Khách hàng sẽ rất bực bội nếu cửa hàng bạn giao hàng chậm, không đúng hẹn, hoặc không đúng sản phẩm đặt mua,… Quản lý đơn hàng online vẫn luôn là vấn đề khiến các chủ cửa hàng đau đầu nhất. Đặc biệt khi phải quản lý hàng chục, hàng trăm đơn hàng mỗi ngày. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra 5 khó khăn mà các chủ cửa hàng thường xuyên gặp phải khi xử lý đơn đặt hàng online.
Xem thêm: 4 bước trong quy trình quản lý đơn hàng online hiệu quả
1. Theo dõi chi tiết trình trạng đơn hàng
Cụ thể, các tình trạng đơn hàng thường sẽ gồm đơn chưa giao, đơn đang giao đi, đơn đã hoàn thành hay đơn đã hủy. Chủ cửa hàng cần theo dõi sát sao tình trạng đơn hàng để đảm bảo khách hàng nhận được đúng sản phẩm tại đúng khoảng thời gian họ yêu cầu. Quản lý được trạng thái đơn hàng còn giúp người kinh doanh đánh giá được hiệu quả dịch vụ của đối tác giao hàng cũng như tăng hiệu quả giao nhận hàng của cửa hàng mình. Mục đích của việc này là khiến cho khách hàng hài lòng, giảm nguy cơ hủy đơn hàng vì trải nghiệm dịch vụ không được tốt hay phản hồi tiêu cực từ phía khách hàng.
Tuy nhiên, việc quản lý tình trạng đơn hàng rất dễ xảy ra sai sót nếu như chủ cửa hàng online chỉ xử lý đơn hàng một cách thủ công. Ví dụ, thông tin đơn hàng lộn xộn không được sắp xếp, lưu trữ một cách chuyên nghiệp, chính xác và nhanh chóng thì người quản lý rất khó để xử để có thể tổng kết các đơn hàng cuối ngày. Có những đơn hàng giao đi ngay. Nhưng sẽ có những đơn hàng đặt trước đến 1 tháng sau mới giao đi. Ngoài ra, còn có những đơn hàng giao trong nội thành, đơn hàng giao đi tỉnh,… Vì vậy, nếu chủ cửa hàng online không kiểm soát tốt tình trạng tất cả các đơn hàng thì chúng rất dễ bị bỏ quên.
2. Quản lý công nợ với đối tác giao hàng
Chủ cửa hàng khó có thể quản lý công nợ chặt chẽ khi sản phẩm được giao cho đối tác thu hộ. Sẽ có đơn hàng online được thanh toán trước một phần, có đơn sẽ được thanh toán 100% tiền hàng. Vì vậy, với số lượng đơn hàng lớn, làm việc với nhiều đối tác giao hàng khác nhau thì các chủ cửa hàng online sẽ rất khó khăn để có thể nắm bắt được chính xác công nợ.
3. Quản lý thông tin đơn hàng
Nội dung của các đơn hàng online nên chứa đầy đủ tất cả các thông tin như: tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, sản phẩm đặt mua (màu sắc, kích thước,…), số lượng, thời gian giao hàng, số tiền cần thanh toán, hình thức giao hàng và phương thức thanh toán. Các thông tin này cần chính xác, đầy đủ, và chúng cần được phân loại để kiểm soát. Thông tin đơn hàng bị sai sót, nhầm lẫn thì khó có thể giao hàng đúng thời gian, đúng địa chỉ để khách hàng có những trải nghiệm mua sắm trực tuyến tốt được.
4. Quản lý doanh số bán hàng
Có nhiều tình huống dở khóc dở cười khi giao hàng cho khách. Nếu không cẩn thận để tình trạng hủy đơn xảy ra thường xuyên thì chủ cửa hàng online sẽ mất một khoản chi phí cho cả dịch vụ giao hàng (hoàn trả hàng về chủ cửa hàng) sẽ không hề nhỏ. Bên cạnh đó, hoàn toàn có thể xảy ra tình trạng hàng hoàn về có thể không còn nguyên vẹn. Việc này làm cho doanh số bán hàng vừa sụt giảm vừa chồng chéo, khiến cho các số liệu tổng kết hiệu quả kinh doanh cuối kỳ rất khó tính toán chính xác.
5. Chăm sóc khách hàng sau bán
Nếu như chủ cửa hàng online đã có kinh nghiệm bán hàng lâu năm thì họ sẽ biết rằng dựa trên thông tin đặt hàng của khách, họ có thể thống kê số liệu, phân tích về thói quen, hành vi, sở thích, nhu cầu, tần suất mua hàng và khả năng tài chính của khách hàng. Từ đó, chủ cửa hàng có thể đưa ra các chương trình chăm sóc phù hợp, biến họ trở thành khách hàng trung thành. Tuy nhiên, khi quản lý đơn hàng thủ công, việc ghi chép số liệu bằng sổ sách hoặc lưu trữ bằng Excel rất khó để thống kê và phân tích nhiều dữ liệu cùng lúc.
Xem thêm: Phần mềm quản lý hàng hóa giúp cải thiện những nhược điểm của bảng tính Excel
Vì vậy, để khắc phục 5 khó khăn này, các chủ cửa hàng online nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS để quản lý đơn đặt hàng online một cách hiệu quả nhất. Hệ thống cho phép cập nhật thông tin đơn hàng đầy đủ, nhanh chóng, sắp xếp chi tiết, dễ hiểu. Có thể lọc đơn hàng theo tình trạng: chưa giao, đã giao hay đã hoàn thành; lọc theo ngày, theo giờ đặt hàng giúp người quản lý dễ dàng đối soát, giảm thiểu sai sót, tăng hiệu quả gấp 2 lần cho việc quản lý. Thêm vào đó, phần mềm quản lý bán hàng POS cho phép quản lý thông tin đối tác giao hàng và công nợ chính xác, dễ theo dõi, hạn chế thất thoát xảy ra, hạn chế tối đa tình trạng hoàn trả hàng, hủy đơn.
