Thiếu kinh nghiệm kinh doanh, kinh nghiệm quản lý kho hàng khiến hàng hóa luôn bị thâm hụt nhưng lại không tìm được hướng giải quyết triệt để. Dù cửa hàng bán lẻ lâu năm hay mới bước chân vào kinh doanh thì việc kiểm soát một số lượng lớn hàng hóa với nhiều chủng loại đa dạng khác nhau là một vấn đề vô cùng nan giải.
Đây chính là tình trạng thất thoát hàng hóa xảy ra liên miên gây ảnh hưởng lớn đến doanh thu cửa hàng, đồng thời gây bất đồng trong việc quản lý nội bộ, không tìm ra được đâu là nguyên nhân chính gây ra thất thoát để kịp thời ngăn chặn. Vậy đâu là những kẽ hở trong quản lí mà các cửa hàng bán lẻ thường mắc phải, và lối đi nào để khắc phục tình trạng thất thoát hàng hóa? Hãy cùng chúng tôi tìm ra phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả nhất.
Nguyên nhân cơ bản khiến hàng hóa bị thất thoát.
-
Thất thoát hàng hóa trong kho
Nguyên nhân khiến hàng hóa bị thất thoát trong kho là do sai sót trong khâu làm việc với nhà cung cấp, quản lý kiểm kho, nhập hàng, xuất hàng lên kệ trưng bày. Tỷ lệ này chiếm 34%. Bạn nên có một quản lý kho riêng để kiểm soát được tốt vấn nạn thất thoát hàng hóa. Tuy nhiên trong quá trính kinh doanh phải thường xuyên nhập hàng và xuất hàng liên tục và khá phức tạp nên dễ gây ra hiện tượng hàng hóa bị hao hụt, thất thoát.
Một số sai sót có thể kể đến khi thất thoát diễn ra trong kho là: hàng hóa trong kho không được sắp xếp một cách khoa học, riêng rẽ từng loại mà để lẫn lộn các mặt hàng với nhau, hàng mới hàng cũ cũng không phân biệt được. Các mặt hàng nhập xuất không được khai báo mã vạch khi khiến hành kiểm kho không được kiểm soát. Vì vật khi có sai lệch rất khó biết nhầm lẫn ở khâu nào.
-
Thất thoát hàng hóa tại điểm bán
Nguyên nhân chủ yếu khiến hàng hóa bị thất thoát tại cửa hàng là do nhân viên thiếu trung thực. Tỷ lệ này chiếm 28%. Khi bạn giao phó toàn bộ công việc quản lý bán hàng cho nhân viên của mình sẽ có rất nhiều vấn nạn tiềm ẩn, nếu ngưới đó không phải là người thân của bạn hoặc có trách nhiệm trực tiếp đến doanh thu của cửa hàng.
Khi bạn vắng mặt và không nắm bao quát được tình hình kinh doanh của cửa hàng thì rất dễ xảy ra hàng vị sai trái của nhân viên và bạn cũng không thể giám sát trực tiếp 24/24 được. Việc nhân viên bán hàng cố tình gian lận, thiếu trung thực không ghi lại hóa đơn hoặc ghi không đủ rất sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, không quản lý được khối lượng hàng hóa, từ đó có thể dẫn đến việc thiếu hàng hoặc thừa hàng.
-
Thất thoát do kẻ cắp bên ngoài
Đây là yếu tố khách quan tuy nhiên có thể gây ra nguy cơ thất thoát hàng hóa rất cao. Những kẻ có ý đồ trộm cắp thường lợi dụng lúc cửa hàng đông khách, nhân viên quá bận tiếp khách không kiểm soát được để thực hiện hành vi xấu (giấu những món đồ nhỏ vào người, bóc mã giá rẻ dán sang mã giá mặt hàng đắt hơn, mua xong lẻn ra ngoài mà không tính tiền..). Tỷ lệ thất thoát này chiếm 38%.
Như vậy có thể thấy hiện đang có hơn 60% thất thoát là do nguyên nhân khách quan, quản lý trong nội bộ cửa hàng chưa được tốt. Nếu khắc phục được những hoạt động nội bộ này thì chắc chắn thiệt hại sẽ đi xuống đáng kể. Vậy làm thế nào để thắt chặt quản lý giúp kiểm soát đươc tốt các mặt hàng và hạn chế tối đa thâm hụt ngay cả khi bạn đang không có mặt tại cửa hàng.
Quản lý kho hàng thế nào để tránh thất thoát
-
Mã hóa toàn bộ sản phẩm
Thực hiện mã hóa toàn bộ sản phẩm xuất nhập trong kho thông qua hệ thống mã vạch sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng hàng hóa và siết chặt đầu ra và đầu vào của hệ thống kho hàng. Chỉ với một chiếc máy đo mã vạch mua tại https://bota.vn/ kết nối với phần mềm quản lý bán hàng, các hóa đơn nhập hay xuất hàng đều được lưu đầy đủ cùng số liệu thực tế. Chắc chắn bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được việc thất thoát hàng hóa. Và nếu có xảy ra thất thoát thì bạn cũng sẽ biết được nó xảy ra từ đâu và nguyên do là từ bộ phận, nhân viên nào.
-
Thắt chặt quản lý nhân viên, ngăn chặn thất thoát trong quá trình bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng với nhiều chức năng quản lý từ in hóa đơn hàng trên thực tế, quản lý số tiền thu chi chính là “mắt thần” để bạn có thể theo dõi được hoạt động năng suất bán hàng, giờ làm việc cụ thể của từng nhân viên ngay cả khi bạn đnag vắng mặt.
Lịch sử bán hàng của nhân viên được ghi lại chi tiết tránh trường hợp nhân viên gian lận gây thất thoát hàng hóa. Như vậy thì chắc chắn bạn có thể nắm gọn trong tay mọi hoạt động diễn ra tại cửa hàng.
-
Một số cách chống thất thoát hàng hóa khác
Bên cạnh việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng bota vào quản lý nhân viên, kho hàng hãy xem xét thêm một số biện pháp để hạn chế tình trạng thất thoát do nguyên nhân bên ngoài.
- Lắp đặt hệ thống camera theo dõi tại cửa hàng để giám sát trực tiếp tại một số vị trí quan trọng như quầy thu ngân, các nơi có trưng bày những mặt hàng nhỏ dễ dàng bỏ túi.
- Trang bị thêm tem an ninh chống trộm dán lên những mặt hàng có giá trị lớn để khi khách hàng có ý định mang hàng ra thì sẽ bị phát hiện bởi khử từ trên tem an ninh chống trộm.
Như vậy để giảm thiểu tối đa thất thoát bạn phải thự hiện đồng thời nhiều biện pháp bảo vệ từ trong ra ngoài , từ nhân viên cho đến khách hàng. Do vậy hay xây dựng cho mình một quy trình quản lý chặt chẽ, nhất quán và điều đặc biệt là cần sử dụng các công cụ hỗ trợ hợp lí để việc quản lý kho hàng được hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công!
Đọc thêm: Quản lý doanh thu hiệu quả bằng phần mềm quản lý bán hàng
