Phần mềm quản lý bán hàng là một cái tên không còn quá xa lạ với thời đại 4.0. Quản lý kinh doanh hay cụ thể hơn là quản lý bán hàng là việc không hề đơn giản. Với các doanh nghiệp quy mô lớn, làm thế nào để theo dõi hàng hóa, kiểm soát doanh thu chính xác. Nhiều doanh nghiệp lớn đã ứng dụng thành công công nghệ phần mềm trong quản lý bán hàng, vậy thực hư về phần mềm quản lý bán hàng là như thế nào, hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Xem thêm:
4 Điều Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Miễn Phí Không Tối Ưu
Sáng Tạo Ý Tưởng Kinh Doanh Với Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng
Phần mềm quản lý bán hàng giúp lập báo cáo kinh doanh nhanh gọn, chính xác
Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng được hiểu đơn giản là một hệ thống với các tính năng ghi chép; thống kê và phân tích các số liệu liên quan đến hàng hóa; đơn hàng hay doanh thu của các doanh nghiệp kinh doanh.
Các số liệu này từ trước đến nay được các chủ cửa hàng sử dụng sổ sách để ghi chép là chủ yếu. Tuy nhiên, khi nền kinh tế thị trường phát triển; bán hàng kinh doanh trở nên phức tạp hơn với quy mô lớn hơn; dẫn đến công cụ sổ sách không còn khả thi. Phần mềm công nghệ ứng dụng trong quản lý bán hàng cũng vì thế mà được ra đời.
Lý do các doanh nghiệp cần đến phần mềm quản lý bán hàng
Có rất nhiều tiện ích của phần mềm quản lý bán hàng thu hút các doanh nghiệp phải sử dụng nó. Ưu việt nhất phải kể đến khả năng giải quyết đến 80% các vấn đề trong bài toán quản lý kinh doanh mà các chủ cửa hàng đang đau đầu. Có thể có những người sẽ nói rằng, tôi không cần sử dụng phần mềm mà vẫn có thể kiểm soát tốt mọi hoạt động kinh doanh của mình. Điều này hoàn toàn không có gì sai, vì đấy là nhiệm vụ cần hoàn thành của tất thảy những nhà quản lý.
Thế nhưng, trong khi các đối thủ của bạn đang ứng dụng công nghệ từng giờ từng phút; thì bạn vẫn đang cặm cụi với đống giấy tờ, sổ sách hàng loạt. Phần mềm quản lý ra đời không nhằm mục đích thay thế hoàn toàn nhà quản lý; nó chỉ đóng vai trò hỗ trợ; nhằm tiết kiệm các khoản chi phí về tiền bạc và thời gian; cũng như nâng cao hiệu quả tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý bán hàng ra đời là một trong những bước tiến hoàn toàn tích cực cho những ai vẫn đang tìm kiếm cho mình một giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả, nhanh chóng và dễ thực hiện.
Tiêu chí của một phần mềm quản lý bán hàng tốt
Đầu tư phần mềm cho hệ thống bán hàng là điều cần thiết cho doanh nghiệp. Thế nhưng lựa chọn phần mềm quản lý như thế nào cho phù hợp lại là điều doanh nghiệp cần cân nhắc. Dưới đây là những tiêu chí để lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất.
Phù hợp với đặc thù của ngành hàng
Các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay được thiết kế để phù hợp nhất với tất cả mọi ngành hàng, mọi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với nhiều nhà cung cấp khác nhau, mỗi phần mềm sẽ có những lợi thế riêng biệt ví dụ như đồng bộ bán hàng trên facebook hoặc quản lý dòng tiền ổn định. Thế nên để lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhất, nhà quản lý nên có những tìm hiểu nghiên cứu nhất định. Đừng vội tin vào những quảng cáo bắt tai mà hãy thực sự tìm hiểu về nó.
