Bạn là một nhà quản lý cửa hàng? Bạn quan tâm đến việc làm sao để kiểm soát hàng hóa tốt nhất? Dưới đây là top 4 giải pháp giúp giảm thất thoát hàng hóa hiệu quả nhất trong kinh doanh được các nhà quản lý áp dụng.
Xem thêm:
Bí quyết quản lý kho mỹ phẩm hiệu quả
Những nguyên nhân dẫn đến thất thoát kho hàng
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý tồn kho bằng công nghệ?
Quản lý đầu vào
Xuất, nhập kho là một khâu quan trọng mà bất kỳ cửa hàng nào đều phải thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng – đây cũng là khâu dễ gây thất thoát hàng hóa nếu không được quản lý chặt chẽ. Trên thực tế, đã có rất nhiều cửa hàng phải chịu tổn thất lớn do thất thoát hàng hóa trong quá trình xuất nhập kho do gian lận, do hỏng hóc, do trộm cắp,… Vì thế quản lý kho một cách chặt chẽ là việc cực kỳ quan trọng!
Do vậy, để tránh thất thoát trong quá trình nhập kho, cần phải có một công cụ để có thể kiểm soát chặt chẽ hơn số lượng hàng hóa nhập vào, giúp việc kiểm kho đơn giản và giảm thiểu sự nhầm lẫn trong quá trình nhập kho.
Phần mềm quản lý bán hàng của bota sẽ giúp khâu nhập kho đơn giản hơn. Hơn thế nữa, phần mềm quản lý bán hàng sẽ lưu hóa đơn nhập hàng số liệu thực tế ngay trên máy tính hoặc điện thoại cá nhân của người quản lý, dễ dàng cho việc đối chiếu hàng hóa khi cần thiết.
Quản lý hóa đơn đầu ra
Thất thoát hàng hóa trong quá trình bán hàng là chuyện dễ gặp ở những cửa hàng bán lẻ. Việc nhân viên bán hàng không ghi lại hóa đơn bán hàng hoặc ghi không đủ cũng dễ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn; không quản lý được khối lượng hàng hóa; từ đó có thể dẫn đến việc thiếu hàng hoặc thừa hàng, nhân viên dễ dàng gian lận hàng hóa của cửa hàng. Vì thế; cần thiết phải có công cụ quản lý đầu ra hàng hóa thật chặt chẽ.
Cần một công cụ có hỗ trợ chức năng in hóa đơn đầu ra; lưu các thay đổi về dữ liệu hàng hóa và cập nhật thường xuyên với quản lý cửa hàng; để hạn chế thất thoát, tránh những sai sót; nhầm lẫn hay thay đổi số liệu thực tế.
Giải pháp quản lý nhập – xuất, lưu trữ/tồn kho và trưng bày sản phẩm
Hàng hóa nhiều, đặt để lộn xộn và không có lịch trình kiểm kho định kỳ; không phân quyền nhân viên rõ ràng dễ dẫn đến sai lệch; thất thoát. Vậy nên điều đầu tiên mà các chủ cửa hàng cần làm chính là lên lịch trình kiểm kho cụ thể; đó có thể là theo ngày; theo tuần hoặc theo tháng.
Phân quyền cụ thể cho từng nhân viên (nếu có) và nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm cho việc thất thoát nếu vấn đề xảy ra ngay tại thời điểm nhân viên đang làm việc. Ngoài ra; bạn có thể bố trí thêm các camera giám sát. Thêm vào đó; việc ứng dụng công nghệ là không thể thiếu. Đặc biệt là công nghệ mã vạch – giải pháp giải quyết “nỗi đau” thất thoát hữu hiệu.
Cụ thể là sử dụng máy in mã vạch tạo tem nhãn riêng cho từng loại hàng. Thông qua thông tin truy xuất từ máy quét, phần mềm chịu trách nhiệm tổng hợp những dữ liệu này một cách nhanh chóng; chính xác nhất; đảm bảo cho quy trình vận hàng tại các giai đoạn chặt chẽ; chính xác hơn.
