Làm thế nào để quản lý tồn kho hiệu quả? Muốn quản lý hàng tồn kho hiệu quả, cần thực hiện thật tốt những yêu cầu nào? Nếu bạn đang thắc mắc về câu hỏi trên, tham khảo ngay bài viết của chúng tôi để tìm ra câu trả lời nhé!
Xem ngay:
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho siêu hữu ích cho doanh nghiệp
Top 11 số liệu về hàng tồn kho doanh nghiệp cần biết
Cách tận dụng tối đa hàng tồn kho dư thừa cho doanh nghiệp
Lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Đầu tư khôn ngoan hơn
Nhờ vào việc phát triển trong công nghệ quản lý, có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp số liệu kho và đưa ra các thông báo cho chủ cửa hàng về tình hình trong kho cho các chủ quán.
Nhờ vào những số liệu chính xác này các chủ quán có thể dễ dàng biết rằng món nào bán chạy, món nào đang gặp vấn đề trong việc buôn bán từ đó có thể điều chỉnh số lượng hàng nhập làm giảm tránh việc nhập những món không bán chạy về quá nhiều. Chuyển hướng đầu tư qua những món có khả năng sinh lời và bán chạy hơn.
Giữ được chất lượng sản phẩm tốt
Khi biết được rõ số liệu từ việc quản lý tồn kho hiệu quả, các chủ quán sẽ dễ dàng biết được những sản phẩm nào cần đẩy mạnh quảng cáo, tính toán được thời gian cần thiết để nguyên liệu có thể được bán hết trong thời gian còn tươi mới và chất lượng được đảm bảo.
Ước lượng được chính xác số lượng hàng cần đặt hàng với bên cung ứng
Quản lý tồn kho hiệu quả giúp các chủ quán dễ dàng tính biết được khẩu vị khách hàng, giữ được liều lượng lưu kho hợp lý tránh tối đa việc tồn kho làm giảm chất lượng thực phẩm.
Khi đó các chủ quán chỉ cần đọc số liệu đã được hiển thị và tổng hợp trên máy quản lý bán hàng để có thể ước lượng được chính xác lưu lượng hàng cần đặt với bên cung ứng. Tính toán được thời gian sẽ lưu kho, so sánh với các bên cung ứng tiện lợi hơn.
Tiết kiệm thời gian quản lý
Khi đã có được một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả, các chủ quán sẽ không cần phải tự tay đếm kho mỗi ca nữa mà chỉ cần đọc các thông số được hiển thị trên màn hình phần mềm quản lý bán hàng rồi so sánh vào mỗi cuối ngày.
Không cần phải tự tay làm những danh sách thông tin dài ngoằng, rắc rối và có khả năng mắc lỗi cao trong quá trình ghi chép.
Giảm thiểu rủi ro mất khách hàng
Khi quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp quán tránh tối đa rủi ro mất khách hàng do không lường trước được những nguyên liệu hết một cách bất chợt. Những ngày các khách hàng đến đông bất ngờ do các chương trình khuyến mãi mà chủ quán không lường trước được việc nguyên liệu trong kho còn bao nhiêu khiến các nguyên liệu hết mà từ chối khách hàng sẽ gây ra việc mất khách.
Để tránh sự rủi ro đó, các chủ quán cần có một quy trình quản lý tồn kho hiệu quả để tránh những trường hợp không ngờ đến xảy ra.
Những yếu tố cần thiết để quản lý tồn kho
Phải theo dõi hàng tồn kho ở mọi khâu
Phải theo dõi hàng tồn kho ở mọi khâu như thu mua; sử dụng, bảo quản… cho đến từng người phụ trách thực hiện (thủ kho; nhân viên bán hàng; nhân viên vật tư…)
– Trong mua hàng: Vừa phải theo dõi thông tin thị trường, thông tin nhà cung cấp (Khả năng cung ứng, chính sách tiếp thị, tính ổn định…). vừa phải theo dõi chặt chẽ chất lượng; số lượng; quy cách, chủng loại, chi phí, tiến độ mua hàng. Đảm bảo kịp thời với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
– Trong dự trữ bảo quản: xác định chính xác mức dự trữ tồn kho đảm bảo cung ứng kịp thời cho sản xuất; tổ chức bến bãi; kho hàng đúng tiêu chuẩn bảo quản. Thông tin kịp thời định mức hàng tồn kho để có cảnh báo điều chỉnh kịp thời; nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Trong sử dụng hàng tồn kho: tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí; tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí; hạ giá thành sản phẩm, theo dõi, nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện.
Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi mặt hàng
Tại sao bạn cần xác định mức tồn kho? Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc mua hàng quá tay; nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt hàng dẫn đến giảm doanh thu. Bạn có thể xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu bằng cách cố định ngày nhập hàng. Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học:
Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:
Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng; có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng.
Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location); đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó; tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.
Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, bạn phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng; bạn cũng có thể phát hiện ra hàng hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn; tháng một lần. Đây được xem là một trong những cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
Với những kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho cũng như yếu tố cần thiết để quản lý tồn kho hiệu quả mà chúng tôi đã tổng hợp và chia sẻ ở bài viết này, chắc chắn đã đem đến cho những nhà quản lý phương pháp quản lý hiệu quả giúp đem lại lợi nhuận lớn trong kinh doanh. Chúc bạn kinh doanh thành công!
