Để kinh doanh hiệu quả và đảm bảo lợi nhuận cho cửa hàng, các nhà quản lý đặc biệt quan tâm đến vấn đề quản lý kho hàng. Vậy làm thế nào để hạn chế tối đa thất thoát trong quản lý kho giúp đem lại doanh thu lớn nhất cho cửa hàng?
Xem thêm bài viết:
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý tồn kho bằng công nghệ?
Học tập cách chuyển đổi hàng tồn kho dư thừa thành tiền mặt
6 cách quản lý kho hàng thời trang chuyên nghiệp
Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh
Để quản lý kho hàng hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần lưu ý chính là bố trí lại cách sắp xếp đồ đạc trong kho, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm. Thực tế hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến việc bố trí không gian kho. Điều này làm lãng phí thời gian tìm kiếm và có thể tạo nên căng thẳng không đáng có đối với người quản lý và nhân viên kho.
Để giảm thiểu được điều này, quản lý kho và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
Sắp xếp các sản phẩm, mặt hàng trong kho theo mức độ liên quan và theo mức độ tìm kiếm (xếp những sản phẩm, mặt hàng thường xuyên sử dụng ra phía bên ngoài, các mặt hàng sản phẩm ít sử dụng hơn xếp vào phía trong).
Thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho và phổ biến với tất cả nhân viên kho, để mọi người, đặc biệt những người chưa có kinh nghiệm quản lý kho cùng hình thành ý thức tốt
Đảm bảo định mức tồn kho
Không thể cập nhật chính xác lượng tồn kho cao nhất, lượng tồn kho thấp nhất
Kết quả phân tích sự lưu chuyển của dòng hàng trong kho thiếu chính xác do không xác định được thứ tự tiêu thụ/ sử dụng các mặt hàng/nguyên vật liệu trong kho.
Các kế hoạch thanh lý hàng tồn kho thiếu tính xác thực do cơ sở dữ liệu về kho cập nhật chậm hoặc không chính xác.
Kiểm tra hàng hóa
Kiểm tra hàng hóa có lẽ là nỗi ám ảnh của các nhân viên kho. Bởi số lượng hàng hóa quá nhiều và có trăm, nghìn chủng loại mặt hàng.
Lịch kiểm tra chất lượng những hàng hóa dễ vỡ, dễ cháy nổ có thể bị lãng quên.
Nhân viên kho có thể bỏ qua lịch bảo trì, bảo dưỡng máy móc, hàng hóa trong kho.
Chất lượng hàng hóa, hạn sử dụng của từng loại hàng hóa khó có thể cập nhật liên tục.
Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho đặc biệt là số lượng
Sai lệch số lượng hàng hóa chủ yếu xảy ra ở khâu xuất nhập hàng hóa. Có thể sai sót do người kiểm hàng chưa có kinh nghiệm quản lý kho đếm sai số lượng nhập hoặc nhập hoặc xuất kho không được ghi lại, dẫn đến việc sai sót. Điều này đã làm đau đầu rất nhiều chủ doanh nghiệp
Để tránh phải những sai lầm nghiêm trọng đó thì người chuyển hàng cần có một phiếu ghi nhận. Trước khi kho nhận phiếu; nhân viên kho cần kiểm tra kỹ số lượng ít nhất 2 lần, sau đó so sánh với phiếu chuyển. Nếu phiếu khớp, hàng hóa mới chính thức được chuyển vào kho hàng.
Ngoài ra; việc chuyển hàng cần được thống nhất trước khi chuyển hàng (nhập hoặc xuất khỏi kho) để tránh tình trạng khi hàng được chuyển đến hoặc chuyển đi; nhân viên kho quá bận rộn mà không chú tâm vào việc xuất nhập hàng.
Tìm kiếm hàng hóa
Phương pháp quản lý thông thường bằng sổ sách truyền thống hoặc excel mất nhiều thời gian kiểm tra mới biết số lượng hàng hóa mình cần trong còn bao nhiêu; còn hay hết
Khó xác định vị trí của mặt hàng cần tìm kiếm ở khu vực nào trong kho.
Không thể kiểm tra tiến độ công việc; chất lượng công việc của từng nhân viên vào cùng một thời điểm và mỗi lần kiểm tra thì mất nhiều thời gian.
Kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong kho
Mỗi lần giao việc; tương tác phải gặp trực tiếp hoặc thông qua email, điện thoại. Không thể kiểm tra tiến độ công việc; chất lượng công việc của từng nhân viên vào cùng một thời điểm và mỗi lần kiểm tra thì mất nhiều thời gian.
Các doanh nghiệp có từ 2 kho hàng trở lên hoàn toàn có thể kiểm soát 5 khó khăn trên bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý.
Một số lợi ích của phần mềm quản lý kho hàng đem lại cho việc quản lý kinh doanh:
Phần mềm giúp nhà quản lý thống kê hàng hóa nhanh chóng, chuyên nghiệp. Chỉ cần một cú nhấp chuột, các nhà kinh doanh có thể ngồi trước màn hình máy tính và nắm được số lượng hàng nhập kho, xuất kho. Thay vì việc phải đi kiểm kê, đếm số lượng hàng hóa trực tiếp tại kho hàng.
Phần mềm cho phép người quản lý phân quyền xem báo cáo, tài liệu và cùng làm việc trên một phần mềm giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình hình làm việc của nhân viên, tình hình làm việc để đưa ra chỉ đạo hay nhận báo cáo công việc và xử lý kịp thời nhanh chóng.
Phần mềm tự động cập nhật sự biến động trong kho vào bán hàng và kế toán mà không cần cấu trúc hay phân chia lại.
Có thể nói; với phần mềm quản lý kho hàng có thể hạn chế được tối đa thời gian quản lý của nhà kinh doanh. Đồng thời; quản lý chuyên nghiệp; hiệu quả và dễ dàng hơn rất nhiều so với việc quản lý bằng sổ sách hoặc exel.
Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả
Dù đã thực hiện đầy đủ các kinh nghiệm quản lý kho được truyền đạt ở trên; nhưng doanh nghiệp vẫn phải sử dụng một phần mềm quản lý kho hiệu quả. Có nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý kho đơn giản; dễ thao tác; nhưng lại tách biệt với các bộ phận khác.
Hiện nay, được chú trọng nhất chính là phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng của một phần mềm quản lý kho. Đồng thời phần mềm này được tích hợp với hệ thống phần mềm của nhiều bộ phận liên quan khác; cho phép kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho hiệu quả; đồng thời các bộ phận liên quan như bán hàng, kế toán đều có thể check số lượng hàng tồn trong kho; tạo thuận tiện cho quá trình bán hàng.
Với những kinh nghiệm hạn chế thất thoát khi quản lý kho hàng mà bài viết chúng tôi đã tổng hợp và chia sẻ; chắc chắn đã đem đến cho những nhà quản lý kiến thức hữu ích. Nếu bạn chưa biết đến những chia sẻ này; còn chần chừ gì mà không tham khảo và áp dụng ngay thôi!
