Kiểm kê hàng tồn kho giúp nhà quản lý nắm rõ được số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho hàng của mình. Vì vậy, mỗi chủ kinh doanh lại có những kinh nghiệm kiểm kê riêng để nắm được tỷ lệ tài sản của mình còn lại trong kho. Dưới đây là các bước thực hiện kiểm kê hàng tồn kho chính xác nhất mà bạn nên học tập.
Xem thêm:
Top 8 kinh nghiệm quản lý kho cho mô hình kinh doanh nhỏ
6 sai lầm nghiêm trọng trong quản lý kho hàng
Bỏ túi bí quyết quản lý kho mỹ phẩm hiệu quả
Mục đích của quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Dự trù được lượng vốn lưu động
Nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tồn kho lớn và gây lãng phí một lượng lớn vốn lưu động. Khi nhìn vào Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ, người quản lý dễ dàng định hướng được việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó có sự điều chỉnh dòng vốn lưu động.
Giúp tránh tổn thất về hàng hóa/ nguyên vật liệu
Nếu chúng ta kiểm kê hàng tồn kho mà không được thực hiện tốt thì có thể chúng ta dẫn tới việc hàng hóa tồn kho lâu ngày dẫn đến bị hỏng hóc và hao mòn hoặc không sử dụng được tiếp… điều này làm mất giá trị của sản phẩm có thể là làm hỏng hóc , gây lỗi thời với mã sản phẩm đó . Điều đó thì đồng nghĩa với việc gây ra tổn thất khá lớn cho doanh nghiệp .
Giúp tiết kiệm chi phí lưu kho
Khi hàng hóa của chúng ta tồn kho với số lượng càng lớn thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bạn phải chịu thêm các khoản chi phí khác (điện, nước, nhân công…). Chính vì thế để mà giảm bớt đi được chi phí lưu kho thì chúng ta cần làm đó là kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất
Hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn thường xuyên
Mức độ kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng. Áp dụng cho doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng có giá trị cao, đơn vị xây dựng lắp đặt,…
Ưu điểm là có thể xác định được chính xác; liên tục lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào, hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch.
Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh, xả hàng. Tuy nhiên kiểm kho thường xuyên sẽ khá tốn nhân sự lẫn thời gian; khối lượng công việc của kế toán cũng nhiều hơn.
Kiểm kê hàng tồn định kỳ
Thời gian kiểm hàng tồn kho được lên kế hoạch cụ thể; ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.
Hình thức này được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng đối với loại hình kinh doanh hàng số lượng lớn; giá trị thấp hoặc trung bình, sản phẩm đa dạng chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ,…
Ưu điểm là công việc tập trung vào một thời điểm, không mất nhiều thời gian như hình thức kiểm kê thường xuyên. Có thể áp lực trong vài ngày nhưng xét về lâu ngày thì kế toán sẽ “dễ thở” hơn.
Khuyết điểm là thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kho khá xa, nên chủ doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình; nếu có vấn đề sơ sót sẽ khó điều tra phát hiện hơn.
Như vậy, tùy nhu cầu của doanh nghiệp cũng như quy mô kho; loại hàng; nguồn nhân lực; và chính sách kho hàng để chọn ra phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp. Sau đó, áp dụng quy trình kiểm kê hàng tồn kho như bên dưới để kiểm soát tình hình kho hàng hiệu quả nhất.
Quy trình kiểm kê kho hàng
Trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho
Đối với kiểm kê hàng định kỳ; không thường xuyên thì có các việc bạn cần làm như sau:
Thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt hơn. Trong những ngày tiến hành kiểm kê kho hàng; nếu cảm thấy cần thiết có thể thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác; khách hàng (nếu có) để tránh sự phiền hà, hoặc hạn chế tần suất nhập xuất hàng.
Phân công người chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê kho hàng (thường là thủ kho kết hợp với kế toán; hoặc người quản lý, chủ doanh nghiệp,…)
Lên kế hoạch kiểm kê cụ thể: khu vực nào kiểm hàng trước; khu vực nào kiểm hàng sau, từ ngày nào đến ngày nào,…
Các bước kiểm kê kho hàng hóa
Bước 1: Căn cứ vào phần mềm quản lý; báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất (Lưu ý sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định). Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…
Bước 2: Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế tại kho; ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng thực hiện song song; ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.
Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê; (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có; cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất.
Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng; thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp; (như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…) phải giải trình cụ thể.
Bước 5: Nếu có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế
Bước 6: Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất; các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ.
Bước 7: Với các trường hợp sai lệch; ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân. Có các trường hợp sau:
Chênh lệch thừa (số lượng thực tế nhiều hơn trong báo cáo) có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo; làm báo cáo sai; quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,…
Chênh lệch thiếu (hàng ít hơn trong báo cáo) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Có thể do nhân viên quên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng; hao hụt do chuyển vị trí; cũng không loại trừ khả năng thất thoát hàng do mất cấp; gian lận,…
Với những kinh nghiệm quản lý tồn kho mà bài viết chia sẻ, hy vọng đã đem lại kiến thức kinh doanh hữu ích cho bạn. Chúc bạn kinh doanh thành công!
