Kinh doanh cafe là một trong những lĩnh vực đứng đầu những ngành kinh doanh khởi nghiệp có tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ nhất. Sự hấp dẫn của mảng thị trường này khiến cho sức nóng cạnh tranh ngày một gay gắt hơn. Nếu như một số mô hình thành công ngoài sức tưởng tượng thì cũng có những mô hình không thể vượt qua được giai đoạn ban đầu và có dấu hiệu chết yểu. Vấn đề có thể bắt nguồn từ khâu quản lý và ăn sâu dần khiến mô hình kinh doanh trở nên lỏng lẻo. Đối mặt với sự khủng hoảng đó, nhiều cửa hàng đã tìm đến phần mềm quản lý quán cafe.
Xem thêm:
Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng – Công Cụ Bán hàng Tất Yếu 4.0
Bật Mí Tiêu Chí Chọn Mua Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Cho Doanh Nghiệp
Top 4 sai lầm thường mắc phải khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Xu hướng khởi nghiệp ngành cafe
Năm 2018 vừa qua là một năm đầy biến động của ngành cafe, các mô hình khởi nghiệp ra đời, các chuỗi cafe lâu năm được mở rộng, mô hình quản lý cũng ngày càng trở nên chuẩn hóa và rõ ràng hơn.
Tại các thành phố lớn, đặc biệt là các khu văn phòng, các chuỗi cafe lớn vẫn đang tập trung và có xu hướng mở rộng hơn nữa. Tuy nhiên, các thị trường ngách nhỏ hơn vẫn có những tiềm năng nhất định mà các ông lớn này vẫn còn khá rụt rè khi bước chân vào vì nỗi lo rủi ro trong đầu tư.
Và đó là nguyên nhân để các chuỗi cafe nhỏ lấp đầy thị trường. Những cái tên mới xuất hiện tại các vị trí không quá tập trung đông đúc, chủ yếu là các tỉnh lẻ, các thị trường ngách. Để làm nên một thương hiệu đơn lẻ và thành công với nó là vấn đề hết sức khó khăn, và vì thế gia nhập và hợp tác với các chuỗi thương hiệu nhỏ sẽ là một lựa chọn thông minh để vừa biến mình trở nên chuyên nghiệp lại vừa dễ tạo thương hiệu và nhanh chóng gia nhập thị trường.
Nếu như một vài sự xuất hiện của cafe độc lạ đã khuấy đảo thị trường trong một vài năm về trước nhưng không mang lại hiệu quả lâu bền thì dần dần những chiêu thức này không còn được nhiều quán cafe sử dụng vì thực tế chúng đã bộc lộ quá nhiều sự rủi ro.
Đối tượng mục tiêu mà những hình thức kinh doanh cafe độc lạ đó là giới trẻ, tuy nhiên đây cũng chính là đối tượng có sự thay đổi chóng mặt. Rõ ràng, những hình thức kinh doanh này cực kỳ sáng tạo và tạo được nhiều ấn tượng độc nhất vô nhị cho khách hàng. Tuy nhiên, sau một khoảng thời gian tạo sốt thì những quán cafe này lại nhanh chóng chìm nghỉm. Điều này khiến không ít quán cafe đứng trên bờ đóng cửa vì vốn đầu tư và duy trì quá lớn và doanh thu lại không thể đáp ứng được. Cũng có những quán cafe đã thay đổi theo hướng truyền thống, tiết chế sáng tạo để phù hợp với số đông khách hàng.
Cũng từ những bài học thực tế đó, nhiều người trẻ khởi nghiệp đã có những suy nghĩ khác về giá trị của một quán cafe non trẻ. Chỉ tập trung vào sản phẩm và cơ sở vật chất “xịn – hịn – mịn”, view đẹp, đồ uống lạ chưa hẳn đã mang lại hiệu quả lâu bền. Thêm vào đó, chất lượng nhân viên phục vụ và đổi mới sản phẩm mới là điều khiến khách hàng cảm thấy hài lòng và muốn quay lại thêm lần nữa để có những khám phá cũng như trải nghiệm mới hơn.
Cũng như bất kỳ một ngành kinh doanh nào khác, nếu quán cafe có thể khai thác được những khách hàng cũ thì doanh thu mang lại chắc chắn vượt xa những nhóm khách hàng mới. Và xu hướng phát triển dịch vụ khách hàng chắc chắn là đích hướng tới của những nhà khởi nghiệp ngành cafe trong thời gian tới đây.
Nguyên nhân khiến khởi nghiệp thất bại
Khó khăn từ việc gia nhập thị trường, khó khăn từ những thách thức bên ngoài chỉ là một phần nhỏ khiến khởi nghiệp ngành cafe thất bại. Nguyên nhân có thể đến từ những chủ quan của người làm chủ, nó có thể là gì?
