Chỉ số KPI là hệ thống đo lường đánh giá hiệu quả công việc của công ty, doanh nghiệp, hoặc của một cá nhân đối với các mục tiêu đề ra. Tuy nhiên để xây dựng KPI không phải là điều đơn giản, nhất là với bộ phận sales – nhân viên bán hàng.
Việc đề ra chỉ tiêu KPIs không hợp lý có thể ảnh hướng lớn đến ngân sách hoặc mất nhân sự. Cùng tham khảo bài viết dưới đây để học tập kinh nghiệm xây dựng chỉ số KPI cho nhân viên nhé!
1. Xác định bộ phận/người xây dựng KPI cho sales
– Trường hợp 1: Thông thường người xây dựng KPI cho phòng kinh doanh là Trưởng bộ phận kinh doanh – người hiểu rõ và tổng quan nhất về sức khỏe thị trường, sức khỏe đội sales và năng lực khách hàng. Trong trường hợp bộ phận kinh doanh quá lớn, đội ngũ sales trải rộng nhiều vùng miền thì việc xây dựng KPIs sẽ được đảm nhiệm bởi quản lý cấp thấp hơn (Giám sát vùng, giám sát tỉnh…). Nhờ vào thời gian thống kê số liệu đủ dài, họ đưa ra được ngưỡng phát triển tiềm năng trong khả năng của đội bán hàng mà họ hiện có ở từng khu vực.
Tuy nhiên, việc giao cho phòng kinh doanh tự đưa ra KPI có thể thiếu khách quan, chỉ tiêu quá thấp. Nó yêu cầu lãnh đạo hoặc đội ngũ chuyên môn phải có sự kiểm định, đánh giá trên cơ sở phân tích số liệu kinh doanh.
– Trường hợp 2: Bộ phận hành chính – nhân sự hoặc nhà chuyên môn: Phương pháp này đảm bảo tính khách quan trong việc đặt ra KPI nhưng lại thường thiếu thực tế và gây ra xung đột trong nội bộ công ty (giữa phòng kinh doanh và hành chính nhân sự).
Tham khảo: Phương pháp nào cho việc bán hàng qua điện thoại hiệu quả
2. Chính sách lương dành cho nhân viên bán hàng
Sau khi tạo được các KPIs, chúng ta nên xây dựng các chính sách hành lang nhằm tạo động lực để nhân viên bán hàng làm theo theo nguyên tắc win-win. Cụ thể ở đây là cơ chế về lương – thưởng – phụ cấp – phạt.
Công cụ giám sát KPIs
Một kế hoạch triển khai KPIs dù tốt thế nào nhưng nếu không được giám sát chắc chắn khó có thể thành công. Bởi thông thường khi lập bảng chỉ số, chúng ta sẽ bị choáng ngợp và cảm giác ngại không muốn thực thi. Để trả lời cho vấn đề: nhân viên bán hàng đi đâu? Làm gì? Viếng thăm điểm bán nào? Đơn hàng? doanh nghiệp cần minh bạch:
Đo lường bằng công cụ nào?
Dữ liệu chứng minh cho sales ở đâu?
Dưới đây là một số hình thức giám sát KPI đang được doanh nghiệp áp dụng:
Giám sát offline: Đây là hình thức KÉM HIỆU QUẢ NHẤT, chỉ áp dụng trong giai đoạn trước hoặc với Nhà phân phối nhỏ, lẻ. Hàng ngày nhân viên bán hàng phải đến công ty hoặc nhà phân phối để điểm danh, tham gia cuộc họp sau đó báo cáo cho giám sát hôm nay sẽ viếng thăm những khách hàng nào? Số lượng sản phẩm cần cung cấp? Hay kiểm tra việc trưng bày hàng hóa?…. Tất cả sẽ được ghi vào sổ công tác.
Cuối ngày hoặc cuối tuần, giám sát vùng sẽ mở sổ và so sánh với kế hoạch cũng như những lần xin phép của Sale. Để giám sát nhân viên có làm theo đúng kế hoạch hay không, quản lý sẽ phải gọi điện cho nhà phân phối hoặc theo sau sale. Cuối tháng, bộ phận kế toán sẽ báo con số cho sale và quản lý dựa trên hợp đồng hoặc doanh số đơn hàng. Cách quản lý này hoàn toàn thủ công và dựa trên niềm tin là nhiều.
Giám sát online: Áp dụng một số công cụ công nghệ như email, điện thoại… Nhân viên sẽ gọi điện hoặc gửi email cho sếp để thông báo về lịch trình viếng thăm khách hàng, tiện thể cc cho bộ phận hành chính. Cách làm này vẫn phải dựa vào lòng tin.
Áp dụng cả online và offline: Đây có lẽ là hình thức phổ biến nhất hiện nay. Cụ thể, sale đầu ngày (hoặc ca làm việc) vẫn phải đến công ty/nhà phân phối để chấm công và tham gia cuộc họp. Mọi công việc diễn ra trong ngày sẽ được báo cáo qua email hoặc một số ứng dụng không chuyên trên điện thoại. Cách làm này dù tốt hơn nhưng lại có nhiều nhược điểm:
Họp: Tốn thời gian. Trung bình mất từ 30p – 1 tiếng để phổ biến các công việc trong ngày. Chưa kể đến thời gian “cao su” chờ đợi, họp không còn thời gian làm việc.
Email: Quá nhiều email cần quản lý gây ra tình trạng thất lạc, mất thời gian để tìm kiếm dữ liệu.
Ứng dụng như Zalo, Viber, Facebook: Thông tin quản lý không được tập trung, khó khăn trong việc rà soát, tra cứu.
Một số vấn đề khác: Bỏ sót công việc do không được nhắc lịch, dữ liệu tổng hợp mất rất nhiều thời gian, không được cập nhật real-time.
Kế toán có thể lấy kết quả thực hiện chỉ tiêu KPIs hàng tháng của đội ngũ bán hàng từ báo cáo KPIs để thực hiện việc tính lương, thưởng theo quy định của doanh nghiệp.. Ngoài ra, điểm tuyệt vời của MobiWork DMS là nhân viên bán hàng có thể trực tiếp quản lý KPIs của bản thân thông qua hệ thống các báo cáo trên ứng dụng mobile. Dựa vào đó, nhân viên sẽ sắp xếp cách làm việc hợp lý sao cho hoàn thành thành chỉ tiêu; đồng thời có cơ sở đối soát với kế toán khi có những vấn đề phát sinh.
Xem thêm: Bí quyết giữ chân và thu hút khách hàng trong kinh doanh khách sạn
Ngoài những kinh nghiệm giám sát KPI mà bài viết chia sẻ, chủ doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý nhân viên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Với những kiến thức đưa ra dựa trên phân tích của các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực nhân sự, hy vọng sẽ giúp được các doanh nghiệp phần nào trong việc giám sát nhân viên bán hàng.
