòng ban. Thường đó là trưởng ban hoặc trưởng bộ phận; nhà quản lý cấp trung.
Việc để các trưởng bộ phận đề ra KPI cho nhân viên sẽ là cách tốt nhất để mục KPI đó mang tính khả thi và sát với nguồn lực nhất. Tuy nhiên, hình thức này cũng mang tính chủ quan của các phòng ban so với mục tiêu chung của tổ chức nếu không được kiểm định.
Một cách khác đó là KPI được đề ra bởi nhà quản lý cấp cao. Các mục tiêu của các phòng ban sẽ được thống nhất. Tuy nhiên tính khả thi của KPI sẽ khó đảm bảo; dễ khiến nhân viên không đồng ý vì không sát với chức năng thực tế.
Phân loại nhân viên
Phân loại nhân viên tức là xác định trách nhiệm của từng nhóm nhân viên. Mỗi nhóm nhân viên sẽ có một chức năng riêng; tương ứng với từng phòng ban trong tổ chức. Các nhóm nhân viên này cần có một bản mô tả công việc riêng, cụ thể, chi tiết. Các chỉ tiêu KPI cũng phụ thuộc vào đó để được đưa ra.
Không thể cùng áp đặt một chỉ tiêu cho tất cả mọi nhân viên trong một tổ chức; thậm chí là một bộ phận; bởi không phải ai cũng làm các công việc giống nhau. Là một nhà quản trị hãy biết cách phân loại các nhân viên của mình thành các nhóm chức năng riêng biệt để việc sử dụng chỉ số KPI cho kiểm soát nhân viên được hiệu quả nhất.
Đề xuất các chỉ số của KPI
Bên cạnh các chỉ số KPI cho bộ phận là chỉ số KPI cho từng cá nhân. Đây là bước nhà quản trị đưa ra những chỉ số theo tiêu chí Specific của một mục tiêu SMART.
KPI cho từng vị trí cần xây dựng trên mô tả công việc của bộ phận đó; kèm theo phương án đo lường chính xác. Đầu tiên là bảng KPI chung cho toàn bộ phận; sau đó dựa vào đó sẽ chi tiết hóa cho từng cá nhân. Một bảng KPI thông thường sẽ có từ 4-10 đầu mục chỉ tiêu công việc chi tiết.
Ví dụ: KPI của một content writer bao gồm các đầu mục như: Số lượng bài viết website; số lượng bài viết fanpage; số lượng tương tác social; số lượng bài viết chuẩn SEO; lượng bài viết lên top Google;…Kèm theo đó là thời hạn cho từng đầu mục KPI.
Thống nhất chỉ tiêu KPI
Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng chỉ số KPI, đó là thống nhất các chỉ số này giữ người đề xuất và người thực hiện. Một công việc chỉ có thể đi vào hoạt động khi đã được thống nhất. Nhà quản trị không thể tự mình đưa cho nhân viên các mục tiêu cần đạt được mà không nhận các ý kiến phản hồi ngược lại.
Đây là một hình thức tôn trọng quyền làm việc của người lao động. Đồng thời cũng là cách để xây dựng một mối quan hệ làm việc tốt nhất. Nếu nhân viên phải làm những công việc mà họ cho rằng không xứng đáng hoặc quá sức; họ sẽ không có động lực để làm việc; cũng như cảm thấy không nể phục nhà quản lý. Về lâu về dài vấn đề này sẽ gây nên nhiều xích mích trong nội bộ tổ chức.
Đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Sau khi thực hiện các công việc theo mô tả, đánh giá KPI là bước đáng được mong đợi. Bởi lẽ, các chỉ số KPI được đề ra để có thể đo lường chính xác. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI có thể được đánh giá bằng % công việc thực hiện được. Mỗi chỉ tiêu có một mức đánh giá riêng, sau đó tổng hợp lại để đưa ra được kết quả KPI cuối cùng.
Mức độ hoàn thành sẽ được chia theo từng thang điểm để đánh giá người thực hiện đang ở cấp độ nào của công việc. Càng nhiều thang điểm, sự đánh giá sẽ càng chi tiết và khách quan. Tuy nhiên, nếu quá nhiều thang điểm, công việc sẽ quá khắt khe với người thực hiện.
Dựa vào kết quả KPI để ra quyết định lương thưởng
Trong bước thống nhất KPI sẽ kèm theo mức đánh giá lương thưởng cho từng cá nhân. Có nghĩa trong quá trình làm việc cả nhà quản lý và người thực hiện đều biết được mức lương thưởng của mình. Với mỗi mức hoàn thành nhất định sẽ có một mức lương cứng và thưởng tương ứng. Việc đưa ra quyết định này cần khách quan và công bằng; cần thiết là có sự tham khảo ý kiến từ các nhân viên khác và các cấp quản lý liên quan.
Điều chỉnh và tối ưu
Không phải mục tiêu nào cũng tối ưu ngay từ lần đầu thực hiện. Cho dù sau một vài quy trình, KPI cũng có thể thay đổi để phù hợp hơn với những biến động thực tế thị trường và nguồn lực. Sau mỗi quy trình nhà quản trị nên biết được KPI nào hợp lý, KPI nào cần điều chỉnh để việc thực hiện được khả thi hơn; sát với chức năng thực tế hơn cũng như sẽ có những tín hiệu tích cực hơn đối với mục tiêu chung của tổ chức. Liên tục kiểm soát và điều chỉnh KPI là những gì một nhà quản lý cần phải làm.
Thực hiện một quy trình xây dựng KPI cho mục tiêu quản lý công việc và nhân viên của mình đòi hỏi nhiều sự quan sát của nhà quản lý các cấp. Tốt hơn hết, các nhà quản lý nên ngồi lại với nhau để cùng thống nhất về một tiêu chung. Như vậy các bộ phận sẽ biết cách để vừa làm đúng chức năng công việc, vừa đảm bảo phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác.
