Trong thời gian trước đây, công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kinh doanh chưa phát triển như bây giờ. Các cửa hàng kinh doanh, siêu thị hầu hết đều quản lý bán hàng bằng Excel. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel để quản lý bán hàng khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian mà quy trình lại rườm rà và độ chính xác.
Do đó, phần mềm bán hàng siêu thị ra đời, vừa để cái thiện tình hình kinh doanh mà còn giúp bạn quản lý bán hàng hiệu quả các công việc tại siêu thị. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều chủ siêu thị nghi ngờ về những tính năng này. Vậy nên, bài viết dưới đây chia sẻ cho bạn 5 tính năng ưu việt của phần mềm bán hàng siêu thị.
Xem thêm:
Những tiêu chí lựa chọn phần mềm bán hàng siêu thị
Quản lý hiệu quả nhờ phần mềm quản lý siêu thị mini
Phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại và 6 lợi ích khi sử dụng
1. Quản lý bán hàng siêu thị bằng Excel
1.1 Ưu điểm của quản lý bằng Excel
Khi công nghệ thông tin chưa phát triển, cũng như chưa được ứng dụng nhiều trong các công tác quản lý bán hàng; thì Excel được xem là một công cụ trợ giúp quản lý bán hàng khá hữu ích.
Bởi so với phương pháp quản lý bán hàng truyền thống, ghi chép sổ sách thì việc quản lý bằng excel có vẻ thuận tiện hơn trong vấn đề nhập và lưu trữ thông tin. Thông tin hàng hóa được nhập vào Excel dưới dạng các thông tin đầy đủ, số lượng sản phẩm, mặt hàng chính xác. Các thông tin cơ bản thường có trong file quản lý Excel bao gồm:
- Mã sản phẩm
- Tên sản phẩm
- Số lượng
- Ngày nhập
- Số lượng nhập
- Số lượng hàng tồn
- Gía bán
- Tình trạng hàng hóa
1.2 Nhược điểm
Tuy nhiên, trong quá trình bán hàng, Excel hầu như không có bất cứ hỗ trợ nào trực tiếp. Cộng thêm vấn đề, nếu bạn muốn mở rộng mô hình kinh doanh siêu thị của mình thì sử dụng Excel là điều không nên, bởi:
- Tuy sử dụng Excel trong quá trình bán hàng hoàn toàn miễn phí nhờ phần mềm tải về và cài đặt sẵn trong máy tính. Tuy nhiên, như vậy, bạn sẽ không có bất cứ kết nếu nào với sự thay đổi của số liệu hàng hóa
- Cộng thêm việc, để sử dụng thành thạo Excel không phải là vấn đề đơn giản. Đòi hỏi phải có cả quá trình học tập và tìm hiểu sâu. Vậy nên, chỉ có bạn biết được cách sử dụng, nhân viên bán hàng khó mà có thể nắm bắt được.
- Phần tính toán doanh thu, từ những số liệu có sẵn, bạn cần phải nắm bắt được các hàm tính toán trong Excel thì mới có thể tính toán nhanh được. Tuy nhiên, đối với những số liệu quá lớn, quá dài; ví dụ như bạn tính doanh thu cho cả tháng thì cá thao tác tính toán này sẽ mất khá nhiều thời gian.
- Trong trường hợp bạn và một số người bạn khác cùng góp vốn mở siêu thị, cần có nhiều hơn 1 người tham gia vào công tác quản lý trên Excel. Thì lúc này, Excel gần như chỉ cho phép 1 người truy cập và làm việc.
- Ngoài ra, rủi ro khi quản lý hàng hóa bằng Excel là một trong những điều khiến nhiều người quan tâm. Bởi dữ liệu lưu trong máy tính của bạn. Nếu có bất cứ lỗi từ phía phần lưu trữ hay virus máy tính thì toàn bộ dữ liệu của bạn sẽ bị bốc hơi một cách nhanh chóng.
