Cửa hàng nào mà không cần đến quản lý bán hàng. Các công cụ được thiết kế ra nhằm mục đích hỗ trợ thêm cho các nhà quản lý với những tính toán được mặc định từ trước. Từ khi xuất hiện cho đến nay, excel luôn là một công cụ hỗ trợ tính toán cho nhiều cửa hàng, siêu thị quy mô vừa và nhỏ. Không còn phải ghi chép bằng sổ sách nhưng cũng còn những hạn chế nhất định. Vậy những lợi ích và rủi ro nào có thể xảy ra khi quản lý bán hàng bằng excel.
Xem thêm:
Gửi hàng qua bưu điện như thế nào? Lưu ý gì khi gửi hàng qua bưu điện
Mẹo tăng follower Instagram thúc đẩy bán hàng hiệu quả
Tất tần tật các group bán hàng trên Facebook trăm đơn mỗi ngày
Yêu cầu cơ bản khi quản lý bán hàng bằng excel
Để có thể sử dụng công cụ này cho mục đích quản lý. Bạn cần:
Biết sử dụng máy tính
Máy tính là công cụ nhất định cần phải có cho dù bạn sử dụng excel hay bất kỳ phần mềm quản lý nào khác. Đây là điều kiện cần để chuyển giao một cách quản lý mới, bỏ đi sổ sách giấy tờ giày cộp và phức tạp.
Có kiến thức cơ bản về excel
Kiến thức cơ bản về excel là những cách sử dụng hàm tính toán như hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (IF), hàng tìm kiếm, hàm lọc giá trị,… Những hàm tính toán này rất cơ bản, tuy nhiên không phải dễ học và áp dụng. Với những người chủ cửa hàng đã có tuổi, rất khó để tiếp cận với các cách tính toán logic này.
Ưu nhược điểm của quản lý bán hàng bằng Excel
Bất kỳ quá trình quản lý nào, bất kỳ công cụ nào cũng sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng. Quản lý bán hàng bằng excel liệu có phải là cách tối ưu nhất?
Ưu điểm
Miễn phí
Phần mềm excel được cài đặt sẵn trên hệ điều hành Microsoft Office nên ai cũng có thể sử dụng mà không hề mất một khoản phí nào. Hầu hết mọi phần mềm quản lý bán hàng khác đều mất phí duy trì; chủ cửa hàng sẽ tiết kiệm được một khoản kha khá khi sử dụng excel đấy.
Đơn giản
Tuy những người có tuổi và ít tiếp xúc với máy tính sẽ có những rào cản không nhỏ khi sử dụng excel. Tuy nhiên, với giới trẻ thì đây lại là một công việc không mấy khó khăn. Bởi có nhiều lớp học đào tạo về excel; thậm chí học online cũng rất dễ dàng và tiện lợi.
Có mẫu file sẵn
Bởi nhu cầu sử dụng excel cho mục đích quản lý rất phổ biến. Vì thế, nhiều mẫu file quản lý được soạn sẵn. Chỉ cần lên internet tìm kiếm và tải về là bạn đã có thể áp dụng cho chính cửa hàng của mình. Các mẫu file quản lý cơ bản như quản lý kho, quản lý giá bán, quản lý thông tin khách hàng,… Những mẫu file này có thể sử dụng luôn hoặc chỉnh sửa sao cho phù hợp với cửa hàng.
Nhược điểm
Có quá nhiều file
Kinh doanh bán hàng có rất nhiều dữ liệu cần quản lý. Mỗi dữ liệu cũng cần chia theo từng thời kỳ kinh doanh. Bởi vậy, bạn sẽ cùng lúc phải quản lý nhiều file dữ liệu. Điều này ảnh hưởng đến tốc độ tải trang của excel. Nhầm lẫn rất có thể xảy ra nếu không tập trung hoặc có sai sót.
Lưu dữ liệu liên tục, mất không thể phục hồi
Khi làm việc trên excel, nếu bạn quên lưu hoặc đang làm việc bị mất điện, rất có thể toàn bộ dữ liệu sẽ mất hoàn toàn và không thể hồi phục được. Vấn đề này dễ dẫn đến việc mất số liệu ảnh hưởng cực lớn tới công việc của bạn.
Bảo mật thấp
Bởi vì được lưu trên thiết bị máy tính nên tính chất bảo mật không hề cao. Nếu máy tính bị đột nhập hoặc mất cắp, mọi dữ liệu sẽ không được đảm bảo. Cho dù bạn có đặt mật khẩu cho máy tính thì các kỹ thuật phá khóa cũng hết sức đơn giản.
Không cập nhật tự động dữ liệu
Mỗi khi có phát sinh dữ liệu, phát sinh thêm tồn kho, phát sinh sản phẩm bán ra, bạn sẽ phải tự nhập lại dữ liệu vào file excel. Phần mềm này không hỗ trợ từ động cập nhất dữ liệu. Điều này khá bất tiện và đòi hỏi bạn luôn phải chú ý; nếu chẳng may quên nhập dữ liệu; sai số trong doanh thu sẽ khiến bạn phải vò đầu bứt tóc đấy.
Thất thoát tài chính ảnh hưởng trực tiếp đến mọi vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh. Cho dù là cửa hàng quy mô nhỏ hay quy mô lớn hơn cũng nên đặc biệt lưu ý khi sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý. Nếu muốn tối ưu hơn, có thể bạn nên tham khảo một số phần mềm quản lý bán hàng ưu việt khác.