Tương thích với cả máy tính và điện thoại di động
Chúng ta có thể thấy được, xu hướng sử dụng điện thoại thông minh ngày nay rất phổ biến. Chúng ta cũng sử dụng điện thoại nhiều hơn cho mục đích công việc; vì hiện tại các smartphone đều rất đa năng và tiện lợi. Việc một phần mềm quản lý bán hàng có thể kết nối với cả thiết bị điện thoại thông qua điện toán đám mây sẽ vô cùng tiện dụng cho người sử dụng.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Không phải người chủ nào cũng có trình độ chuyên môn về kế toán hay tài chính. Những người chủ cửa hàng truyền thống cũng không phải là người có tiếp xúc nhiều với công nghệ. Vậy nên, một phần mềm quản lý bán hàng tốt là phần mềm mà ai cũng có thể dễ dàng làm quen và sử dụng. Thao tác đơn giản, nhanh gọn kèm theo những hướng dẫn đi kèm là điều vô cùng cần thiết.
Hiện đại và linh hoạt
Một phần mềm tốt là có thể ứng dụng hết được những nền tảng khoa học công nghệ hiện nay. Ví dụ như nền tảng cloud, kết nối và đồng bộ đa chiều, sử dụng ngay cả khi không có kết nối internet, bảo mật cao và linh hoạt cho người dùng. Các tính năng được cập nhật thường xuyên để hỗ trợ giải quyết các vấn đề một cách linh hoạt hơn.
Những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý
Để hiểu rõ hơn tại sao các doanh nghiệp nên sở hữu cho mình công cụ quản lý này; hãy cùng tìm hiểu về những tính năng vượt trội của một phần mềm quản lý bán hàng ngay sau đây.
Hỗ trợ quản lý từ xa
Nhà quản lý hiện đại có thể không phải lúc nào cũng có mặt tại cửa hàng để quản lý công việc kinh doanh. Thế nhưng, nếu không túc trực ở đó, những bất cập có thể xảy đến bất cứ lúc nào; có thể là từ một vài nhân viên không trung thực. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng; kết nối giữa máy tính tại cửa hàng với thiết bị di động của chủ cửa hàng. Mọi hoạt động kinh doanh bán hàng lúc này đã “nằm trong tầm ngắm” của nhà quản lý.
Nhờ vào tiện ích này, nhà quản lý trước hết có thể linh hoạt trong công việc giám sát nhân viên của mình. Sau đó, đây cũng là một tiện ích hỗ trợ cho các nhà quản lý cấp cao trong điều hành cùng lúc nhiều chuỗi cửa hàn với quy mô rộng khắp.
Kiểm kho chính xác, bán hàng nhanh chóng
Kiểm kho cũng là bài toán hết sức đau đầu của không chỉ những doanh nghiệp lớn; mà ngay cả những hiệu tạp hóa. Tuy nhiên, phần mềm bán hàng lại có thể giải quyết bài toán này một cách chính xác mà không tốn nhiều thời gian.
Nguyên lý hoạt động của phần mềm là khi các nhân viên kho nhập liệu thông tin hàng hóa nhập kho vào hệ thống; hệ thống sẽ tự động phân loại thông tin theo các mục như mã số, size, màu sắc, kiểu dáng,… Thêm vào đó là tự động thống kê số lượng hàng; tự động trừ đi khi có phát sinh bán hàng.
Nhờ đó mà số lượng hàng hóa trong kho luôn được cập nhật chính xác nhất. Không bao giờ xảy ra trưởng hợp hàng tồn kho quá lâu không được đếm xỉa đến hay khách hỏi nhưng không biết còn hàng hay không. Hoạt động bán hàng cũng vì thế mà được đẩy nhanh, cắt giảm khoảng thời gian chờ cho khách hàng. Đặc biệt với những ngành hàng thực phẩm, mỹ phẩm thì thống kê hạn sử dụng cũng là một tính năng đáng được mong đợi.
