Bạn có nghĩ kinh doanh cafe không có khó khăn gì; có thể thấy đây là lĩnh vực khá phổ biến đối với nhiều bạn trẻ đang có khởi nghiệp. Một vài năm gần đây, khi Việt Nam đang cố gắng trở thành quốc gia khởi nghiệp với nhiều dự án vô cùng mới mẻ và nhận được không ít sự hỗ trợ của giới chuyên môn; kinh doanh cafe có thể thấy là ngành được nhiều người kinh doanh nhắm đến nhất. Vậy thực sự có những khó khăn và thuận lợi nào chỉ người trong cuộc mới nắm bắt được hay không?
Xem thêm:
Phần mềm quản lý quán cafe nhà hàng tốt cần có những tiêu chí nào?
Gạt bỏ nỗi lo khởi nghiệp với phần mềm quản lý quán cafe đơn giản
Phần mềm bán hàng nào đang “làm mưa làm gió” tại Việt Nam?
Giai đoạn khởi nghiệp
Là giai đoạn chuyển giao từ ý tưởng kinh doanh thành hiện thực. Là giai đoạn đầu nên khó khăn và những vấp ngã là không thể tránh khỏi. Ở giai đoạn này, những người chủ kinh doanh sẽ tốn nhiều công sức nhất; vì là thời điểm làm quen với công việc và chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý bán hàng.
Doanh thu thấp
Tất nhiên sẽ chẳng có mô hình kinh doanh nào mới bắt đầu lại có thể ngay lập tức thu hút được đông đảo khách hàng và có nguồn doanh thu ổn định. Ngoại trừ một số trường hợp dự án kinh doanh cafe nhắm đúng một xu hướng mới của thị trường và khiến nhiều khách hàng cảm thấy thích thú.
Thời điểm này, các biến động về tiền bạc có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nếu nhà kinh doanh không có những dự đoán từ trước chắc hẳn sẽ rất khó để đối diện. Ở giai đoạn ban đầu; cái mà dự án kinh doanh cafe đang cần đó là một nền tảng khách hàng vững chắc; và một nguồn tiền ổn định. Đẩy mạnh hoạt động marketing giúp khách hàng biết đến thương hiệu của bạn nhiều hơn là một cách làm giúp tăng doanh thu đáng kể.
Tiết kiệm những khoản chi phí không cần thiết; ví như chi phí cho quá nhiều nhân viên so với quy mô; chi phí quản lý, chi phí vận chuyển,… Tối thiểu chi phí chính là cách cầm cự trong giai đoạn khó khăn ban đầu để cân bằng thu chi hợp lý.
Chưa xây dựng được đội ngũ nhân viên
Đội ngũ nhân sự là điều vô cùng quan trọng với một dự án kinh doanh. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào; nhân lực dường như là yếu tố then chốt quyết định sự sống còn. Với một quán cafe mới mở, tuyển nhân viên mới cần thời gian nhất định. Chưa kể nhân viên mới chưa có kinh nghiệm; nhà quản lý cũng chưa có kinh nghiệm khiến công việc kinh doanh trở nên rối loạn.
Nhân viên không hiểu việc, chưa đảm nhiệm hết được công việc được giao; nhà quản lý cũng chưa có nhiều kinh nghiệm kiểm soát và phân bổ công việc cho hợp lý. Đó có thể coi là một khủng hoảng nhỏ; nhưng cũng có những ảnh hưởng đáng kể trong giai đoạn khởi nghiệp này.
Mục tiêu xây dựng dòng tiền ổn định
Ở giai đoạn khởi nghiệp kinh doanh cafe; mỗi chủ cửa hàng sẽ có một mục tiêu nhất định của riêng mình và cố gắng theo đuổi mục tiêu đó. Xây dựng dòng tiền ổn định là một mục tiêu được nhiều người đặt lên hàng đầu. Kiểm soát dòng tiền ra vào cho mỗi phát sinh là rất cần thiết; khi mà ở giai đoạn khởi nghiệp, ngân sách còn quá hạn hẹp; thất thoát tiền có thể là lưỡi dao cắt đứt mọi hy vọng.
Bạn có bao giờ nghĩ đến trường hợp dòng tiền thu về không thể bù lại số tiền cần chi. Bạn có thể thấy những khoản chi tiêu của mình đều hợp lý và cần thiết. Thế nhưng tại thời điểm kinh doanh chưa vững vàng; bạn cần hiểu được khoản nào chi trước, chi gấp, khoản nào có thể trì hoãn lại. Một cái đầu lạnh trong lúc này có thế cứu vớt cả một dự án kinh doanh.
Để làm tốt điều này, những nhà quản lý nên lựa chọn một cách ghi chép thu chi; thống kê dữ liệu thật rõ ràng và cẩn thận để ứng phó kịp thời khi có phát sinh xảy ra. Sử dụng phần mềm là cách nhiều người đang lựa chọn và cũng là phương án đang mang lại hiệu quả cao.
