Bạn biết đấy, bước đầu chọn mua một mặt hàng nào đó đều là giai đoạn khá quan trọng. Nó quyết định sản phẩm bạn mua có thực sự phù hợp và đúng như ý của bạn hay không. Thế nên có thể nhận thấy được rằng đây là thời điểm mất khá nhiều thời gian, Chắc chắn bạn cần tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh giá và tính năng giữa các sản phẩm đến từ các thương hiệu khác nhau. Chọn phần mềm quản lý cũng không phải là ngoại lệ. Và để tiết kiệm thời gian cho bạn, chúng tôi đã liệt kê các đầu mục tiêu chí để đánh giá một phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng tốt nhất.
Xem thêm:
Gạt bỏ gánh nặng nỗi lo khởi nghiệp ngành cafe
Phần mềm tính tiền quán cafe đem lại 5 hiệu quả vượt trội trong kinh doanh
Phần mềm quản lý bán hàng giúp lập báo cáo kinh doanh nhanh gọn, chính xác
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng
Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao mình lại cần một phần mềm quản lý? Trong khi trong thời gian vừa qua các hoạt động của quán cafe nhà hàng đều được nhân viên quản lý hoàn thành khá tốt; không có bất cập gì xảy ra. Chắc hẳn bạn cũng đã từng có suy nghĩ không muốn thay đổi một phương thức hoạt động đang vận hành suôn sẻ; không muốn mất thêm một khoản chi phí hàng tháng,…
Đó là lý do chủ yếu ghi nhận được khi nhắc đến các phần mềm quản lý dành cho các quán cafe nhà hàng. Đặc biệt là các cơ sở đã có một khoảng thời gian kinh doanh với các hình thức kinh doanh truyền thống từ trước. Sẽ không sai khi các ông chủ quán cafe nhà hàng truyền thống có suy nghĩ như thế. Thực tế tôi cũng nhận thấy một điều rằng: đối với các quán cafe theo đuổi phong cách cổ điển kiểu Hà Nội xưa, với quán quy mô nhỏ và uống là một hai thức uống cafe đậm chất xưa có thể họ không cần tới một phần mềm nào hết.
Thế nhưng số lượng quán cafe nhà hàng như thế hiện nay không còn quá nhiều. Thậm chí có những người trẻ khởi nghiệp muốn đi theo con đường ấy thì cũng rất khó để thành công. Căn bản là thời đại tiêu dùng nhanh, cuộc sống tấp nập; các quán cafe nhà hàng hướng tới việc phục vụ khách hàng nhanh, phục vụ lượng khách hàng lớn, quy mô lớn;… như vậy mới nhanh chóng thu về lợi nhuận.
Giải pháp quản lý bằng phần mềm
Và đó chính là lúc phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng phát huy tác dụng. Con người quản lý có cái hay và đặc thù riêng của nó. Nhưng có những trường hợp, con người không thể có tốc độ, sự chính xác và bộ nhớ khổng lồ như máy móc. Làm thế nào một nhà quản lý có thể cùng lúc đảm nhiệm được hàng tá công việc. Cùng lúc vừa phải quản lý nhân viên; lại vội vàng kiểm tra hàng nhập – xuất kho; hay lập hàng loạt báo cáo thu chi hàng tháng. Trong khi bạn hoàn toàn có thể sử dụng máy móc để tăng gấp mấy lần năng suất; tiết kiệm thời gian đến 1/10 thì rất đáng cân nhắc.
Không chỉ tiện lợi cho nhà quản lý, mà quan trọng hơn là đối với khách hàng. Trải nghiệm khách hàng tại quán cafe nhà hàng của bạn sẽ tuyệt vời hơn rất nhiều. Tất nhiên là nếu họ cảm thấy thoải mái và không phải có cảm giác chờ đợi. Để phục vụ một lượng lớn khách hàng thì phần mềm quản lý là không thể thiếu.
Mục đích sử dụng phần mềm quản lý
Để biết được phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng nào tốt và phù hợp với nhất với mình; bạn cần biết mục đích sử dụng của mình là gì. Giống như việc bạn đi mua một chiếc áo mới, bạn cần biết chiếc áo đó nhằm mục đích đi chơi; đi làm hay đi học. Tôi tin chắc sẽ chẳng có ai mặc một chiếc áo kém nghiêm túc khi đi làm công sở đúng không nào.