Báo cáo chi tiết ngay lập tức khi cần
Nếu ai đã từng quản lý một cửa hàng nào đó chắc cũng hiểu được sự vất vả trong những ngày cuối kỳ kinh doanh. Khi chủ cửa hàng cần dành 2-3 ngày thậm chí là nhiều hơn cho công việc thống kê sổ sách; tính toán thu chi và đưa ra các con số kết quả của một kỳ kinh doanh vừa qua. Tốn nhiều thời gian và công sức là thế; nhưng không phải lúc nào những con số cũng nghe lời; kết quả không phải lúc nào cũng chính xác.
Thấu hiểu những bất cập đó, tính năng thiết lập báo cáo doanh thu trong phần mềm quản lý bán hàng được phát triển. Với hệ thống kiểm soát dữ liệu chuẩn xác, cập nhật liên tục; hoạt động ngay khi không có kết nối internet; số liệu được tính toán và cho báo cáo bất cứ lúc nào, thay đổi theo từng phát sinh mới nhất.
Chính xác, nhanh chóng và dễ dàng để nhà quản lý ngay tức thì có cái nhìn tổng quát về hoạt động kinh doanh để đưa ra những quyết định phù hợp.
Kết nối với các sàn thương mại điện tử lớn nhất
Kinh doanh và bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Sendo,… đang là cơn sốt của thị trường Việt Nam một vài năm trở lại đây. Đứng giữa sự phát triển đó, không một cửa hàng nào có thể ngồi im. Chắc chắn rằng ai cũng đang lục đục tìm cách mở gian hàng trên các sàn thương mại với lượng khách hàng tiềm năng khổng lồ này.
Thay vì phải bỏ thêm công sức để tự liên hệ và nghiên cứu cách bán hàng trên sàn điện tử; các chủ cửa hàng chỉ cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Tự động đồng bộ sản phẩm và đơn hàng trên nền tảng của sàn TMĐT; chỉ với vài cú click chuột cửa hàng đã được mở rộng thêm một kênh bán hàng mới; hấp dẫn và tiềm năng hơn.
Hỗ trợ vận chuyển tối đa cho khách hàng
Thêm một vấn đề đau đầu mà chủ cửa hàng nào lo lắng, đó là vận chuyển hàng hóa. Có không ít trường hợp khách hàng của bạn không hài lòng chỉ vì nhân viên giao hàng, hoặc dịch vụ vận chuyển. Bạn chẳng thể nào chối bỏ trách nhiệm trong trường hợp này.
Bạn muốn an tâm hơn với đội ngũ giao hàng của mình nhưng lại không sở hữu một đội ngũ “shipper ruột”. Liên hệ với các nhà lớn vận chuyển thì sợ mất thêm chi phí và cần nhiều thủ tục phức tạp.
Vậy chắc chắn bạn chưa biết đến các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng. Khi sử dụng các phần mềm, khách hàng được quyền liên kết với những đơn vị vận chuyển hàng đầu hiện nay; như Viettel Post, Giao Hàng Tiết Kiệm, Giao Hàng Nhanh. Với đội ngũ shipper được đào tạo chuyên môn cùng văn hóa đạo đức nghề nghiệp; cùng nhiều chính sách từ đơn vị vận chuyển; bạn sẽ không còn phải lo lắng về hàng hóa của bạn đến tay khách hàng như thế nào.
Đồng bộ bán hàng với Facebook
Thực trạng mua sắm qua mạng xã hội Facebook chắc hẳn không ai có thể phủ nhận. Thế nhưng với những người bán hàng chuyên nghiệp; chắc chắn sẽ hiểu được những sự bất tiện khi bán hàng quy mô lớn bằng Facebook. Khách hàng có thể tiếp cận lớn với fanpage của bạn;thế nhưng tỷ lệ điều hướng đến website lại giảm đi đáng kể; trong khi website là trang sản phẩm chính của bạn. Làm thế nào để giao diện danh mục sản phẩm của website xuất hiện trang Facebook của bạn.
