Bạn đang quản lý một doanh nghiệp? Bạn đang gặp vấn đề trong quản lý hàng tồn kho? Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp hữu ích giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây của chúng tôi nhé!
Xem thêm:
Top 11 số liệu về hàng tồn kho các nhà kinh doanh cần biết
Cách tận dụng tối đa hàng tồn kho dư thừa cho doanh nghiệp
Top 3 phần mềm quản lý siêu thị tốt nhất hiện nay
Hàng tồn kho và dòng tiền
Quản trị hàng tồn kho hiệu quả chiếm một vị trí quan trọng đối với việc giải thoát dòng tiền đang tồn đọng. Vì vậy bạn cần phân loại các mặt hàng tồn kho thành từng nhóm dựa trên các tác động giá trị của chúng đối với công ty. Bên cạnh đó, bạn cần xác định, đâu là mặt hàng chủ đạo, quan trọng, đâu là sản phẩm nổi bật.
Một khi xác định được những điều này, bạn có thể đưa ra các quyết định nhằm cân bằng giữa nhu cầu với chi phí và có thể tích trữ một lượng đủ những mặt hàng cần thiết. Dòng tiền và hàng tồn kho có mối quan hệ mật thiết với nhau, vì vậy, bạn nên chú trọng để tránh tình trạng doanh nghiệp gặp khó khăn về vấn đề tài chính.
Xác định và duy trì định mức tồn kho
Công tác quản lý kho trở nên khó khăn hơn đối với các doanh nghiệp có quy mô khá và hàng hóa đa dạng về mẫu mã chủng loại. Hàng tồn kho cần được phân loại một cách hợp lý. Khi tính toán đưa ra lượng tồn kho cơ bản, bạn cũng cần phải xét đến các yếu tố như khoảng thời gian từ lúc đặt tới lúc nhận sản phẩm,…
Lượng hàng tồn kho không đủ ảnh hưởng tới doanh số bán hàng, việc đặt hàng lại khá tốn kém và mất thời gian. Bên cạnh đó, việc thiếu hụt vật tư, nguyên vật liệu hay các thành phần quan trọng của quá trình sản xuất sẽ làm chi phí hoạt động tăng lên.
Chính vì vậy, xây dựng mức biên an toàn cho lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn tránh khỏi những thiếu hụt trên. Việc xác định mức tồn kho cũng giúp bạn tránh được tình trạng mua hàng nhiều hơn mức cần thiết. Khi hàng tồn kho vượt quá định mức tối đa, tối thiểu thì phải có cảnh báo kịp thời để điều chỉnh cho hợp lý không bị ngưng đọng hàng hóa trong kho.
Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho
Thẻ kho là một loại tờ rời dùng để theo dõi số lượng của từng loại hàng hóa. Nội dung thể hiện trong thẻ kho bao gồm thông tin về hàng hóa, thời gian và số lượng của mỗi lần nhập vào hoặc xuất đi, lượng hàng còn tồn trong kho. Trong đó có chữ ký xác nhận của những người chịu trách nhiệm trực tiếp (giám đốc, kế toán, thủ kho, nhân viên giao nhận,…)
Nếu tần suất nhập xuất hàng nhiều, thẻ kho sẽ được đóng thành quyển, gọi là sổ kho. Và lưu ý, thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn của bộ Tài chính ban hành như hình phía dưới.
Vì hàng hóa biến động liên tục nên thẻ kho cũng phải cập nhật thường xuyên để số liệu thống nhất. Nếu điều này được thực hiện nghiêm chỉnh sẽ giúp quá trình thống kê, quản lý kho hàng hóa hiệu quả hơn, chủ doanh nghiệp sẽ theo sát được tình hình bán buôn – tồn kho để có những chiến lược kinh doanh phù hợp. Nếu không may xảy ra thất thoát, sai lệch cũng sẽ sớm được phát hiện và giải quyết!
Lắp camera quan sát
Đây là nguyên tắc quản lý kho hàng bắt buộc. Bởi chủ doanh nghiệp thường không có mặt trực tiếp tại nhà kho; mà phải thông qua các nhân sự cấp dưới (thủ kho, bốc xếp,…) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết.
Nhờ camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất điều tra trong trường hợp cần thiết như đồ đạc hư hỏng; mất cắp, đột nhập,….
Sắp xếp, bảo quản hàng hóa khoa học
Việc sắp xếp hàng một cách khoa học sẽ khiến quá trình tìm kiếm; vận chuyển hàng nhanh chóng và dễ dàng hơn. Bảo quản hàng tồn kho nhằm tránh tình trạng hỏng hóc hay hao mòn; giảm giá trị của hàng hóa, nguyên vật liệu.
Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát
Sơ đồ quản lý kho hàng là gì? Đó là là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của bạn. Nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa.
Với kho hàng càng lớn, thì sơ đồ kho càng có ý nghĩa quan trọng. Căn cứ sơ đồ này; người chủ doanh nghiệp có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp; hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.
Kiểm tra kho thường xuyên
Tần suất kiểm tra trung bình được đề xuất là 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần. Kho càng lớn thì quá trình này càng mất nhiều thời gian và nhân lực (thông thường 2-3 người trong vài ngày). Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có điều kiện; có thể thực hiện thường xuyên hơn nhằm tăng hiệu quả trong việc quản lý kho hàng hóa.
Nên tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, từng nhóm hàng. Các công việc kiểm tra kho định kỳ gồm có:
Xác định số lượng hàng tại kho, đối chiếu với thẻ kho và các sổ sách kế toán liên quan
Kiểm tra chất lượng hàng hóa (có bị hư hại, mốc, móp méo, bao bì rách,…hay không?)
Kiểm tra hạn dùng của sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời; hoặc thực hiện chiến dịch xả hàng.
Các nguy cơ tại kho hàng (dột, chuột, côn trùng, ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét,…)
Thông qua kết quả kiểm tra; nhà quản lý cần có biện pháp xử lý hoặc khắc phục ngay nếu có sai sót.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý tồn kho
Với những cửa hàng nhỏ lẻ, có thể sử dụng file excel để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn; lượng hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến con số hàng trăm; hàng ngàn thì dùng excel là không hiệu quả. Bắt buộc bạn phải có giải pháp quản lý kho hàng khoa học hơn; có tính tự động hóa và chính xác cao hơn.
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng. Các phần mềm này hỗ trợ người dùng chính xác trong việc kiểm soát xuất nhập kho; thông tin hàng hóa, sự lưu chuyển hàng, tình trạng hàng…Tuy nhiên chi phí có thể sẽ khá cao. Bạn có thể tìm hiểu; so sánh tính năng và giá cả từ nhiều nguồn để chọn ra phần mềm phù hợp nhất.
Với những phương pháp quản lý hàng tồn kho mà bài viết đã chia sẻ, hy vọng đã đem đến cho bạn kinh nghiệm hữu ích trong khâu quản lý và bán hàng. Chúc bạn thành công!