Không khảo sát kỹ thị trường
Có câu “Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng”, tất nhiên sẽ chẳng có ai có thể thành công mà chẳng biết thị trường cần gì và mình có đáp ứng thị trường được hay không. Nghiên cứu và khảo sát thị trường chính là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi có ý định khởi nghiệp quán cafe. Để không mắc phải sai lầm này, những người đi trước đã đưa ra những lời khuyên cho các bạn trẻ đang nung nấu ý tưởng khởi nghiệp đó là nghiên cứu kiến thức thị trường, kiến thức về cafe, cách vận hành một cửa hàng cafe, cách kiểm soát chi phí và các vấn đề phát sinh khác.
Không có kế hoạch rõ ràng
Kế hoạch là gì? Chính là hướng đi mà nhà quản trị cần vạch ra cho hoạt động kinh doanh, dự đoán những trường hợp có thể xảy ra và hướng giải quyết cụ thể. Điều này chắc chắn giúp tiết kiệm thời gian và các khoản chi phí phát sinh trong giai đoạn bắt đầu một hoạt động kinh doanh hoàn toàn mới. Các dự án khởi nghiệp cafe có thể bị phá sản chỉ vì nhà quản trị không lường trước được những rủi ro có thể gặp phải. Không có phương án dự phòng rủi ro khiến nhà quản trị trở nên luống cuống và khó đứng vững, trong trường hợp đó thương hiệu sẽ phải làm sao khi con chim đầu đàn đang nao núng và khủng hoảng.
Có không ít sự cố hoặc khủng hoảng sẽ chẳng may mà ập xuống ngay khi bạn không ngờ tới, hãy luôn chắc chắn rằng bạn có kế hoạch B cho mọi tình huống xấu nhất nhé.
Không có kinh nghiệm quản lý thu – chi
Chi phí đầu vào, chi phí duy trì hay tất cả các loại chi phí đều là vấn đề đau đầu nhất không chỉ đối với người trẻ khởi nghiệp mà ngay cả những người có kinh nghiệm kinh doanh lâu năm. Sử dụng chi phí như thế nào để phù hợp với ngân sách mỗi tháng, làm sao để không có quá nhiều loại chi phí phát sinh ngoài tầm kiểm soát, làm sao để cân đối thu chi mang về lợi nhuận cho doanh nghiệp đều là những bài toán không hề đơn giản.
Trước hết để hạn chế tối đa sự rủi ro sự thiếu hụt ngân sách, người làm khởi nghiệp nên kêu gọi các nguồn đầu tư tin cậy và có đủ khả năng để duy trì quán cafe trong thời gian đầu hình thành thương hiệu. Sau đó, nhà quản lý cần có kiến thức căn bản về quản lý thu chi trong doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp mới. Trước khi có đủ những kiến thức này, nhà quản lý rất khó để điều hành một quán cafe mới.
Khởi nghiệp mà không hiểu rõ những người đồng hành
Bạn sẽ chẳng bao giờ có thể đi một mình trên con đường đến với thành công, thế nên đừng bỏ lơ những người đồng hành của mình. Khởi nghiệp với một quán cafe, người bạn đồng hành của bạn là những nhà cung cấp nguyên liệu (trang thiết bị, nguyên liệu cafe đầu vào), cung cấp công cụ (phần mềm quản lý quán cafe), cung cấp dịch vụ vận chuyển (shipper),…
Nếu không hiểu rõ những đối tác này và lựa chọn không cân nhắc rất có thể bạn sẽ gặp phải một số sự cố như chi phí vận chuyển cao hơn mặt bằng chung, chất lượng lại không như ý muốn. Cứ tiếp tục hợp tác với họ rất có thể bạn chỉ hao hụt ngân sách hơn mà không có sự cải tiến trong dịch vụ, thậm chí ảnh hưởng đến cả uy tín thương hiệu. Trong giai đoạn bắt đầu tìm kiếm chỗ đứng trên thị trường chắc chắn bạn không muốn sự cố này xảy đến.
Phần mềm quản lý quán cafe – người bạn đồng hành lý tưởng
Quán cafe truyền thống là những cửa hàng nhỏ chỉ với một vài chỗ ngồi hay vài dọc vỉa hè đã có thể làm nên một sự phát triển to lớn của ngành cafe như hiện nay. Hiện tại, nếu muốn kinh doanh quán cafe bạn có thể đi theo hướng quán cafe truyền thống hoặc hiện đại. Vài với những quán cafe hiện đại, trải nghiệm khách hàng cũng cần được nâng cao và hệ thống quản lý cũng được cải tiến hơn với những phần mềm công nghệ, điển hình là phần mềm quản lý quán cafe.
Nên sử dụng phần mềm miễn phí hay không
Đây là hình thức được nhiều nhiều người trẻ khởi nghiệp sử dụng bởi về cơ bản thì phần mềm quản lý quán cafe miễn phí sẽ tiết kiệm được một khoản ngân sách bạn đầu cho việc vận hành. Mới đầu ở giai đoạn cần nhiều vốn đầu tư cho những dự án truyền thông và phát triển thương hiệu mới thì chắc hẳn các quán cafe mới đều cảm thấy bị thu hút bởi những phần mềm vừa có khả năng quản lý lại hoàn toàn miễn phí.