Mục đích mua áo có vẻ dễ dàng hơn rất nhiều so với chọn phần mềm quản lý bán hàng. Để xác định đúng mục đích, bạn hãy nghĩ đến mục tiêu của từng giai đoạn phát triển của cửa hàng cafe nhà hàng. Giai đoạn khởi nghiệp chắc hẳn bạn muốn gây ấn tượng và thu hút khách hàng. Hay ở giai đoạn mở rộng quy mô bạn lại cần tập trung nhiều hơn cho việc quản lý từng cửa hàng; một chuỗi cửa hàng,…
Tóm gọn lại, tôi có đưa ra một số mục đích chính mà những nhà quản lý đang sử dụng phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng đang theo đuổi.
Tăng doanh thu
Nghe có vẻ hơi thừa nhỉ; ai mà chẳng muốn tăng doanh thu cho cửa hàng cafe nhà hàng của mình. Tuy vậy, tôi vẫn xếp riêng mục đích này ở một mục và để nó ở đầu tiên. Bởi vì tôi nghĩ đây là mục đích quan trọng mà nhiều người đang hướng đến nhất. Tình trạng nhiều cửa hàng cafe mở ra rồi đóng cửa; nhiều mô hình kinh doanh cafe từng là cơn sốt cũng nhanh chóng tàn lụi. Với lý do doanh thu không bù nổi chi phí duy trì liệu có đáng?
Bài toán quản lý chi phí là điều tôi muốn nhắc đến ở đây. Nếu đã từng bắt tay vào kinh doanh; chắc chắn bạn biết được có ty tỷ các loại chi phí mỗi ngày phải chi trả. Một số loại chi phí điển hình có thể kể đến đó là chi phí cố định cho mặt bằng; chi phí nhân công và chi phí nguyên vật liệu. Đi thẳng vào vấn đề thì phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng có thể giải quyết được gì đối với những loại chi phí này?
Thực tế, sử dụng phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng trước hết bạn sẽ nhận thấy được sự cắt giảm chi phí nhân sự đáng kể. Nếu bạn là người mới khởi nghiệp, bạn không cần thuê thêm cho mình một người quản lý quán; bởi vì chính bạn có thể trực tiếp điều hành. Hay đơn giản thuê một nhà quản lý đảm nhiệm toàn bộ công việc kinh doanh sẽ mất nhiều chi phí hơn so với việc chỉ thuê một người giám sát các nhân viên khác của bạn, hoàn toàn khác nhau đấy nhé.
Quản lý bán hàng
Mục đích quản lý bán hàng như tôi đã nói ở trên. Tức trong giai đoạn mở rộng quy mô cửa hàng. Mở rộng quy mô theo hướng thứ nhất; mở thêm một vài chi nhánh cửa hàng để nhân rộng và tăng nhận diện thương hiệu. Quản lý tập trung dữ liệu khách hàng, hoạt động bán hàng của tất cả mọi chi nhánh trên cùng một hệ thống giúp nhà quản lý có thể theo dõi tập trung và đưa ra chiến lược kịp thời.
Hướng mở rộng quy mô thứ hai đó là mở rộng đối tượng khách hàng phục vụ. Điều này sẽ làm tăng lượng khách hàng cần phục vụ mỗi ngày lên đáng kể. Nguyên vật liệu đầu vào cũng nhiều hơn. Lúc này, sử dụng phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng sẽ là một phương án thích hợp. Cửa hàng của bạn sẽ kiểm soát được mọi diễn biến trong hoạt động kinh doanh. Điều đầu tiên tôi có thể cho bạn thấy đó là tính năng phân loại các đầu vào; theo các mục: ngày nhập kho, ngày sản xuất, hạn sử dụng, nhà cung cấp.
Thứ nữa là tính năng kiểm tra mặt hàng còn hay không. Việc kinh doanh nhà hàng hay quán cafe; bạn cũng cần check xem loại đồ uống, món ăn mà khách hàng order có đủ điều kiện phục vụ hay không. Sẽ thật mất thời gian khi nhân viên của bạn phải chạy đến khu chế biến để hỏi; thay vào đó chỉ cần các bộ phận thống nhất bằng phần mềm đã là quá đủ rồi.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Như tôi đã đề cập ở trên, theo xu hướng của thị trường công nghệ hiện nay thì các nhà hàng hay quán cafe đều phát triển mạnh theo hướng phục vụ nhanh và tối đa hóa trải nghiệm cho khách hàng. Bởi lẽ, khách hàng của chúng ta phải nói là ngày càng khó tính; giữa vô vàn lựa chọn, họ nhất định sẽ chọn nơi họ cảm thấy thoải mái và được phục vụ hoàn hảo nhất.