Với phần mềm quản lý bán hàng hiện đại; cửa hàng đã có thể sử dụng tính năng quản lý khách hàng và tạo đơn hàng trực tiếp ngay trên Facebook. Hãy yên tâm vì những thông tin đơn hàng từ Facebook sẽ được đồng bộ về trên nền tảng phần mềm siêu nhanh. Bạn cũng sẽ không cần phần mềm cài đặt cầu kì; vì phần mềm hỗ trợ trực tiếp trên trình duyệt Chrome. Tương thích cho cả Fanpage, trang cá nhân, group và inbox chính là những ưu việt nhất của tính năng mới này.
Thay đổi hình thức bán hàng và quản lý
Nhờ vào những tính năng hoàn toàn mới như trên; phần mềm quản lý đã thay đổi không chỉ nhận thức mà cả hình thức bán hàng và quản lý của những người làm chủ.
Thay đổi cách thức quản lý hàng hóa
Bỏ đi hoàn toàn những cái gì liên quan đến thủ công mà chỉ có chủ cửa hàng mới nắm bắt được. Hàng hóa của các cửa hàng hiện tại có thể được theo dõi và kiểm soát với các nhân viên được phân quyền. Điều này khiến hoạt động kinh doanh không còn bó hẹp và phụ thuộc quá nhiều vào nhà quản lý. Các nhân viên sẽ linh hoạt hơn rất nhiều trong mọi công việc; từ nhập liệu kho hay xuất hàng vận chuyển. Thậm chí là nắm bắt được hoàn toàn thông tin kho hàng tồn để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Thay đổi hệ thống ghi chép, thống kê và tính toán
Tất nhiên rồi, không còn sổ sách lạch cạch, chỉ còn máy tính và các thiết bị kết nối internet. Không còn lo sợ bị thất lạc hay bỏ quên số liệu vì đã có hệ thống lịch sử phát sinh cập nhật liên tục. Không còn bất tiện khi phải ghi chép mã sản phẩm và doanh thu từng con số; thay vào đó là quét mã vạch và toàn bộ thông tin về sản phẩm được lưu vào hệ thống trong 5s.
Những tính năng của phần mềm sẽ phân loại dữ liệu sản phẩm được quét mã vạch; thống kê chúng theo trình tự khoa học và dễ hiểu. Những thống kê này được tự động cập nhật mà không cần quá nhiều thao tác. Từ những thống kê đó, phần mềm tính toán dựa trên những hàm tự động để cho ra đời những bản báo cáo doanh thu, chi phí và bất kỳ báo cáo nào nhà quản lý yêu cầu.
Phần mềm ưu việt hơn hình thức quản lý truyền thống như thế nào?
Trước khi biết đến phần mềm quản lý bán hàng; hoạt động quản lý kinh doanh đã sử dụng khá nhiều công cụ quản lý. Về cơ bản, các công cụ này đã có sự cải tiến theo từng thời kỳ; phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh. Vậy thực tế những công cụ này cần cải tiến những gì?
Quản lý bán hàng bằng sổ sách truyền thống
Sổ sách chính là công cụ quản lý đầu tiên mà các chủ cửa hàng; chủ hiệu tạp hóa sử dụng để lưu lại toàn bộ hoạt động bán hàng của mình. Ở thời điểm đó, chúng ta có thể thấy hầu như mọi bà chủ quán đều có một quyển sổ to cạch; ghi chép tất thảy những gì cần nhớ; chủ yếu là ghi những khoản nợ của khách hàng chưa thanh toán đủ.
