Thất thoát hàng hóa là một trong những vấn đề xảy ra với tất cả các cửa hàng kinh doanh. Vấn đề này xảy ra với nhiều lý do khác nhau, tuy nhiên, nguyên nhân chính vẫn là do khâu quản lý hàng hóa lỏng lẻo, không chặt chẽ. Hơn nữa, việc quản lý hàng hóa là việc không phải đơn giản, khiến những nhà quản lý phải đau đầu trong việc tìm ra giải pháp. Bài viết dưới đây chia sẻ cho bạn những bí quyết giúp quản lý hàng hóa chống thất thoát nhờ phần mềm quản lý bán hàng thông minh.
Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng được hiểu đơn giản là công cụ được ứng dụng công nghệ thông tin, giúp bạn quản lý cửa hàng kinh doanh trong tất cả các khâu từ quản lý hàng hóa số lượng tồn kho, số lượng hàng hóa bán ra, đến quản lý nhân viên và quản lý chăm sóc khách hàng,..
Với phần mềm quản lý bán hàng, chắc chắn công việc kinh doanh của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn khi không còn xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa, dẫn đến tổn thất cho cửa hàng kinh doanh.
Xem thêm: Kinh doanh hiệu quả với phần mềm quản lý bán hàng
Cách quản lý hàng hóa hiệu quả với phần mềm quản lý bán hàng
Làm quen với việc sắp xếp và hệ thống hàng hóa sản phẩm kinh doanh
Việc quản lý hàng hóa tại cửa hàng kinh doanh bao gồm kiểm kê, thông tin về số lượng hàng hóa, số lượng hàng tồn kho, đối tác cung cấp. Với phương pháp quản lý hàng hóa truyền thống, bạn có thể sử dụng sổ tay ghi chép hoặc bảng tính excel. Tuy nhiên, với phương pháp này, bạn chỉ có thể thực hiện khi bán hàng tại cửa hàng. Vào cuối ngày, bạn sẽ phải cộng trừ, tính toán các số liệu sao cho chính xác, khớp với lượng hàng hóa còn, hay đã được bán ra, số tiền mặt thu được. Phương pháp này có thể giúp bạn quản lý hàng hóa nhưng sẽ làm bạn tốn nhiều thời gian và công sức để thực hiện và dễ sai sót trong quá trình nhập liệu.
Với phần mềm quản lý bán hàng, hàng hóa sẽ được quản lý thông minh bằng file excel, lưu giữ những thông tin bao gồm:
- Tên sản phẩm hoặc mã sản phẩm nội bộ: Bạn có thể tự nhập, đặt tên mã hàng hóa hoặc theo mã hàng hóa của nhà cung cấp nhà cung cấp
- Đơn vị tính: Đơn vị tính là điều rất quan trọng, phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả với nhiều đơn vị tính toán khác nhau như cái, chiếc, bộ, hộp,… cả các đơn vị đo trọng lượng như gram, ki-lo-gram,..; tránh sự hiểu lầm hay sai sót về đơn vị tính toán
- Gía bán buôn, giá bán lẻ cho từng mặt hàng
- Đặc tính sản phẩm: màu sắc, kích cỡ, chất liệu
- Số lượng hàng tồn kho, số lượng nhập kho của từng mẫu mã, sản phẩm
- Hình ảnh sản phẩm: Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng cho phép quản lý hàng hóa bằng hình ảnh, giúp bạn có thể quản lý hàng hóa một cách chính xác nhất, thay vì chỉ ghi thông tin, dễ dàng nhầm lẫn giữa các sản phẩm với nhau.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động cập nhật cho bạn cáo cáo tình hình kinh doanh một cách chính xác và đầy đủ nhất. Bởi những con số được cộng trừ từ những thông tin lấy được trong quá trình bán hàng. Đối với những mặt hàng sắp hết hoặc còn nhiều hàng, hệ thống sẽ cảnh báo trước để bạn có kế hoạch đẩy hàng hóa hiệu quả, cũng như nhập hàng, tránh gây tình trạng thiếu hụt hàng hóa mà nhu cầu của khách hàng vẫn còn.
Hạch toán hóa đơn mua hàng chính xác
Nếu việc hạch toán hóa đơn mua hàng hàng ngày không chuẩn, tình trạng thất thoát hàng hóa sẽ xảy ra với xác suất cao. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể giải quyết tình trạng này với phần mềm quản lý bán hàng. Phần mềm quản lý bán hàng có thể dễ dàng kết nối với các thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy in mã vạch, ngăn kéo đựng tiền giúp việc quản lý hóa đơn thanh toán hiệu quả. Nhân viên bán hàng có thể tạo nhiều hóa đơn và thanh toán cho khách hàng và in hóa đơn chỉ mất 30s
Mọi thông tin liên quan đến giao dịch mua- bán như họ tên khách hàng, số lượng hàng hóa, mã khách hàng, ngày giao dịch, thanh toán,… sẽ được lưu vào hệ thống. Mỗi khách hàng sẽ đều nhận được hóa đơn riêng, nếu không có hóa đơn mua hàng khách hàng có thể kiến nghị với bạn. Như vậy, nhân viên bán hàng cũng không làm giả được hóa đơn bán hàng, không lấy cắp được hàng hóa, tình trạng thất thoát hàng hóa do nhân viên bán hàng sẽ được giải quyết triệt để.
Kết nối bán hàng đa kênh tối ưu doanh thu
Ngoài quản lý hàng hóa tại cửa hàng, với tính năng mới nhất, phần mềm quản lý bán hàng còn cho phép kết nối trực tiếp với các kênh bán hàng online như Facebook, Zalo, các sàn thương mại điện tử,… giúp bạn bán hàng đa kênh và quản lý tại một nơi tập trung. Vấn đề về nhân sự có thể được giảm đến 50%.
Phần mềm quản lý bán hàng thông minh kết nối tự động với các đơn vị vận chuyển, đơn hàng sau khi được xử lý sẽ được chuyển ngay lập tức tới các đơn vị vận chuyển, giúp bạn rút ngắn quy trình giao hàng và nắm bắt chính xác trạng thái đơn hàng. giảm thiểu thời gian check đơn và tối ưu được hệ thống chuyển giao.
Quỳnh Nguyễn
