Việc quản lý các đơn hàng online không hề dễ dàng, nhiều đơn hàng có thể phát sinh cùng một thời điểm trên các sàn khác nhau. Đặc biệt là trong thời kỳ dịch bệnh kéo dài, xu hướng mua hàng trực tuyến tăng mạnh nên số lượng đơn hàng online có thể nhiều gấp 2 đến 3 lần so với những thời điểm trước. Do vậy, nếu bạn đang tìm kiếm cách quản lý đơn hàng online mang lại hiệu quả cao nhất, thì hãy cùng Bota.vn tham khảo bài viết sau đây.
1. Đơn hàng online là gì
Bán hàng online là xu hướng mới đang phát triển mạnh mẽ trong vài năm gần đây. Và kể từ khi có sự xuất hiện của dịch COVID-19, thói quen mua hàng của người dân dần như chuyển về mua hàng online thay vì đến tận cửa hàng. Không chỉ có những mặt hàng thời trang như quần áo, giày dép, mũ nón; những mặt hàng tiêu dùng quen thuộc trong mỗi gia đình như đồ gia dụng, phụ kiện nhà bếp, đồ ăn, đồ điện tử… đều có thể được tìm mua dễ dàng trên mạng. Chỉ cần một cuộc điện thoại hoặc một tin nhắn đặt hàng, người tiêu dùng sẽ được giao tận tay món hàng yêu thích.
Các kênh bán hàng online phổ biến nhất hiện nay chính là trang mạng xã hội như Facebook, Zalo hay bán trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada, Sendo,… Công việc chính của người bán là đăng bài viết, thông tin về sản phẩm; check tin nhắn cũng như trả lời cuộc gọi của khách; cuối cùng là chốt đơn và giao hàng cho khách.
Xem thêm: Cách bán hàng online hiệu quả chỉ với 1 người vận hành cửa hàng
Vậy thì những đơn hàng online là gì và bao gồm những gì? Không phải bất cứ chủ shop bán hàng online nào cũng biết điều này. Đơn hàng online, trên thực tế, chính là những thông tin về khách mua hàng như tên sản phẩm, số lượng đặt hàng, tổng giá trị đơn hàng cùng những thông tin về địa chỉ và số điện thoại người nhận.
2. Vì sao phải quản lý đơn hàng online hiệu quả
Quản lý đơn hàng online là một bước vô cùng quan trọng với mục đích kiểm soát số lượng và đảm bảo thông tin về khách hàng chính xác. Quản lý đơn hàng sẽ giúp các chủ shop, hoặc nhân viên bán hàng tránh các nhầm lẫn không đáng có khi chốt đơn cho khách. Từ đó, giúp cửa hàng hạn chế những trường hợp giao nhầm hàng cho khách hoặc bỏ sót đơn hàng của khách, khiến khách hàng có những trải nghiệm tồi tệ cũng như làm suy giảm doanh thu của shop. Việc quản lý tốt các đơn hàng cũng giúp cho quá trình ship hàng cho khách được vận hành và quản lý nhanh chóng.
Như vậy, nếu chủ shop biết quản lý đơn hàng online hiệu quả, việc kinh doanh của cửa hàng có nhiều thuận lợi, năng suất tăng, thu hút được nhiều khách hàng cũng như tăng uy tín của cửa hàng.
3. Quy trình quản lý đơn hàng online gồm những bước cơ bản nào
Một quy trình quản lý đơn hàng online điển hình sẽ bao gồm 3 giai đoạn chính:
- Tiếp nhận đơn hàng từ khách
- Xử lý thông tin đơn hàng (bao gồm kiểm tra hàng tồn, thông tin khách hàng,…)
- Đóng gói hàng hóa và liên hệ với các đối tác vận chuyển để giao hàng cho khách
- Kiểm tra và xác nhận khách hàng đã nhận đúng và đủ hàng
Dù chỉ có 4 bước cơ bản nhưng việc quản lý đơn hàng online không hề dễ dàng nếu bạn muốn đáp ứng đủ nhu cầu mua sắm online của người tiêu dùng tại thời điểm này. Một số cửa hàng sẽ có giải pháp là thuê thêm nhân viên để quản lý lượng đơn hàng online lớn như vậy. Những người này sẽ phải tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, tiến hành đóng gói hàng hóa, liên hệ với đối tác vận chuyển để giao hàng cho khách. Sau đó, tiếp tục theo dõi trạng thái đơn hàng xem đang giao dịch hay có thay đổi, sự cố gì để thông tin tới chủ shop và xử lý kịp thời. Tuy nhiên, giải pháp này chưa tối ưu hóa được chi phí, cũng như thời gian và năng suất cho việc kinh doanh của cửa hàng.
4. Cách quản lý đơn hàng online hiệu quả
Đơn hàng online trên Facebook
Nếu bạn bán hàng online trên Facebook đủ lâu, bạn chắc hẳn sẽ quen với cụm từ “check inbox” mỗi khi gặp khách hàng có nhu cầu. Sau khi được tiếp cận với bài đăng và thông tin về sản phẩm, khách hàng có thể sẽ có nhu cầu và để lại bình luận hoặc chat, nhắn tin hỏi về sản phẩm và đặt mua hàng. Công việc của người bán là trao đổi với khách để chốt đơn, nắm đầy đủ thông tin của khách và thống kê lại số lượng các đơn hàng.
Đơn hàng online trên các sàn thương mại điện tử
Các sàn thương mại điện tử lớn tại Việt Nam như Shopee, Lazada, Sendo hay Tiki luôn những có quy định chặt chẽ và chi tiết về việc xử lý và quản lý đơn hàng. Việc tuân thủ theo các quy định của sàn thương mại sẽ giúp bạn xử lý được đơn hàng nhiều hơn, nhanh hơn, lại tránh được những nhầm lẫn không đáng có.
Một trong những giải pháp quản lý bán hàng đa kênh chính là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Bota Pos. Bota Pos hiện nay đang là một trong những phần mềm quản lý bán hàng đa kênh phổ biến tại Việt Nam, được hơn 35,000 doanh nghiệp đang tin dùng. Bota Pos sẽ giúp các chủ shop bán hàng online quản lý đơn hàng thật nhanh chóng với với tính chính xác cao. Ngoài ra, việc quản lý và kiểm tra hàng tồn cũng sẽ được tự động cập nhật trên hệ thống, giúp công việc kinh doanh của bạn tiết kiệm thời gian hơn.
Xem thêm: 8 chức năng siêu việt của phần mềm quản lý bán hàng đa kênh BOTA POS
Đơn hàng online trên website
Nếu bạn đang kinh doanh online trên website thì việc quản lý đơn hàng sẽ dễ dàng hơn so với những kênh bán hàng trên. Tuy nhiên, nếu như thiết kế website bán hàng của bạn chưa đạt chuẩn cũng như chưa được tích hợp các chức năng bán hàng chuyên nghiệp thì việc theo dõi và quản lý đơn hàng online sẽ khá khó khăn. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng website của bạn có giao diện và đầy đủ các tính năng của một website bán hàng chuyên nghiệp.
Còn nếu bạn chưa có thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp, hãy tham khảo Bota Web với kho giao diện phong phú và những chức năng quan trọng hỗ trợ việc bán hàng trên website thật hiệu quả.
Xem thêm: Tìm hiểu 5 tính năng siêu việt khi thiết kế website trên BOTA Web
