Thêm mới khách hàng là thao tác cơ bản để bạn khởi tạo các thông tin của khách hàng và quản lý công nợ trong quá trình giao dịch sau này.

Để sử dụng tính năng Thêm khách hàng mới bạn thực hiện theo hướng dẫn sau. Có 2 cách để thêm mới khách hàng

Thêm mới khách hàng trực tiếp

Thêm mới khách hàng bằng file excel

1.Thêm mới khách hàng trực tiếp trên giao diện phần mềm

• Bước 1: Tại giao diện quản trị, bạn chọn Khách hàng và đối tác > Chọn khách hàng > Chọn thêm khách hàng

• Bước 2: Tại giao diện Thêm mới thông tin khách hàng, điền những dữ liệu cần thiết như: Tên khách hàng, số điện thoại, email, địa chỉ

 Lưu ý:

Botapos bắt trùng số điện thoại, mã khách hàng trùng với số điện thoại  là tiêu chí định danh duy nhất trên hệ thống.

Bạn chọn nhóm cho khách hàng, nếu chưa tạo nhóm khách hàng trước, bạn có thể thêm mới nhóm khách hàng. Việc quản lý khách hàng theo từng nhóm giúp bạn có thể thực hiện các ưu đãi hoặc chương trình chăm sóc riêng phù hợp với từng tập khách hàng.

Ở phần cài đặt thông tin khác, bạn chọn khách hàng này sẽ được hưởng ưu đãi theo nhóm khách hàng trực thuộc hoặc chọn ưu đãi theo khách hàng. Bạn có thể chọn mức giá riêng áp dụng cho khách hàng này hoặc mức chiết khấu sản phẩm dành riêng cho khách hàng. Các thông tin ưu đãi sẽ tự động áp dụng vào đơn hàng.

• Bước 3: Bạn chọn Cập nhật, hệ thống sẽ hiển thị thông báo Thêm khách hàng thành công.

2.Thêm mới khách hàng bằng file excel

Để thêm nhiều khách hàng mới vào hệ thống. Botapos hỗ trợ bạn cách thêm mới khách hàng bằng file excel. Bạn cần tạo file dữ liệu theo đúng định dạng chuẩn của Botapos. Bạn tải về file mẫu và thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Vào mục Khách hàng > Nhập File > Tải file mẫu tại đây

• Bước 2: Trong file mẫu bạn cần điền những thông tin bắt buộc sau:

– Tên khách hàng

– Số điện thoại

 Lưu ý:

– Bắt buộc trùng số điện thoại khi nhập file, người dùng lưu ý chuẩn hóa dữ liệu số điện thoại trước khi nhập file.

– Mã nhóm khách hàng: Cần tạo nhóm khách hàng trên hệ thống trước, sau đó lấy thông tin mã nhóm khách hàng điền vào file.

– Nợ hiện tại: Chỉ hỗ trợ khởi tạo duy nhất khi thêm mới khách hàng. Không cập nhật nợ hiện tại bằng nhập file.

• Bước 3: Tải file excel đã nhập thông tin khách hàng lên hệ thống

• Bước 4: Kết quả nhập file dữ liệu được gửi thông báo ngay trên giao diện

• Bước 5: Khách hàng khởi tạo thành công được hiển thị trong danh sách như sau:

Như vậy bạn đã khởi tạo xong khách hàng trên Botapos và có thể bắt đầu thao tác tạo đơn bán hàng.

 Mẹo nhỏ:

Nếu bạn đã có khách hàng giao dịch từ trước khi sử dụng phần mềm. Bạn muốn ghi nhận khoản nợ cũ của khách hàng thì cần khởi tạo khách hàng bằng file excel. Các cách khởi tạo khách hàng trực tiếp trên phần mềm sẽ không thêm được nợ hiện tại và khách hàng đã tạo xong cũng không ghi nhận được khoản nợ mà không ảnh hưởng đến dữ liệu hiện tại. Do đó, nếu muốn ghi nhận khoản nợ của khách hàng khi khởi tạo, bạn nhớ tạo khách hàng bằng file excel .

Ngoài ra, khi tạo đơn bán hàng, bạn có thể thêm mới khách hàng luôn ở ô tìm kiếm khách hàng.

 Lưu ý:

Khi thêm mới khách hàng tại giao diện Bán tại cửa hàng, hệ thống vẫn bắt buộc & bắt trùng số điện thoại khách hàng.