Cách thức nhập hàng
Cách thức nhập hàng ở thời điểm này khá đơn giản. Bởi vì quy mô cửa hàng không quá lớn; lại bán nhiều loại mặt hàng lẻ tẻ, lượng hàng cũng không nhiều; chính vì thế hầu hết các chủ cửa hàng sẽ tự mình đến tận nơi các đại lý để lấy hàng. Với một số cửa hàng lớn hơn; lượng hàng nhập từ các đại lý lớn hơn thì sẽ có nhà vận chuyển của đại lý chuyển hàng đến tận nơi; với điều kiện là phải lấy hàng thường xuyên tại đại lý.
Ở thời điểm buôn bán còn nhỏ lẻ như thế; những chủ quán nhỏ thậm chí không cần ghi chép lại những mặt hàng họ nhập về bao gồm những gì. Bởi vì về cơ bản họ có thể ghi nhớ hết thảy những gì có trong cửa hàng. Thậm chí còn nhớ được luôn mặt hàng này còn hay không; và mức giá của từng món một.
Thực tế, vẫn có những trường hợp chủ cửa hàng vô tình bỏ quên một món hàng nào đó; cho đến khi sắp xếp lại hàng hóa. Tuy nhiên, những sự cố đó không mấy ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của họ nên cũng không có gì quá to tát.
Ghi nợ và tính toán lời lỗ
Như đã nói ở trên, cuốn sổ dày cộp chính là công cụ chính giúp các chủ cửa hàng ghi chép dòng tiền và tính toán lỗ lãi. Trước đây, việc ghi chép khi buôn bán nhỏ dường như không mấy quan trọng. Những thông tin được lưu trong sổ chủ yếu là tiền nhập hàng, tiền khách nợ, tiền chi để mua vật liệu,…
Những phát sinh nhỏ không phải lúc nào cũng được ghi chép, và không phải lúc nào số liệu cũng được ghi chép ngay lập tức. Có nhiều trường hợp chủ quán vô tình quên mất, hoặc đột nhiên nhớ ra và ghi lại. Điều này khiến cho việc ghi chép chỉ mang tính chất thống kê lại, không theo bất kỳ một quy luật hay trình tự nào.
Chính vì sự ghi chép thủ công và bất quy tắc như thế mà việc tính toán lời lỗ mỗi tháng mất khá nhiều thời gian. Một thực tế cho thấy, các chủ cửa hàng sẽ cần kiểm tra lại toàn bộ sổ ghi chép; cộng thêm hồi tưởng lại trí nhớ của mình để có thể tính xem tháng vừa rồi lời lỗ ra sao.
Tuy nhiên, hình thức bán hàng truyền thống là cửa hàng nhập về giá sỉ và bán ra giá lẻ. Lợi nhuận thu lại nhờ sự chênh lệch giá. Với quy mô kinh doanh này không sợ xảy ra tình trạng tồn kho không bán được. Bởi vì lượng hàng có số lượng ít, hạn sử dụng lâu và chủ yếu là mặt hàng thiết yếu.
Bởi lợi nhuận không quá lớn nên rủi ro cũng dường như không xảy ra. Tuy nhiên, hình thức này chỉ phù hợp với những tiệm tạp hóa nhỏ; còn nếu những ai muốn bán hàng hàng quy mô lớn hơn thì khó mà sử dụng hình thức này lâu dài được.
Giá và thanh toán
Chắc chắn có bạn từng thắc mắc tại sao các chủ cửa hàng có trí nhớ siêu phàm đến thế; và chúng ta thường nghe được câu trả lời “đó là nghề của người ta”. Chính xác là với hình thức bán hàng này, chủ cửa hàng sẽ ghi nhớ toàn bộ giá tiền của từng mặt hàng nhờ vào kinh nghiệm bán hàng lâu năm.
Chính vì thế nên vẫn có những trường hợp tính nhầm giá khi thanh toán cho khách. Việc nhầm lẫn giữa các mặt hàng với nhau là không tránh khỏi. Và đối với vài cửa hàng có quy mô hơn; nếu muốn thuê thêm nhân viên để trông coi cửa hàng thì việc ghi nhớ giá bán sẽ là một bài toán khó cho các nhân viên. Chính vì thế cũng có không ít trường hợp thanh toán sai khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng.