Thế nên đừng khiến khách hàng nổi giận vì những lỗi ngớ ngẩn như ghi nhầm order; tính nhầm giá tiền hay khiến họ phải chờ đợi khi thanh toán. Trang bị thiết bị phần mềm sẽ hạn chế được những lỗi sơ đẳng này. Vì khách hàng kiểm tra lại thực đơn đã gọi khá dễ dàng; các mức giá đều được mặc định và tính tổng tiền chính xác (kèm theo chiết khấu nếu có). Thế thì chẳng có lý do gì khiến nhân viên của bạn mắc sai lầm đúng không?
Khâu thanh toán vì thế cũng được đẩy nhanh hơn. Bởi vì thời gian in hóa đơn và thanh toán cho mỗi đơn hàng chỉ trong vòng 30s. Khách hàng sẽ cảm thấy rất khó chịu khi phải chờ đợi quá lâu; vì thế tiết kiệm được thời gian ở khâu nào thì bạn cũng cần tối ưu tối đa nhất có thể.
Chi phí sử dụng
Đến vấn đề mà tôi tin chắc nhiều bạn đọc đang quan tâm nhất đây. Trước khi đọc bài viết này chắc hẳn có bạn đã tìm hiểu về phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng và cũng có người chưa biết gì về phần mềm này. Thế nên tôi xin mạn phép nhắc lại một lần nữa; có 2 loại phần mềm quản lý chính đó là các phần mềm miễn phí và các phần mềm có trả phí. Tôi sẽ nói rõ hơn về 2 loại này ngay sau đây để các bạn dễ phân biệt.
Trước khi đưa ra quyết định nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng miễn phí hay phần mềm trả phí; bạn hãy đọc những so sánh sau đây về hai loại này nhé!
Phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng miễn phí
- Miễn phí cài đặt và sử dụng trọn đời, tiết kiệm chi phí
- Dễ dàng làm quen và sử dụng
- Có thể sử dụng trên giao diện desktop và app thông minh trên smartphone
- Sử dụng offline hoặc online, đầy đủ tính năng. Ghi chép số liệu, quản lý dữ liệu, in hóa đơn điện tử, quét mã vạch,…
- Gói dịch vụ có giới hạn
- Không cập nhật được các tính năng mới
- Không được hỗ trợ bởi nhà cung cấp khi có bất cập
- Kém linh động đối với các mô hình bán hàng khác nhau
Phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng có trả phí
- Có chi phí duy trì mỗi tháng (khoảng 6000 đồng/ ngày)
- Dễ dàng làm quen và sử dụng
- Sử dụng mọi lúc mọi nơi với thiết bị kết nối internet
- Sử dụng được ngay khi không có kết nối mạng. Tự động đồng bộ nhanh chóng khi có kết nối trở lại.
- Gói dịch vụ không giới hạn
- Hỗ trợ cài đặt và kết nối phần mềm, phần cứng
- Linh hoạt và phù hợp với mọi mô hình bán hàng; từ quán cafe nhà hàng đến mỹ phẩm, nội thất.
- Được tư vấn và hỗ trợ trọn đời bởi nhà cung cấp phần mềm
- Cập nhật ngay lập tức mọi tính năng mới từ nhà cung cấp
- Đồng bộ quản lý bán hàng đa kênh
Hiệu quả sử dụng
Hiện nay những quán cafe, nhà hàng sử dụng phần mềm quản lý miễn phí là không hề ít vì đa số mọi người đều có suy nghĩ tiết kiệm chi phí để đầu tư vào những đầu mục khác như cho trang thiết bị hay truyền thông marketing. Thế nhưng theo nhiều ghi nhận thực tế thì những phần mềm miễn phí có thể chỉ phù hợp với những quy mô cửa hàng nhỏ và lượng khách hàng phục vụ mỗi ngày không quá lớn. Đối với những cửa hàng có quy mô rộng lớn hơn thì những tính năng của phần mềm miễn phí không thể nào đáp ứng nổi cũng như không đủ khả năng quản lý tốt về mọi mặt cho cửa hàng.
Hiệu quả sử dụng đối của các phần mềm trả phí đã được chứng minh bằng những con số thực thế khi đã có hơn 50,000 doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng phần mềm trong quản lý. Những chủ nhà hàng, quán cafe đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm đều cho nhận xét rằng khối lượng công việc của họ đã giảm đi một nửa và những dấu hiệu khả quan về doanh thu ngày một rõ rệt hơn.
Đó là chưa kể dựa vào phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng mà nhiều chủ nhà hàng, quán cafe đã và đang mở rộng thêm những chi nhánh mới để tận dụng hết nguồn lực nhằm có những bứt phá mới trong kinh doanh. Có thể trước đó bạn nghĩ phần mềm không thực sự quan trọng, nhưng tôi hy vọng sau bài viết này bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về công cụ tuyệt vời này.
