Trong xây dựng, hoặc kinh doanh vật liệu xây dựng; việc quản lý kho hàng là vô cùng quan trọng. Làm thế nào để quản lý kho vật tư dễ dàng và hiệu quả là điều mà ai cũng quan tâm? Cùng tìm hiểu top 8 kinh nghiệm quản lý kho vật tư mà bài viết chia sẻ dưới đây nhé!
Xem thêm:
Học tập 6 cách quản lý kho hàng thời trang chuyên nghiệp
Những yêu cầu cần thiết để quản lý kho hàng hiệu quả
Phương pháp quản lý hàng tồn kho siêu hữu ích cho doanh nghiệp
Kinh nghiệm chung trong quản lý kho hàng, kho vật tư
Sắp xếp kho theo từng vị trí và theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
Mỗi loại hàng hóa cần có một thẻ kho được cập nhật thường xuyên số liệu
Kiểm tra kỹ càng, chính xác lệnh xuất hàng, đóng hàng, sản xuất xưởng
Liên hệ chính xác bên giao hàng vật tư phụ liệu sắp xếp thời gian vào hàng
Tìm kiếm những người bạn tin tưởng và giao việc
Kinh nghiệm sắp xếp hàng hóa để quản lý kho vật tư hiệu quả
Thủ kho cần chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ cũng như đảm bảo các công cụ và cách thức đó không làm tổn hại đến hàng hóa, vật tư nguyên liệu
Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển vị trí của chúng trong kho
Sắp xếp mặt bằng sạch sẽ, ngăn nắp trước khi nhập hàng
Kinh nghiệm sắp xếp hàng hóa
Không xếp hàng hóa ở ngoài trời
Các khu vực dễ có nước mưa hắt vào khi mưa lớn phải thiết kế các giá (palet) để trưng hàng
Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, tạo không gian cho các hàng hóa khác, loại hàng nào dư phải để vào khu vực riêng.
Chuẩn hóa bộ mã vật tư và tên vật tư
Ai cũng biết vật tư thì nhiều, thế nên về nguyên tắc nếu không có cách thức chuẩn hóa mã và tên vật tư thì sẽ rất dễ dẫn đến bị loạn, bị rối. Có trường hợp hay xảy ra là cùng 1 vật tư nhưng mỗi nơi, mỗi dự án lại gọi tên khác nhau, gây ra rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý, mua sắm, điều chuyển.
Do đó, trước khi nghĩ đến những thứ sâu xa hơn, thì đây nên là điểm đánh lưu ý đầu tiên đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà thầu.
Chúng tôi có những bài viết hướng dẫn cách thức mã hóa để tham khảo. Các bạn có thể tìm hiểu thêm ởi 2 bài viết Khái niệm và phân lọai vật tư công trình và Ví dụ thực tế về cách đặt mã vật tư cho Nhà thầu thi công
Lên kế hoạch quản lý kho vật tư
Việc lên kế hoạch giúp ta luôn chủ động, cả về mặt dòng tiền, mua hàng đến bố trí kho bãi, nhân sự.
Nhưng đây thường là 1 trong những tác vụ hay bị bỏ quên nhất của Nhà thầu.
Như chúng ta đều biết; một trong những nguyên nhân chính dẫn tới việc chậm tiến độ xây dựng là do thiếu vật liệu, hoặc vật liệu về chậm. Thiếu nhân công thì xử lý còn nhanh chứ thiếu vật liệu thường là không xử lý được; vì còn liên quan đến sản xuất, vận chuyển; nhất là các vật tư nhập khẩu vốn rất thông dụng trong ngành xây dựng.
Với 1 vật tư ở Trung Quốc thì nhanh cũng mất 3-4 tuần từ lúc chốt hàng, ở Asean thì có thể lên tới 6 tuần; Úc 8 tuần; Châu âu 8-12 tuần hay Mỹ 12 tuần trở lên. Thế nên việc không lên kế hoạch vật tư giống như việc bạn đi đánh nhau mà không mang theo vũ khí vậy.
Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho
Như đã nói ở bài Các lỗi thường gặp khi quản lý kho chúng ta không thừa tiền để đầu tư 1 kho quá khủng, nhưng tiết kiệm quá thì lại nguy hiểm. Các bạn có thể tìm hiểu thêm tại bài viết nói trên để hiểu tại sao việc xây dựng kho bãi chuẩn và chỉ dẫn lưu kho lại quan trọng nhé.
Nhân viên kho cần ghi thẻ bài cho tất cả các mẫu mã hàng hóa và gắn vào nơi để hàng hóa. Thẻ bài cần có đầy đủ thông tin như mã hàng, màu sắc, kích thước hàng hóa
Thủ kho sẽ là người lập sơ đồ kho. Trong sơ đồ cần thể hiện rõ ràng lối đi cũng như vị trí đặt các kệ hàng. Các kệ cần được đánh dấu, ghi rõ số kệ.
Thủ kho cần kiểm tra về an toàn chống cháy nổ trong kho.
Lên quy trình yêu cầu vật tư, quy trình nhập, xuất kho
Vật tư là 1 mục rất tốn tiền, chiếm tới trên 60% Giá trị xây lắp. Do đó, để mua hay cấp 1 vật tư công trình xây dựng thường phải qua rất nhiều khâu, từ đệ trình/chấp thuận vật tư/vật liệu đến khi yêu cầu từ đội thi công, chuyển qua mua hàng, về đến dự án, kiểm tra chất lượng… rồi mới nhập và cấp được.
Mỗi khâu lại cần có những bộ phận chuyên trách để xử lý. Do vậy không có quy trình rõ ràng xem trình tự làm thế nào, ai làm gì, làm thế nào, form biểu gì, ai được duyệt… thì sẽ là 1 mớ bòng bong và 100% bạn sẽ “vỡ trận”.
Tìm hiểu thêm về quy trình nhập xuất kho tại các bài viết: Quy trình nhập kho và Quy trình xuất kho
Kinh nghiệm kiểm kê kho vật tư
Cần kiểm kê kho hàng định kỳ nhằm xác nhận, kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng trong kho. Kết quả kiểm tra kho hàng cần được ghi lại trong biên bản kiểm kho
Các hàng hóa không phù hợp cần được đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc.
Sử dụng phần mềm quản lý vào quản lý kho vật tư
Có quy trình rồi ta làm thế nào nữa? không lẽ ra cứ dùng mãi cách in ra giấy; rồi chạy đi xin chữ ký của từng ông, từng bộ phận. Rồi đợi đến cả tuần không thấy đâu do người kia quên, hoặc giấy thất lạc không đến được họ.
Cứ như vậy, năng lực cung ứng vật tư; thời gian cung ứng từ lúc có nhu cầu đến khi hàng về thường rất chậm. Mà chậm quá người ta lại phải bỏ bớt bước; rồi “quên” quy trình (vì công trường kêu gào nên không thể không cấp); từ đó dẫn đến mất kiểm soát.
Với những kinh nghiệm quản lý kho hàng vật tư mà chúng tôi đã chia sẻ ở bài viết này; hy vọng đã đem đến cho những nhà quản lý kinh nghiệm quản lý kho hàng dễ dàng và hiệu quả hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tốt nhất cho việc quản lý kho hàng vật tư chuyên nghiệp; thì đừng bỏ qua bài viết trên đây của chúng tôi nhé. Chúc bạn kinh doanh thành công!