Thế nhưng cũng có nhiều nhà quản lý tỉnh táo đặt ra những câu hỏi rằng, liệu một phần mềm miễn phí có thực an toàn cho công việc của bạn khi không được bảo đảm bởi một bên thứ ba nào? Thực tế cho thấy những phần mềm quản lý quán cafe này có thể có những rủi ro bất cập như sai sót về số liệu vì chưa thực sự hoàn thiện về tính năng hoặc bảo mật sao lưu không an toàn và không có gì để đảm bảo. Và điều quan trọng là bạn chẳng thể khiếu nại hay nhờ cậy sự hỗ trợ của ai khi phần mềm của mình gặp sự cố. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động kinh doanh của bạn là khiến dữ liệu bị đảo lộn khiến bạn mất khá nhiều thời gian để sắp xếp lại. Vậy nên tốt nhất bạn nên chọn cho mình một phần mềm trả phí cho quán cafe mới của mình. Tuy mất một khoản phí cho mỗi tháng hoạt động nhưng những gì bạn nhận lại được sẽ nhiều hơn rất nhiều.
Người mới có thể sử dụng phần mềm quản lý quán cafe hay không?
Lại một vấn đề nữa, liệu nhà quản lý một dự án khởi nghiệp quán cafe có cần phải đi học một khóa về sử dụng phần mềm công nghệ hay không? Hãy yên tâm về điều này vì đã có rất nhiều người mới sử dụng thành công công cụ tuyệt vời này chỉ với một vài lần thao tác. Ai cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý quán cafe mà không cần nhiều kiến thức về chuyên môn kỹ thuật hay tài chính kế toán, đó là điều tuyệt vời nhất mà các nền tảng quản lý bán hàng mang lại cho người dùng.
Hơn nữa, phần mềm quản lý quán cafe còn có thể sử dụng bởi không chỉ những người trẻ sống trong thời đại công nghệ số mà cả những người có tuổi không quá am hiểu về công nghệ. Điều này có thể cho thấy các phần mềm này thân thiện với người dùng đến mức độ nào.
Chức năng quản lý quán cafe
Order
Gọi món nhanh hơn khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe bởi vì toàn bộ menu đã được lưu trên giao diện, khách hàng dễ dàng quan sát, nhân viên dễ dàng chọn món và gửi thực đơn đến với pha chế. Tiết kiệm tối đa thời gian chờ, hạn chế hoàn toàn sai sót khi gọi món.
In hóa đơn
In hóa đơn ngay lập tức khi có giao dịch giữa hai bên với thông tin order của khách. In nhiều hóa đơn liên tục mà không gặp phải trục trặc hay xung đột giữa các thực đơn của khách hàng. Tiết kiệm thời gian in ấn và thời gian chết cho việc chờ đợi.
Thanh toán
Thanh toán nhanh bởi hệ thống giá được cập nhật ngay lập tức khi gọi món, nhân viên không cần ghi nhớ giá đồ uống vẫn có thể thanh toán chính xác, hạn chế tối đa sai sót ảnh hưởng đến doanh số. Ngoài ra, phần mềm quản lý quán cafe có tính năng lưu lại toàn bộ hóa đơn đã thanh toán để thống kê dữ liệu và báo cáo doanh thu.
Lưu thông tin khách hàng
Lưu trữ thông tin khách hàng ngay khi có phát sinh giao dịch giúp cửa hàng của bạn có thêm một cơ sở dữ liệu giúp chăm sóc và nâng cao dịch vụ khách hàng. Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe sẽ không gây mất thời gian cho khách hàng nên việc thu thập thông tin vì thế cũng trở nên đơn giản và nhận được sự hợp tác từ phía khách hàng.
Thống kê và phân loại đầu vào nguyên liệu
Kinh doanh quán cafe có nhiều đầu vào nguyên vật liệu cần kiểm soát như thiết bị dụng cụ hay những nguyên liệu pha chế. Để phân loại và kiểm tra ngày nhập xuất và hạn sử dụng của từng loại nguyên liệu các quán cafe đều cần sử dụng đến phần mềm để quản lý chi tiết đến từng nhà cung cấp để tránh nhầm lẫn ảnh hưởng đến chất lượng cafe.
Báo cáo thu chi chi tiết
Với những người chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý quán cafe ở giai đoạn khởi nghiệp thì quản lý thu chi là điều không dễ dàng. Phần mềm chính là công cụ hỗ trợ đắc lực nhất với các số liệu cập nhật mỗi ngày, thống kê chi tiết và báo cáo trực quan cho cái nhìn tổng thể nhất về doanh thu, chi phí là lợi nhuận trong mỗi kỳ kinh doanh. Dựa vào đó mà những quyết định về truyền thông, marketing hay quyết định kinh doanh được đưa ra chính xác nhất.
Thế đấy, khởi nghiệp không phải là điều đơn giản nhưng lại là điều khiến không ít người cảm thấy e ngại và chùn chân. Nếu đã vượt qua được nỗi sợ hãi của bản thân cộng thêm những kinh nghiệm mà người đi trước thành công để lại, còn chần chừ gì mà không bắt đầu ngay đi thôi.