Chỉ với sự giúp sức của giải pháp mã vạch (bao gồm các thiết bị và phần mềm) bạn thậm chí có thể nắm bắt rõ lượng hàng nhập xuất; bán ra mỗi ngày; còn lại bao nhiêu từ xa mà không cần trực tiếp đến cửa hàng kiểm kê.
Giải pháp cập nhật giá bán
Giá bán thay đổi giờ đã không còn là vấn đề; bởi bạn có thể thay đổi giá sản phẩm ngay trên chính hệ thống cơ sở dữ liệu mà bạn đã có được thông qua ứng dụng giải pháp mã vạch và phần mềm tương ứng. Nhờ đó; tình trạng thất thoát tiền bạc do chênh lệch giá bán khi không cập nhật kịp thời sẽ không còn xảy đến nữa.
Giải pháp hạn chế tình trạng bóc, tráo tem nhãn
Để hạn chế thất thoát xảy ra do sản phẩm mất tem; nhãn hoặc bị tráo tem nhãn giá thấp hơn. Chủ cửa hàng có thể chọn sử dụng phương án dùng tem vỡ hoặc loại decal tem nhãn có lớp keo tốt; khó tháo; khi tháo tem nhãn sẽ bị rách và không thể sử dụng được nữa.
Ngoài những giải pháp trên; bạn đừng quên thường xuyên vệ sinh cửa hàng; kho hàng để tránh những thất thoát do tự nhiên như hư hao sản phẩm bởi nhiệt độ; độ ẩm,…
Đào tạo nhân viên
Để hạn chế tối đa hiện tượng thất thoát hóa xảy ra tại cửa hàng kinh doanh của bạn; việc đào tạo nhân viên chiếm vị trí đặc biệt quan trọng. Chắc chắn sẽ có không ít thời điểm trong ngày hay đối với những cửa hàng nhiều chi nhánh, không phải chủ cửa hàng cũng đều có mặt xuyên suốt thời gian mở cửa. Vì thế, việc quản lý nhân viên cần được chú trọng đặc biệt.
Để đào tạo nhân viên chuyên nghiệp, làm việc trách nhiệm dựa trên tinh thần trung thực tuyệt đối; bạn cần đưa ra những quy định, những điều khoản chính sách cụ thể chi tiết có kèm theo giấy tờ; hợp đồng làm việc.
Thực tế; tại không ít cửa hàng, do các chính sách lỏng; chủ cửa hàng khi thuê nhân viên thường chỉ đưa ra quy định chung chung và không kèm theo văn bản giấy tờ cụ thể đã khiến một số nhân viên dễ dàng lách luật với những hành động thiếu trung thực khiến cửa hàng kinh doanh bị thất thoát hàng hóa.
Vì thế, đối với tất cả nhân viên làm việc tại cửa hàng, bạn cần thiết lập; xây dựng những quy định; nội quy cụ thể để họ phát huy tinh thần làm việc trách nhiệm; trung thực tuyệt đối.
Quản lý nhân viên
Bên cạnh những nội dung như: thái độ phục vụ khách hàng, kỹ năng trong công việc; một giải pháp hữu hiệu trong việc quản lý nhân viên được rất nhiều cửa hàng áp dụng để nhân viên tự “quản lý”; nâng cao trách nghiệp với công việc đó là: đưa ra những quy định xử lý hay các mức phạt trực tiếp tới nhân viên trong trường hợp bất cứ một sự cố thất thoát nào xảy ra.
Thưởng phạt phân mình, sau mỗi ca, nhân viên cần đối chiếu; đảm số lượng tiền, hàng thực tế trùng khớp với số liệu trên hệ thống; sau đó mới được bàn giao ca cho nhân viên ca sau. Trang bị cho quầy thu ngân của cửa hàng các thiết bị thanh toán chuyên dụng (như máy quét mã vạch; máy tính/POS, máy in bill) và kết nối cùng két đựng tiền đặc biệt
Với những giải pháp hữu ích nhất được các nhà quản lý áp dụng thành công và chia sẻ; chắc chắn đã đem đến cho bạn kinh nghiệm quản lý kho hàng thành công; hạn chế tối đa thất thoát hàng hóa trong kinh doanh. Chúc bạn thành công!
