Quản lý kho hàng là công việc cần tập trung giải quyết mọi thứ liên quan tới nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa, các phương thức bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất và tổ chức quản lý sổ sách hàng hóa trong kho. Sự chuyên nghiệp trong cách quản lý kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho.
1. Một số sai lầm thường gặp trong cách quản lý kho hàng hóa
Định mức hàng tồn trong nhà kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.
Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị cho lượng hàng hóa, vật tư định mức cần thiết trong tồn kho để đối phó với những tình huống bất ngờ thì doanh nghiệp sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc cơ hội kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hàng hóa.
2. Không sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học
Hàng hóa được sắp xếp khoa học trên các giá kệ hàng là một trong những yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, xuất nhập kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại. Có những cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa học là một trong những yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho, gia tăng năng suất lao động cùng với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát được thuận tiện, dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong việc sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học trên cả sổ sách, hệ thống, lẫn cả mặt hàng thực tế trong kho bãi.
3. Không kiểm tra hàng hóa vật tư định kỳ thường xuyên
Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhiều người trong cách quản lý kho khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho quá lớn và không được quản lý khoa học thì việc kiểm tra, thống kê lại càng khó khăn hơn. Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kỳ thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không. Và cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.
4. Đầu tư phần mềm phù hợp
Hiện nay, có rất nhiều cách thức hiệu quả giúp doanh nghiệp có cách quản lý kho tối ưu, bạn có thể sử dụng hiệu quả với các ghi chép, sổ sách để kiểm soát hàng hóa hoặc công cụ hỗ trợ như excel. Tuy nhiên, việc quản lý một cách thủ công gây khó khăn cho người quản lý cũng như đối với doanh nghiệp. Qua đó, đầu tư phần mềm quản lý kho là các giải quyết tối ưu nhất và lựa chọn số một cho doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp quy trình quản lý kho hàng hóa của doanh nghiệp khoa học, tốn ít thời gian, chi phí, sức lao động mà hiệu quả đạt được vẫn như mong muốn. Sự nổi trội của phần mềm quản lý kho đã được nhiều doanh nghiệp ứng dụng và mang đến hiệu quả cao.
Một trong những cách quản lý kho vật tư hàng hóa tốt mà không có phần mềm quản lý phù hợp thì hiệu quả không cao. Bởi lẽ, phần mềm là nơi ta ghi nhận dữ liệu nhập xuất và cung cấp thông tin tình hình kho nguyên vật liệu. Nếu thông tin không kịp thời và không chính xác thì mọi quyết định dựa trên các thông tin sai lệch sẽ không còn chính xác nữa. Điều đó, ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của doanh nghiệp..
5. Quản lý hệ thống danh mục hàng hóa, vật tư
- Cho phép phân loại vật tư theo các loại sau: vật tư, nhiên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng hóa,…
- Cho phép người sử dụng phân nhóm vật tư theo nhu cầu tùy chọn và mô tả thêm nhiều thông tin khác nhau về vật tư
- Cho phép quản lý vật tư với nhiều đơn vị tính
- Cho phép quản lý vật tư theo lô và thời hạn sử dụng
- Cho phép quản lý vật tư theo vị trí trong kho
- Cho phép xếp loại vật tư dựa vào việc sử dụng hàng năm trên cơ sở phân loại ABC
Để có một cách quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp ngoài sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt thì bộ phận nhân sự quản lý kho cũng là yếu tố rất quan trọng, họ phải có kiến thức cơ bản và rút ra được những bài học quý giá trong quá trình quản lý kho. Các công việc liên quan đến quản trị kho không hề phức tạp nếu ngoài những kỹ năng chuyên môn chúng ta lựa chọn phương pháp quản lý đúng.
