Quản lý hàng tồn kho là công việc nhìn thoáng qua thì đơn giản, nhàm chán nhưng thực chất nó đòi hỏi người làm công việc này phải có đầu óc sắp xếp, tổ chức quản lý hàng hóa khoa học, hợp lý. Với những cửa hàng, doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa thì quản lý sản phẩm trong kho là một lượng hàng hóa không hề nhỏ khiến việc quản lý kho sẽ vô cùng khó khăn nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý thủ công. Với phần mềm quản lý hàng tồn kho việc quản lý kho hàng và hàng tồn kho hiệu quả với chi phí thấp nhất và thời gian tiết kiệm nhất. Tuy nhiên, nhiều cửa hàng, doanh nghiệp thường không đạt được hiệu quả cao do mắc những sai lầm cơ bản được liệt kê dưới đây.
Xem thêm:
Giải pháp bán hàng đa kênh không hiệu quả như bạn nghĩ.
4 lưu ý khi lựa chọn phần mềm bán hàng Online.
Bỏ túi 4 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất 2019.
1.Định mức số lượng hàng tồn kho:
Giữa bạt ngàn hàng hàng hóa trong kho cửa hàng, doanh nghiệp làm sao để nhà quản trị biết được mặt hàng nào còn, mặt hàng nào đã hết; nếu còn thì số lượng là bao nhiêu? Cần nhập thêm loại hàng hóa nào, số lượng sao cho phù hợp?…Không quá khó khăn , những con số thống kê của quản lý hàng tồn kho sẽ cho bạn câu trả lời. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Việc thiếu hụt hàng tồn kho sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên nếu việc dư thừa hàng tồn kho kéo dài sẽ khiến cho doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí và kèm theo đó là rủi ro vô cùng lớn.
Sử dụng phần mềm là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả được nhiều cửa hàng bán lẻ áp dụng hiện nay. Thay vì viết tay thông tin và số lượng sản phẩm, phần mềm quản lý hàng tồn kho cho phép bạn nhập thông tin hàng hóa thông qua các thiết bị điện tử và lưu trữ vào hệ thống.
Tốt nhất bạn nên lựa chọn các phần mềm quản lý toàn diện cửa hàng từ kho, thu chi, dữ liệu, khách hàng, nhân viên…Vì đây là các nhân tố quyết định ảnh hưởng đến việc quản lý kho có hiệu quả hay không.
2.Không kiểm tra hàng tồn kho trên thực tế thường xuyên:
Chìa khóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chế các sai sót và xử lý về dữ liệu hàng hóa sớm càng tốt. Để làm được điều này, bạn phải thường xuyên kiểm kê hàng tồn kho để cập nhật chính xác nhất dữ liệu hàng hóa. Mỗi chênh lệch về dữ liệu hàng hóa dù nhỏ cũng có ảnh hưởng đến việc phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Nếu bạn chỉ kiểm kê hàng hóa mỗi năm một lần thì rất khó để xác định nguyên nhân dẫn đến việc hàng bị tồn kho. Những hàng hóa hết hạn cần phải cập nhật thường xuyên tránh tình trạng tốn kém chi phí cho những món hàng đã bỏ đi hoặc bán hết chưa được cập nhật thông tin.
3.Không kết nối máy quét mã vạch với hệ thống:
Bạn nên đồng bộ máy kết nối vạch mã với phần mềm quản lý cửa hàng và quản lý kho. Chỉ cần kết nối máy vạch mã với các thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng và máy sẽ quét giúp bạn cập nhật SKU sản phẩm lên hệ thống. Sau khi kiểm kê hàng hóa bằng máy bắn mã vạch, bạn có thể dễ dàng cập nhật lại thông tin mới và chính xác nhất của sản phẩm lên phần mềm quản lý hàng tồn kho.
4.Kho hàng của phần mềm quản lý kho không được sắp xếp hợp lý:
Một kho hàng lộn xộn, không được sắp xếp khoa học sẽ làm giảm hiệu quả quản lý của phần mềm quản lý kho hàng. Dưới đây là một vài mẹo nhỏ giúp bạn sắp xếp kho thích hợp hơn:
Tùy thuộc vào cách vận hành của cửa hàng để có cách sắp xếp các sản phẩm trên kho thích hợp. Bạn có thể chọn cách sắp xếp hàng hóa theo kích thước và trọng lượng hoặc sắp xếp theo loại ngành hàng, những hàng hóa có cùng đặc tính ở cùng một khu vực.
Trên thực tế bạn nên dán nhãn hàng hóa cho các sản phẩm để khi sắp xếp hàng hóa trên kho sẽ phân khu vực rõ ràng cho từng nhóm hàng. Nó giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian kiểm kê kho cũng như xuất – nhập hàng.
5.Dữ liệu kho quản lý chưa tập trung:
Với những doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa hay sản phẩm có nhiều địa điểm sản xuất kinh doanh và có nhiều kho lưu trữ hàng hóa, vật tư ở những vị trí khác nhau, việc phân phối, di chuyển khi có yêu cầu về hàng hóa và vật tư thì việc quản lý kho sẽ trở nên rất khó khăn và phức tạp. Khi đó, bạn không nên sử dụng quá nhiều vùng dữ liệu trên phần mềm quản lý kho. Với phần mềm quản lý kho Bota tất cả dữ liệu sẽ được quản lý tập trung trên một phần mềm duy nhất, mọi thao tác như: yêu cầu xuất kho, nhập kho, yêu cầu mua hàng hóa/ vật tư, phê duyệt của ban lãnh đạo… đều được thực hiện và phần mềm sẽ tự động tổng hợp trên cùng một hệ thống duy nhất.
Trên đây là một số sai lầm cần tránh khi sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để bạn có thể kiểm soát và điều chỉnh mọi hoạt động kinh doanh một cách dễ dàng và thuận lợi nhất.
