Quản lý kho hàng luôn là vấn đề khó khăn khiến các nhà quản lý lo ngại. Bởi có rất nhiều vấn đề cần quản lý trong quá trình quản ký hoạt động này. Đặc biệt, những quy định về quản lý kho hàng cần phải được thực hiện một cách chặt chẽ, khoa học để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây chia sẻ cho bạn những thông tin về xây dựng quy định quản lý mà bạn cần biết trước khi có ý định kinh doanh bất cứ mặt hàng nào
Mục đích xây dựng quy định quản lý kho hàng
Xây dựng quy định quản lý kho nhằm tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa nhằm đảm bảo tính liên tục và ổn định trong kinh doanh của cửa hàng. Để đảm bảo việc quản lý kho chính xác, hiệu quả, không xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa mà không có lý do; đòi hỏi bạn phải xây dựng được những quy định quản lý kho hàng phù hợp và kịp thời.
Xây dựng quy định quản lý chặt chẽ và khoa học là một trong những yếu tố cần được chú trọng. Bởi nền tảng của quản lý kho là quá trình xuất, nhập kho, vì vậy, bạn cần có những quy định quản lý rõ ràng, kiểm kê chặt chẽ để kiểm soát quá trình này. Quy trình quản lý kho hàng được tổ chức một cách khoa học và rõ ràng giúp cho công tác quản lý dễ dàng hơn; việc kinh doanh cũng trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Trước khi xây dựng quy định quản lý, bạn nên dựa trên những cơ sở nhất định. Điều này đảm bảo những tiêu chuẩn được đặt ra có tính khoa học, có hệ thống; vừa giúp bạn rõ ràng trong quá trình quản lý, vừa giúp nhân viên không gặp khó khăn khi thực hiện những quy định này.
Xem thêm: Quản lý kho hàng hiệu quả với 5 cách đơn giản
Những nội dung cần thiết trong quy định quản lý kho hàng
Những quy định ở những cửa hàng kinh doanh khác nhau, mặt hàng sản phẩm khác nhau thì cũng có những nội dung, quy định về quản lý kho hàng riêng biệt; phù hợp với tính chất của cửa hàng cũng như hàng hóa kinh doanh. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh, bạn cần nắm bắt rõ ràng một số quy định về quản lý sau đây:
- Quy định nhập- xuất hàng hóa: Các quy định nhập kho bao gồm quá trình tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ nhập kho của nhà cung cấp, số lô hàng, tem chống hàng giả theo quy định của pháp luật. Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho, ghi chép chính xác số lượng, thông tin mặt hàng cần được kiểm soát chặt chẽ và chính xác tuyệt đối. Các thông tin về số lượng hàng hóa, người nhập kho cũng cần được lưu lại để việc quản lý kho được minh bạch.
- Quy định quản lý hàng hóa: Để việc quản lý hàng hóa được diễn ra một cách dễ dàng, trơn tru, bạn cần sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học, ngăn nắp; những loại mặt hàng tồn kho lâu cần được bố trí ở khu vực riêng, không lẫn lộn với hàng hóa nhập mới. Lập sơ đồ kho thể hiện vị trí xếp đặt các kệ hàng hóa, đối với một số hàng hóa dễ bị hư hỏng, cần tuân thủ quản lý kho theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước. Theo dõi số lượng hàng tồn kho hàng ngày, đảm bảo số lượng hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu, tránh tình trạng nhiều mặt hàng thì thiếu. Tuân thủ những quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho hàng luôn là điều quan trọng và cần được quan tâm hàng đầu; điều này vừa giúp cửa hàng kinh doanh của bạn tránh được những tổn thất lớn.
- Những biểu mẫu cần có trong quá trình nhập kho để bạn có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa một cách chính xác nhất. Các biểu mẫu cần có bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thống kê xuất kho, báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa, báo cáo kiểm kê kho.
Cách quản lý kho hiệu quả với phần mềm quản lý bán hàng thông minh
Hiện nay, với số lượng hàng hóa ngày càng nhiều và luôn thay đổi theo từng ngày, từng giờ, với cách kiểm soát thủ công ghi chép giấy, sẽ khiến bạn vừa mất thời gian, vừa tốn công sức; chưa kể, hiệu quả không cao. Vật nên, để đạt độ chính xác tuyệt đối, phần mềm quản lý bán hàng thông minh sẽ là một trong những công cụ trợ giúp việc quản lý cả cửa hàng kinh doanh của bạn một cách tích cực. Phần mềm quản lý bán hàng không chỉ giúp bạn quản lý kho hiệu quả mà còn giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề trong quản lý nhân viên hay khách hàng,….
Với cách quản lý một cách chi tiết từ màu sắc, size, chất liệu,… đến từng vị trí trong kho, các sản phẩm được kiểm soát bằng hệ thống mã vạch; phần mềm quản lý bán hàng xuất bản, thống kê số lượng xuất nhập tồn của từng mặt hàng một cách chi tiết và chính xác nhất từng ngày từng giờ; giúp bạn luôn nắm tình hình kinh doanh của cửa hàng. Ngoài ra, đối với một số mặt hàng sắp hết hạn, hệ thống sẽ cảnh báo trước, để bạn có kể hoạch nhập hàng mới, cũng như đẩy những mặt hàng vẫn còn nhiều ra bán hàng. Tránh tình trạng thiếu hàng hay nhiều mặt hàng lại tồn kho quá lâu.
Quỳnh Nguyễn
