Việc bỏ vốn để kinh doanh một quán cafe đã khó, việc quản lý quán cafe và duy trì để quán hoạt động quy củ và phát triển lại khó gấp trăm ngàn lần. Là một loại hình kinh doanh được nhiều người trẻ quan tâm, nhưng những thách thức và rủi ro tiềm ẩn thì chỉ những người đã từng trải nghiệm mới có thể hiểu thấu. Ngay khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho việc kinh doanh quán cafe của mình, hãy lắng nghe về những bí kíp quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả nhất.
Quản lý nhân sự
Sẽ không sai nếu như nói nhân sự là trái tim của các doanh nghiệp kinh doanh. Nếu không có được một đội ngũ nguồn nhân lực chất lượng, hoạt động kinh doanh sẽ không thể thuận buồm xuôi gió được. Chính vì vậy, điều đầu tiên khi bắt tay vào kinh doanh quán cafe, bạn hãy tìm kiếm cho mình những nhân viên thật vừa ý.
Một quán cafe có rất nhiều vị trí công việc cần những nhân viên có chuyên môn khác nhau phụ trách như ghi order, phục vụ bàn, pha chế,… Thái độ phục vụ và sự cống hiến của họ sẽ quyết định quán cafe của bạn có phát triển bền vững được hay không.
Điều đầu tiên, trước đi làm việc chính thức, hãy training nhân viên của bạn thật kĩ về cả chuyên môn và thái độ phục vụ. Hãy đảm bảo rằng mọi hành động của nhân viên đều khiến khách hàng của bạn hài lòng. Thái độ tận tâm và thân thiện chắc chắn sẽ khiến quán cafe ghi điểm cộng lớn trong lòng khách hàng, trình độ chuyên môn cao sẽ khiến các thức uống tại quán trở nên hấp dẫn, thu hút và nhận được nhiều lời khen từ khách hàng. Khách hàng hài lòng cũng là một động lực to lớn giúp bạn và các nhân viên của mình làm việc tốt hơn mỗi ngày.
Thứ nữa, việc tạo động lực làm việc cho nhân viên cũng là điều các nhà quản lý quán cafe phải đau đầu. Việc có nhiều bộ phận nhân viên khác nhau cũng rất dễ khiến nhân viên xung đột với nhau. Lúc này, vai trò của người quản lý là rất quan trọng, bạn cần có những chế độ đãi ngộ tốt, sự công bằng và bình đẳng giữa tất cả mọi người để xây dựng một tập thể gắn kết. Những chương trình vui chơi, du lịch cùng nhau cũng là một ý kiến không tồi. Không ai có thể thành công nếu đi một mình, vì thế hãy xây dựng cho mình một tập thể nhân viên đoàn kết, gắn bó và nhiệt huyết.
Quản lý nguyên vật liệu đầu vào
Nguồn nguyên liệu đầu vào cho quán là điều mà các nhà quản lý quán cafe cần đặc biệt lưu tâm. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm mà bạn cung cấp đến khách hàng, nếu thiếu bất kì một nguyên vật liệu nào thì việc đáp ứng khách hàng sẽ không được suôn sẻ, khiến quán cafe của bạn trở nên hỗn độn. Ngược lại, nếu nguyên vật liệu thừa thãi, không sử dụng đến sẽ khiến bạn mất đi nhiều chi phí mà không giải quyết được vấn đề gì.
Chính vì thế, những nguyên vật liệu đầu vào của quán cafe đều cần được ghi chép và kiểm soát một cách chi tiết. Bạn cần phải có kế hoạch rõ ràng, chi tiết cho việc nhập nguyên liệu, cần thêm gì, không thêm gì, cái gì có thể thay thế, cái gì không,… Tất cả sự tiêu thụ nguyên liệu cần được ghi chép cụ thể, tính toán cẩn thận để quyết toán hàng tuần, hàng tháng.
Có thể bạn quan tâm: Quảng bá quán cafe trong thời đại công nghệ
Quản lý doanh thu quán cafe
Lỗ lãi của một quán cafe quyết định việc quán có thể duy trì được trong thời gian bao lâu. Và đây là công việc chính của các nhà quản lý quán cafe. Công việc của bạn sẽ là theo dõi và tổng hợp ghi chép của nhân viên order và thu ngân, từ đó sẽ tính toán chi phí, doanh thu của quán và ghi nhận lợi nhuận tạo ra mỗi tháng. Điều này đòi hỏi bạn luôn cần có mặt tại quán và sát sao tới từng nhân viên. Có nhiều trường hợp không trung thực của nhân viên, hoặc thu nhận tiền không đúng, thậm chí nếu quán quá đông khách cũng dễ xảy ra trường hợp quên thu tiền của khách. Tất cả những bất cập đó đều có thể khiến doanh thu của quán cafe không ổn định, khiến việc hoạt động kinh doanh gặp rất nhiều trở ngại.
Để quản lý doanh thu của quán được chặt chẽ nhất, bạn nên thường xuyên có mặt để giám sát các nhân viên của mình, bạn có thể phân chia công việc phụ trách từng khu vực cho từng nhân viên và có sự hỗ trợ lẫn nhau. Khi phụ trách, các nhân viên của bạn sẽ có trách nhiệm cao hơn, từ đó cũng dễ dàng hơn trong việc bao quát quán cafe.
Ngoài ra, các công cụ ứng dụng công nghệ cũng có thể giúp ích cho bạn trong việc quản lý doanh thu quán cafe. Sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn theo dõi doanh thu, theo dõi nhập nguyên vật liệu ngay cả khi bạn không có mặt tại quán. Phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đang được rất nhiều loại hình kinh doanh ứng dụng và mang lại nhiều tiện ích cho người dùng. Bạn có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ công nghệ để việc quản lý quán cafe trong thời gian đầu được dễ dàng đi vào quy củ hơn.
Quản lý quán cafe không hề đơn giản như bạn nghĩ, không chỉ việc quản lý và cả việc vạch ra chiến lược để phát triển một cách lâu dài cũng là một câu hỏi lớn. Những người đứng đầu cần có tầm nhìn và có tư duy về quản lý, cần nắm bắt tốt thị trường và theo kịp xu thế quảng bá, như thế quán cafe của bạn nhất định sẽ có chỗ đứng vững chắc giữa thị trường.