Giai đoạn tăng trưởng mạnh
Giai đoạn tăng trưởng là giai đoạn mà ai cũng muốn đạt được trong chu trình kinh doanh của mình. Kinh doanh cafe cũng không ngoại lệ, đây chính là là giai đoạn phát triển mạnh mẽ với lượng doanh số luôn ổn định; thậm chí có những bứt phá ngoài sức mong đợi. Ở thời điểm này dòng tiền về cơ bản đã duy trì theo hướng tích cực hơn; đội ngũ nhân viên cũng đã đi vào hoạt động theo nề nếp và quy trình rõ ràng. Tuy vậy, hoạt động kinh doanh cafe phát triển cũng là một bài toán không hề đơn giản cho nhà quản lý. Bởi hoạt động quy mô càng lớn càng có nhiều phát sinh cũng như lượng công việc sẽ tăng lên gấp nhiều lần.
Kiểm soát nguyên vật liệu
Quán cafe là một trong những mô hình kinh doanh có nhiều nguyên vật liệu đầu vào nhất. Hơn nữa, những nguyên liệu dùng cho chế biến cafe cũng cần bảo quản và theo dõi nghiêm ngặt. Ngành đồ uống nói chung và cafe nói riêng về cơ bản cũng là ngành dịch vụ thực phẩm, không thể kinh doanh mà không có trách nhiệm với sự an toàn vệ sinh thực phẩm của khách hàng. Xu hướng tiêu dùng và chọn lựa của khách hàng ngày càng tỉ mỉ và khó tính hơn. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc kiểm soát nguyên liệu có thể khiến cửa hàng của bạn bị xóa sổ bất cứ lúc nào.
Với một quán cafe, ngoài các thiết bị pha chế có tuổi thọ lâu năm có thể sử dụng trong thời gian dài; thì những loại nguyên liệu dùng trong cafe cũng cần được hết sức lưu ý. Khi nhập các nguyên liệu này vào kho, nhà quản lý cần trực tiếp giám sát; ghi chép thông tin về tinh trạng nguyên liệu ngay tại thời điểm nhập kho. Những thông tin cần thiết bao gồm; số lượng, phân loại, ngày sản xuất, hạn sử dụng và được phân phối bởi nhà cung cấp nào. Đây đều là những thông số quan trọng giúp cửa hàng theo dõi sát sao được tình trạng nguyên liệu để việc kinh doanh không bị gián đoạn.
Kiểm soát nhân viên
Ở giai đoạn tăng trưởng mạnh, quán cần phục vụ lượng khách hàng lớn mỗi ngày; cửa hàng có thể có khoảng 8 – 10 nhân viên ở nhiều vị trí khác nhau. Những nhân viên này cần được kiểm soát dưới một hệ thống nội quy riêng của cửa hàng do nhà quản lý đã thống nhất với nhân viên từ trước. Nhà quản lý sẽ dựa vào đó để đánh giá và đưa ra chế độ thưởng phạt thật rõ ràng.
Dựa vào hệ thống của các phần mềm quản lý hiện nay; nhà quản lý có thể rút ngắn công đoạn kiểm soát nhân viên của mình mà vẫn thu được những kết quả cần có. Nhờ các tính năng phân quyền cho nhân viên và theo dõi lịch sử thao tác của từng người. Doanh số nhân viên cũng được cập nhật ngay khi có giao dịch mà không cần nhà quản lý phải trực tiếp có mặt tại cửa hàng để kiểm soát. Điều này sẽ hạn chế hoàn toàn vấn đề gian lận của nhân viên.
Kiểm soát doanh thu
Doanh thu lớn trong giai đoạn tăng trưởng là điều khiến nhà quản lý nào cũng cảm thấy hứng thú. Thế nhưng đừng vì thấy doanh thu khủng lại lơ là trong chi tiêu và quản lý dòng tiền. Bởi quản lý doanh thu và xoay vòng vốn là một trong những cách phát triển hoạt động kinh doanh quán cafe bền vững nhất.
Để doanh thu không bị thất thoát và dòng tiền vào ra luôn được sử dụng hiệu quả nhất; không cách nào khác ngoài việc nhà quản cần quản lý cần nắm chắc những con số; phân tích thật kỹ càng dựa vào những yếu tố từ bên ngoài và bên trong để đưa ra chiến lược sử dụng ngân sách hợp lý.
Nếu không muốn bị hỗn loạn bởi hàng trăm con số; hãy nhờ cậy đến các phần mềm thống kê và tính toán để không xảy ra những sai sót không đáng có gây ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng. Đây chắc hẳn là điều mà những chủ cửa hàng kỳ vọng nhiều nhất ở những phần mềm quản lý.