Quản lý bán hàng bằng excel
Nền kinh tế phát triển khiến hoạt động kinh doanh buôn bán cũng từ đó có những bước tiến mới. Không chỉ là những tiệm tạp hóa nhỏ, quy mô bán hàng đã được nâng cấp lên thành những cửa hàng lớn và bán hàng có quy mô hơn. Thời điểm này, công nghệ máy tính bắt đầu được phổ cập; người kinh doanh có thêm một công cụ quản lý bán hàng mới đó là excel.
Excel là một công cụ dùng trong thống kê và tính toán. Với ưu điểm là được tích hợp sẵn các hàm tính toán cơ bản; giúp chủ cửa hàng không cần sử dụng máy tính bấm tay để cộng trừ nhân chia các con số. Chỉ với 1 file excel, quản lý bán hàng đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều; vì số liệu được phân chia theo từng kiểu mẫu riêng. Có thể chỉnh sửa thay thế số liệu mà không mất thời gian tính toán lại.
Các mẫu file excel hỗ trợ quản lý bán hàng hiệu quả nhất
Khi excel mới có mặt trong bộ công cụ quản lý bán hàng của các cửa hàng; chủ cửa hàng chủ yếu là tự mày mò cách sử dung; tự tạo file biểu mẫu phù hợp với cách ghi chép của mình nhất. Tuy vậy, cũng có những mẫu file excel được soạn sẵn; nhà quản lý bán hàng chỉ cần tải về và sử dụng. Điều này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Ở thời điểm sử dụng excel để quản lý bán hàng; những chủ cửa hàng sẽ cần sử dụng một hoặc một vài biểu mẫu được tạo sẵn sau đây:
- Biểu mẫu quản lý kho hàng và vị trí hàng
- Biểu mẫu quản lý đơn hàng
- Biểu mẫu dự trù chi phí
- Biểu mẫu quản lý nguyên vật liệu đầu vào
- Biểu mẫu xuất nhập, tồn kho
- Biểu mẫu quản lý thu chi
- Biểu mẫu quản lý hàng hóa, công nợ
- Biểu mẫu tính toán doanh thu, chi phí, lãi lỗ
- Các biểu mẫu dành riêng cho từng ngành hàng: tạp hóa, cafe, nhà hàng, xây dựng, nội thất,…
Khó khăn khi tạo file excel và tính toán
Quản lý bán hàng bằng excel không phải lúc nào cũng đơn giản; bởi lẽ có nhiều loại biểu mẫu cực kỳ phức tạp ví dụ như ngành hàng xuất nhập khẩu. Khi download các biểu mẫu từ internet rất có thể máy tính sẽ bị nhiễm virus. Cũng có trường hợp font chữ của máy tính chính chủ không tương thích; người sử dụng cần cài đặt thêm các font chữ thích hợp mới có thể sử dụng được.
Một khó khăn khác khi sử dụng excel đó là về chuyên môn sử dụng hàm tính toán. Không phải ai cũng biết cách sử dụng các hàm tính toán từ công cụ này. Các nhà quản lý cần có kiến thức và học thêm về cách sử dụng các hàm tính toán mới có thể sử dụng excel hiệu quả nhất. Bên cạnh một số hàm tính đơn giản, cũng có rất nhiều hàm tính vô cùng phức tạp. Ngay cả những người đã được qua đào tạo cũng khó có thể thực hiện chính xác; đó chính là một trong những yếu điểm lớn nhất của công cụ excel.
Quản lý bán hàng bằng Microsoft Access
Hệ thống Microsoft Access là gì?