- Trong trường hợp quá bận rộn, không có thời gian, bạn đưa dữ liệu cho nhân viên làm việc. Tuy nhiên, lại không có chức năng phân quyền, nhân viên bán hàng có thể dễ dàng thấy được những dữ liệu mật là bạn lưu. Ví dụ như giá vốn hàng bán, đánh giá lương nhân viên,…
2. Quản lý bán hàng bằng phần mềm bán hàng siêu thị
Để khắc phục những nhược điểm của phương pháp quản lý siêu thị bằng Excel, phần mềm bán hàng siêu thị ra đời. Nếu có ý định phát triển quy mô cửa hàng kinh doanh của bạn thì phần mềm bán hàng siêu thị là lựa chọn tốt nhất.
Phần mềm siêu thị giúp bạn giải quyết hiệu quả 80% các vấn đề trong siêu thị. Từ khâu quản lý hàng hóa, quản lý số lượng hàng tồn kho đến kiểm soát nhân viên bán hàng và chăm sóc khách hàng.
3. Cách tính năng ưu việt của phần mềm siêu thị so với Excel
3.1 Tiết kiệm chi phí quản lý
Tuy việc sử dụng Excel là hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên, để sử dụng thành thạo bạn sẽ mất số tiền không nhỏ để đi học về Excel. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý bán hàng siêu thị, với giao diện thông minh và thân thiện, tất cả mọi người đều có thể sử dụng thành thạo chỉ trong 5 phút.
Ngoài ra, với số tiền tương đối nhỏ chỉ 6000- 7000 đồng/ ngày thì phần mềm bán hàng siêu thị hoàn toàn có thể giúp bạn quản lý hiệu quả.
3.2 Qúa trình sử dụng
Tuy nhiều người có thể sử dụng phần mềm bán hàng siêu thị, bạn hoàn toàn có thể trao quyền cho nhân viên. Tuy nhiên, với tính năng phân chia quyền rõ ràng thì mỗi nhân viên sẽ được phân quyền nhất định. Những dữ liệu quan trọng như giá vốn hàng bán , chi phí, doanh thu,… các nhân viên sẽ không có quyền truy cập.
Ngoài ra, từ đó, việc kiểm soát nhân viên bán hàng sẽ chính xác hơn. Việc tính lương cho nhân viên rõ ràng, minh bạch, tránh tình trạng lãng phí nguồn nhân lực.
3.3 Tốc độ xử lý các con số trong phần mềm bán hàng siêu thị
Không thụ động như Excel, phần mềm siêu thị được tạo nên bằng ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp. Từng dòng code đều được tối ưu mang tính chính xác ưu tiên hàng đầu.
Vậy nên, bất cứ một thao tác phát sinh làm thay đổi số liệu đều được cập nhật ngay lên phần mềm. Giúp bạn luôn tiết kiệm thời gian tính toán mà vẫn luôn nắm bắt số liệu hàng hóa trong kho của siêu thị.
3.4 Tính đồng bộ thông tin từ các kênh
Tất cả các dữ liệu trong hệ thống phần mềm bán hàng siêu thị được xuất nhập cực nhanh. Vậy nên, có thể dễ dàng đồng bộ từ máy này sang máy khác, từ nhân viên truy cập này đến nhân viên khác.
Ngoài ra, phần mềm có thể tích hợp với các thiết bị cá nhân như smartphone, laptop, thế nên, dù ở đâu thì bạn cũng có thể nắm bắt được toàn cảnh kinh doanh của cửa hàng kinh doanh.
3.5 Khả năng báo cáo, thống kê doanh thu, chi phí
Chỉ với một cú click chuột đơn giản, mọi số liệu về doanh thu, chi phí, báo cáo đều được hiện ra một cách chi tiết và chính xác nhất.
Ngoài ra, báo cáo doanh thu được biểu diễn bằng biểu đồ trực quan, giúp bạn có thể so sánh được luôn kết quả kinh doanh. Từ đó, đưa ra kế hoạch phát triển cụ thể.