Giai đoạn mở rộng kinh doanh
Khi đã đứng vững trên thị trường và có được một nguồn vốn ổn định chắc chắn; điều tiếp theo mà những chủ cửa hàng quán cafe nghĩ đến đó là mở rộng quy mô kinh doanh. Mục đích đầu tiên chính là tăng trưởng doanh thu từ kinh doanh cafe. Mục đích thứ nữa là phục vụ được lượng khách hàng lớn hơn và tăng độ phủ sóng thị trường cho thương hiệu cafe của riêng mình. Giai đoạn này, doanh nghiệp có thể gặp phải vấn đề gì; phần mềm quản lý có thể hỗ trợ nhà quản lý như thế nào?
Chăm sóc khách hàng
Bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh trong ngành nghề nào cũng cần biết được một điều; sống còn của doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào khách hàng. Phát triển bền vững là việc tạo ra giá trị cho khách hàng và nhận lại giá trị đó. Mối quan hệ hợp tác win – win này sẽ là chìa khóa thành công cho cửa hàng.
Khi đã có được một tệp khách hàng trung thành cố định; hãy chắc rằng bạn có thể giữ chân được họ. Khách hàng cũ là nguồn tài nguyên quý báu; giúp bạn tiết kiệm chi phí tìm kiếm khách hàng mới, cũng là nguồn doanh thu số 1. Bạn biết đến quy tắc 80 – 20 chứ. 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng thân thiết. Nếu chưa biết đến tầm quan trọng của chăm sóc khách hàng thì bạn chưa xứng đáng làm một nhà quản lý đâu nhé.
Trước hết, muốn chăm sóc khách hàng tốt nhất; trước hết bạn cần có một cơ sở dữ liệu về các khách hàng của mình. Để có được dữ liệu này, bạn cần lưu trữ thông tin của tất cả mọi khách hàng đã từng tương tác với quán cafe của mình. Có nghĩa là từ những ngày đầu tiên kinh doanh cafe bạn đã cần xin thông tin khách hàng và lưu trữ nó lại.
Bạn nghĩ việc này sẽ rất mất thời gian nếu phải ghi chép bằng tay đúng không. Công nghệ đã phát triển hơn bạn nghĩ rồi đấy. Thay vì phải ghi chép bằng tay, bạn hoàn toàn có thể sử dụng máy tính để lưu trữ bằng 1 file excel. Hơn nữa là bạn có thể sử dụng phần mềm chuyên dùng. So với việc sử dụng excel thì các phần mềm quản lý sẽ có một vài tính năng tối tân hơn đó là lưu trữ thông tin khách hàng từ nhiều kênh bán hàng tổng hợp lại, cả offline và online.
Mở rộng thêm chi nhánh
Mở rộng kinh doanh tức mở thêm chi nhánh cửa hàng. Hệ thống kinh doanh cafe của bạn sẽ không chỉ là một cửa hàng mà là một chuỗi cửa hàng. Lúc này các cửa hàng mới sẽ bắt đầu lại con đường như lúc đầu bạn khởi nghiệp kinh doanh cafe. Chỉ hơn một điều đó là chuỗi cửa hàng đã bắt đầu có thương hiệu và có nguồn vốn ban đầu khá khẩm hơn. Tuy nhiên điều đó cũng không đồng nghĩa với việc nó nhất định sẽ thành công nếu nhà quản lý không có hướng phát triển đúng đắn.
Làm thế nào đề cùng lúc kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh của nhiều cửa hàng cùng lúc. Làm thế nào có thể có mặt mọi lúc và di chuyển liên tục đến từng chi nhánh để theo dõi nhân viên của mình làm việc như thế nào. Nghĩ đến thôi đã không muốn mở rộng kinh doanh rồi đúng không? Thấu hiểu nỗi trăn trở này; các phần mềm quản lý đã cho ra đời tính năng đồng bộ quản lý toàn hệ thống trên một nền tảng duy nhất. Có nghĩa là bạn chỉ cần một thiết bị điện tử; mọi thông tin dữ liệu phát sinh thu chi sẽ được cập nhật trên hệ thống và dễ dàng theo dõi.
Liên kết với các bên vận chuyển
Đặt hàng online, giao hàng tận nơi đang là xu hướng của tiêu dùng nhanh. Kinh doanh cafe nói riêng và đồ uống nói chung cũng không thể nằm ngoài xu hướng này. Để làm tốt dịch vụ này, liên kết với một đơn vị vận chuyển “ruột” sẽ tăng độ tin cậy hơn rất nhiều. Đồ uống được vận chuyển đến tay khách hàng luôn cam kết nguyên vẹn, giữ được độ tươi ngon. Cửa hàng cũng trực tiếp theo dõi được hành trình vận chuyển nên sẽ rất tiện lợi.
Phần mềm quản lý không phải là một công cụ thần thánh có thể thay thế hoàn toàn công việc quản lý của cửa hàng; nhưng chắc chắn là một “thư ký” tuyệt vời cho bạn. Tại sao không bắt đầu thử “thuê” cô thư ký vạn năng này với chỉ 6000 đồng mỗi ngày.