Dành cho những ai chưa biết về Microsoft Access; đây là một hệ thống phần mềm ghi chép và thống kê cơ sở dữ liệu của ông trùm Microsoft một thời. Phần mềm này được thiết kế dành riêng cho hệ điều hành máy tính Windows. Nhắm vào thị trường là những cơ sở bán hàng chuyên nghiệp; Microsoft Access ngoài khả năng tạo và lưu trữ giữ liệu cũng là một kho bảo mật thông tin cực kỳ hữu ích dành cho những nhà kinh doanh.
Tân tiến hơn so với công cụ excel, Microsoft Access không chỉ là các file dữ liệu rời rạc; mà liên kết với nhau để tạo nên một nền tảng dữ liệu thống nhất; dùng trong quản lý kho hàng khá hiệu quả.
Microsoft Access hỗ trợ quản lý xuất nhập kho như thế nào
Tính năng được tin dùng nhất của Microsoft Access đó là quản lý kho hàng. Tương tự như việc sử dụng excel; việc đầu tiên người quản lý bán hàng cần làm đó là lập các bảng số liệu về mặt hàng, số lượng, thông tin khách hàng, thông tin nhân sự,…
Sau khi đã có một bộ dữ liệu chính xác về tất cả thành phần kinh doanh của mình; hệ thống sẽ có những truy vấn để xử lý dữ liệu; đưa ra những sự liên kết giữa các thông tin giúp người quản lý bán hàng có cái nhìn tổng quát hơn về các con số mình đang nắm trong tay.
Dựa trên những thông tin được cung cấp; hệ thống có thể giúp người quản lý tạo ra những báo cáo về kho hàng hiện tại rất nhanh chóng và dễ dàng. Tính chính xác của hệ thống Microsoft Access là rất cao; vì đã được trang bị các tính năng lọc dữ liệu và phân tích nhiều dạng thông tin khác nhau. Hơn thế nữa, hệ thống có tốc độ xử lý tương đối nhanh; sẽ không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hạn chế của hệ thống Microsoft Access
Tuy có nhiều ưu điểm nhưng Microsoft Access cũng không thể tránh khỏi những hạn chế; suy cho cùng đây cũng là một hệ thống tiên phong cho quản lý bán hàng; nhiều chức năng đã quá cũ và chưa được cập nhật.
Ví dụ như hạn chế lớn nhất của Microsoft Access là khả năng làm việc không năng suất với hệ thống cơ sở dữ liệu quá lớn. Khi các thông tin quá phức tạp khiến Microsoft Access không thể kiểm soát và xử lý kịp thời; điều này dẫn đến những thiếu sót trong quản lý thông tin kho hàng. Những quyết định sai lầm cũng có thể từ đó mà ra.
Một yếu điểm khác của Microsoft Access đó là khó sử dụng thông qua internet; đây có lẽ là điểm yếu giết chết Microsoft Access; vì ở thời đại công nghệ phát triển internet là điều tất yếu cho mọi sự chuyển động kinh tế hay xã hội. Hiện tại Microsoft Access vẫn chưa thể nâng cấp lên bản dùng cho internet hiệu quả; thế nên vẫn là một trở ngại lớn cho người sử dụng.
Tương tự như excel, người sử dụng Microsoft Access cũng cần có một kiến thức chuyên môn nhất định vì sử dụng khá phức tạp. Vì thế với những người quản lý bán hàng truyền thống sẽ rất khó có thể sử dụng hệ thống này hiệu quả. Thậm chí họ sẽ cảm thấy không cần thiết và không có ý định tìm hiểu về nó.
Quản lý hiệu quả chính là tháo gỡ đi được nút thắt cho bài toán thành công trong kinh doanh buôn bán. Và để tối đa hiệu quả quản lý; chủ cửa hàng cần tìm đến những công cụ hỗ trợ tối ưu nhất; tiết kiệm và dễ dàng sử dụng. Đó cũng chính là mục đích các phần mềm quản lý bán hàng đã và đang hướng đến; vì thế lựa chọn phần mềm công nghệ ứng dụng trong quản lý bán hàng đích thực là hướng đi đúng đắn nhất.
